執法檔案管理及信息化工作機制探究
——以衛生計生綜合監督機構為例

文/承德市衛計委綜合監督執法局 彭艷玲；承德市衛計委考試中心 張艷軍 王思諾；承德市中醫院 張翼 丁偉明

隨著健康中國戰略的實施和法制政府建設的推進，衛生計生綜合監督事業不斷縱深發展，做好衛生計生監督執法工作，逐漸成為醫藥衛生體制改革和行政執法三項制度改革的重要內容。衛生計生綜合監督機構執法檔案管理是其日常工作的重要組成部分，發展和完善衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化工作，是電子信息化技術的不斷進步為衛監機構發展帶來的重要影響，是其適應智慧社會、大數據時代的必然選擇。

一、衛生計生綜合監督機構執法檔案

衛生計生綜合監督機構是受衛生計生行政機關委托開展行政執法的機構。在其開展行政執法的過程中，會依照法律、法規和內部程序的要求，形成一些原始資料和歷史記錄，這些資料和記錄中具有保存、使用價值的部分即成為衛生計生綜合監督機構執法檔案。在衛生計生綜合監督機構中，其執法檔案具有多方面的參考和憑證價值。

（一）衛生計生綜合監督機構執法檔案的工具價值。作為真實的歷史記錄，衛生計生綜合監督機構執法檔案能夠很好地反映工作開展的過程，包括思路、問題及對策、經驗和教訓，通過檔案的調閱能夠有效提升監督員的執法水平。因此，衛生計生綜合監督機構執法檔案可以作為交流和提升執法能力的重要工具。

（二）衛生計生綜合監督機構執法檔案的依據價值。為保證執法公平性，在行政執法活動的自由裁量應用中要求對類似情節的案件要給予相當的處置，對類似案件的審查需要執法檔案作為依據。在保證行刑銜接工作落實方面，對于是否構成移送標準，需要行政執法檔案的支持。在保證監督員依法行政方面，行政執法檔案是開展工作考核與追責的重要歷史憑證。因此，衛生計生綜合監督機構執法檔案具有依據和憑證作用。

（三）衛生計生綜合監督機構執法檔案的警示價值。對于真實案例的公示與曝光，既是推進行政執法三項制度改革的要求，也是警示違法者的需要。對于違反衛生計生法律法規案件的公示與曝光，需要衛生計生綜合監督機構執法檔案資源的支持與配合。

二、執法檔案管理現狀

衛生計生綜合監督機構檔案管理一般處于較弱勢地位。對衛生計生執法檔案進行收集、歸納、總結、保存和開發利用等活動的模式，目前基本以分散為主，并正在廣泛開展執法活動的電子化。

（一）衛生計生綜合監督機構執法檔案的分散式管理。就目前所知，衛生計生綜合監督機構的檔案管理多采取分散模式。在這種傳統的管理模式下，執法業務科室產生的案卷類文書和影音資料按照一定規范分散保存。衛生計生執法過程中產生的紙質案卷由業務科室制作后，交檔案室集中整理、保存，調閱等有嚴格的程序保證檔案的安全。隨著行政執法全過程記錄的推開，執法過程中產生的影音資料等則分別由各業務科室保存，交接、保管和利用效果差。

（二）衛生計生綜合監督機構執法檔案管理的電子化。隨著“互聯網+”技術和理念的發展，衛生計生綜合監督機構內辦公網絡化、自動化、電子化得到較好的發展，其執法檔案多已步入電子化的過程。衛生計生綜合監督機構執法檔案管理的電子化可以看成是信息化的基礎與初級階段，即利用數碼設備對相關檔案形成電子文件并進行保存。電子防磁柜、數據采集站、在線監測設備等目前得到了廣泛的應用。

三、執法檔案的信息化管理

衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理是其檔案管理的模式從傳統的以實體為主的管理，逐漸轉化到以數據信息為重心的管理的過程，是傳統的檔案管理向新型檔案管理模式轉變的過程，這個過程是一個長期的過程。衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化管理需要在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下進行，其目標依然是提高檔案管理和利用的現代化水平，其主要方式和方法則是在管理中全面應用計算機和信息技術。

（一）衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化管理工作現狀。近年來，隨著智慧衛監建設的推進，衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化管理也得到了一定的發展，具備了進一步發展的部分技術基礎和設備基礎。一些衛監機構在其政務網的建設中設置了案件查詢功能，對部分執法檔案資源能夠進行共享和應用。一些法制機構在其行刑銜接系統中設置了信用審核等功能，多次違法檔案能夠即時顯示并提醒進一步處置。一些衛生行政部門主持對接許可數據庫與處罰數據庫，為執法資源的規范應用提供了數據基礎。

（二）衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化管理中存在的問題。行政執法檔案的信息化管理過程中，對具備檔案、法學、醫學等知識基礎的復合型人才要求較高，同時由于衛生計生綜合監督機構事業單位性質，能夠吸引人才、留住人才的待遇環境一般，因此衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理進程中人才缺口大。同時，在信息化準備階段的執法檔案電子化過程中，由于缺乏有效、統一的規劃，缺乏有效的制度保證，一些軟件在兼容性方面表現不好，對信息化的推進過程產生了拖延作用。

四、執法檔案的信息化管理機制

針對存在的問題，衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的完善與改進應以機制的改變為主，機制的改變需要在更好的規劃、綜合管理模式和隊伍建設等方面做出努力。

（一）衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的高層規劃。對于衛生計生綜合監督機構執法檔案工作的規劃，需要基于行政執法和共享利用等多方面考慮，并由其檔案管理主管部門和上級衛生行政部門分別按職能統一進行規劃。檔案的規范性方面要接受檔案管理部門的監督，在其指導下開展工作。在檔案的內容及共享等方面，要積極爭取上級衛生行政部門的支持，構建良好的軟件共享體系，應為衛生計生行政部門在信息化系統建設過程的論證和調研中提供合理化建議，幫助衛生計生行政部門增強執法檔案信息化管理軟硬件環境的可擴展性和可操作性。

（二）衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的綜合模式。無論是從維護檔案的完整性和安全性的角度，還是從信息化管理的需要的角度，衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化管理都需要采取綜合模式。即源文件在業務部門產生后均移交檔案室，包括紙質案卷與電子資源。在檔案收集環節，要由專職的檔案管理人員對檔案材料的規格、簽章、邏輯等進行系統地排查，保證其嚴謹性。在檔案的整理環節，需要嚴格按照規范標準進行排列、裝訂，科學編號立卷。在檔案的保管過程中，要有標準化的裝具、質量過硬的軟件系統和必要的硬件設施。所有的環節都要遵循統一領導、統一機構、統一管理制度、統一分類編號、統一集中管理的原則。

（三）衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的隊伍建設。專職檔案管理員的配備對于衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的推進意義重大。正式編制與專職人員是最低要求，專職檔案管理員在業務科室兼職人員輔助下共同努力形成檔案信息化管理網絡是進一步的舉措。對專兼職檔案管理員在政治理論、法制理論、檔案業務、文書知識、計算機與網絡操作等方面的培訓是長遠謀劃，提高檔案管理人員工資待遇并創造職稱晉升、職務提升空間是治本良策。