鄉鎮檔案管理信息化建設途徑研究

文/山西省文水縣南安鎮人民政府 賀小紅

檔案管理信息化，就是運用現代信息技術對檔案進行整理、儲蓄以及歸納的一種管理手段。檔案管理信息化將傳統的實體檔案逐漸轉向電子信息檔案，更加便于檔案的查取，轉調，為檔案管理工作帶來極大的便利。鄉鎮檔案管理信息化建設工作是開展基層檔案管理工作的重要環節，對檔案管理工作的建設有現實意義。

一、鄉鎮檔案管理信息化建設的必要性

在政府的檔案管理工作當中，隨著時間的積累，其所涉及到的資源以及數據越來越多，為檔案管理工作帶來了很多困難。檔案管理信息化建設能夠有效地降低工作難度，提高檔案資源的利用率。在檔案管理信息化建設當中，其包含的內容是非常多的，主要分為三個方面：第一方面，將檔案信息資源有實體檔案向數字化方向進行調整，錄入相關的數據，完善相關數據儲存。第二方面，在對檔案信息接收的時候，要對信息化軟件進行錄入，并且運用相關的信息化技術對其進行整理，然后儲存，在進行使用的時候，可以通過轉發電子郵件的形式，完成檔案的調動，節省時間。第三方面，構建信息共享機制，建設統一服務平臺，將相關檔案儲存在其中，在需要運用的時候能夠查找出來，從而提高檔案資源的利用率。

檔案信息化管理有非常多的優點，鄉鎮檔案管理信息化建設，有利于對檔案進行統一的管理，在工作人員將信息化檔案進行整理分類之后，在查找相關的檔案時，只要在相關平臺上輸入關鍵詞，就可以查找出所需的檔案，大大節省了查找時間，也方便管理者對其進行管理。在檔案管理當中，采用信息化技術對其進行管理，將實體檔案轉成信息化檔案，就可以減少實體檔案所占用的空間，讓鄉鎮政府辦公時有更大的空間來發揮鄉鎮工作的價值，除此之外，加強信息化檔案建設，還能夠增加檔案保管時間，減少檔案保管當中所發生的丟失、損壞現象。由此可見，在鄉鎮檔案管理當中加強信息化建設的重要作用。

二、鄉鎮檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強信息化檔案管理理念。鄉鎮政府要加強對檔案信息化建設的重視，提高檔案信息化建設意識，不斷地進行深入探究，挖掘出更多的信息化資源，加快信息化檔案建設的步伐。鄉鎮政府要本著為人民服務的精神，以百姓的需要為工作準繩，制定在檔案信息化建設當中的目標，增加檔案信息化建設的資金投入，并且成立檔案信息管理人以及相關部門，指派專人負責這項建設工作，從而實現檔案信息化管理建設的目標。鄉鎮政府當中的各個部門還要根據發展的需要，對信息化檔案進行優化，加強檔案的登記以及整理歸納工作，提升檔案資源利用率。

（二）建設鄉鎮政府網絡檔案。鄉鎮檔案管理信息化建設當中，首先要對鄉鎮政府的檔案進行網絡化，這樣才能夠對鄉鎮檔案進行信息化管理。因此，鄉鎮政府首先要建立鄉鎮政府網站，網站當中的內容要與鄉鎮政府的政策相關，并且要及時更新，以確保信息的準確性，在網站當中，建立檔案管理頁面，并且將紙質的檔案文件經過掃描，存儲到計算機當中，安裝其所屬類型進行分類管理，在網頁上將各個檔案之間建設內在聯系，使彼此之間能夠進行互相交流，這樣，讓使用者在網站上進行檔案搜索的時候，能夠快速準確查找到相關文件，并且檔案文件顯示比較全面。如戶籍部分構件的戶口檔案就可以與保險部門的保險檔案進行關聯，補充完善個人的檔案資料。

（三）完善檔案信息管理制度。鄉鎮檔案管理信息化建設，對鄉鎮政府當中的管理環境以及管理規范提出了新的要求，這使得鄉鎮政府管理模式發生了改變，促進了鄉鎮政府的管理良性發展。完善信息檔案管理制度，是促進檔案信息化的重要條件，在建設信息化檔案的過程當中，檔案管理部門要重視信息化檔案建設工作，加強檔案信息化的管理，結合信息化檔案的特征以及相關管理規律，制定出符合信息化檔案管理的制度，對制度進行不斷完善，并且做好信息化管理制度的考核，明確崗位責任，設立監督部門并且設立相關的激勵制度，使信息化檔案管理工作人員能夠明白自身的責任，對相關的管理制度能做到銘記于心。相關的管理部門還要在管理的過程當中，落實相關制度的管理情況，不斷地對其進行改進完善，確保信息化管理制度的先進性以及科學性。

三、結束語

鄉鎮檔案管理信息化建設的實施，能夠有效發揮鄉鎮檔案資源的價值，但是在信息化檔案的建設過程當中，相關部門人員也要加強對信息化技術的學習，能夠熟練運用信息化技術對檔案進行管理以及檢查，以避免出現不法分子盜竊檔案信息的事情發生，保護人們的利益。鄉鎮政府要結合自身的管理情況，為檔案管理信息化建設制定方案，使信息化檔案管理能夠有效服務人民。信息化檔案管理還要依據技術的發展，進行不斷探索以及優化改進，以適應鄉鎮信息管理的需要，從而實現信息化管理的目標和要求。