信息一體化提升大型國企檔案管理效率

文/西安重工裝備制造集團有限公司 趙丹

檔案管理對于企業的運行十分重要，從本質上講，它是一種對材料進行有效整理的一種方法，實現對企業資料的科學規劃，節省搜索與查閱時間。隨著信息化技術的發展，人類對互聯網的應用越來越廣泛，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代社會的實際需求，國企應當轉換思想，實現對檔案的信息一體化管理。

一、信息一體化對大型國企檔案管理的影響

（一）提升檔案管理效率。傳統的檔案為紙質材料，所有檔案都被回收并保存在指定的檔案庫內，紙質材料容易損壞，且翻閱與查找都很麻煩。國企是我國重要的經濟主體，它在市場經濟的發展中占據著十分重要的地位，而國企的檔案管理效率也決定了該主體的經濟實力。為了滿足現代社會的發展要求，大型國企必須要加強對信息化技術的應用，構建信息一體化檔案管理制度，實現對企業檔案的高效管理。利用信息一體化技術，可以有效改善傳統計算機冗余問題，所有的數據都會通過數據端直接進入檔案庫，且運行效率更快，功能更加全面。此外，信息一體化對于信息數據的安全有了更大的保障，管理人員在使用前需要在系統中嵌入安全控制模塊，將內外網隔離的同時，還能夠實現對內網的雙重保護，信息資料在傳遞的過程中被實時監控，確保了系統整體的安全性。

（二）提升文檔電子化率。紙質材料的保存不僅要耗費大量的空間，處理不當還會造成環境污染。將文檔電子化，可以節省大量的空間，查閱起來也更加的方便。此外，文檔電子化也能夠提升辦公效率，工作人員可以在網絡上進行資源傳遞與共享，只需一臺電腦就可以搞定所有的流程，省略了傳統的查找、借閱、復印打印等一系列步驟，使公司的管理更加規范。檔案管理信息一體化可以有效提高管理效率，工作人員利用計算機進行信息傳遞與共享，一方面確保了原件的安全性，另一方面也確保了歷史文件的安全性。實現了對網絡資源的有效利用。

（三）降低企業的運營成本。傳統的紙質檔案管理需要耗費大量的紙張，提高了企業的管理成本，此外，紙質文件的傳遞也很復雜，需要由工作人員親自將文件送達指定地點，遇到交通堵塞的特殊情況時，還會影響到工作效率，為企業的正常運作帶來影響。利用信息一體化技術進行檔案管理，可以有效改善這些問題，信息以數據的形式被存儲到計算機中，工作人員只需要登錄賬號就可以進入到系統中，對文件進行打包傳輸等，信息在幾秒內就會到達指定的賬戶信箱，不僅節省了運輸與管理成本，還提升了企業整體的運作效率。此外，信息一體化支持的檔案管理模式更加靈活，企業可根據自己的需求，自行設計系統模塊，增刪模塊功能等，實現對企業檔案的安全管理。管理人員不斷總結經驗，每隔一段時間就對系統進行一次優化升級，使檔案的信息服務功能性更加顯著。與此同時，信息一體化還可以有效解決傳統檔案管理中的文檔分離情況，實現對數據的集中管理，幫助企業建立起獨立的信息檔案管理體系。檔案作為一種信息資源，是企業無形資產的重要組成部分，它能夠直接反映出企業的經營與發展情況，企業采取這種信息一體化的管理方法，可以有效提升檔案管理效率，防止數據重復錄入等問題的發生，為企業日后的經營與規劃活動提供良好的基礎。

二、新時期做好檔案信息一體化管理工作的措施

（一）思想上重視創新。大型國企想要做好檔案管理工作，就要不斷轉換思想，加大對檔案信息化管理的重視力度。對于管理者來說，做好檔案管理工作能夠提高企業的資源利用效率，因此，企業應當將檔案管理提升到戰略化高度，采取專門的管理措施，注重對現代科學技術的有效利用，從而確保檔案管理工作的有效性，為企業的經營與發展提供良好的環境。

（二）對檔案管理的流程進行改進。國有企業應當從規范化的角度對檔案進行管理，安排專門的管理人員，并科學調整管理流程，使檔案管理工作得到更好的保障。檔案管理部門應當與其他部門建立起良好的合作關系，引導各部門加大對檔案的重視力度，使用科學與安全的方法進行信息數據的傳遞與共享。與此同時，還應當嚴格規定檔案收錄制度，統一檔案記錄的格式等，為日后的管理工作提供更大的便利條件。

（三）推進檔案管理工作的信息化建設。在信息化時代背景下，國有企業應當加大對信息化檔案管理的重視力度，構建完善的網上管理系統，注重對信息一體化技術的應用，結合企業實際運營情況，合理制定檔案管理方案。企業管理者也應當加強對檔案管理信息一體化的宣傳，使企業的員工對新時代背景下的檔案管理工作有更加深入的了解，并積極的參與到系統維護與管理工作當中。管理者應當注重對管理人員的培訓，積極落實培訓計劃，提升相關管理人員的專業管理水平，使檔案管理人員能夠保持更好的工作狀態，更好地承擔起檔案管理的責任與義務。

三、結語

檔案管理在大型國有企業的運行過程中扮演著十分重要的角色，對此，國有企業應當注重對管理方法的科學運用，積極探索當前管理制度中存在的不足，并及時加以改進，通過信息一體化實現對企業檔案的科學化管理，從而不斷增強企業的信息控制力與競爭力。