如何利用信息技術做好辦公室工作

文/中國電子技術標準化研究院 張東舉

辦公室部門的一個核心作用就在于“上傳下達”，其無論是在企業還是政府機構中均扮演著重要角色，特別是近年來信息化技術在辦公室工作中應用程度的不斷提升，在其作用下，辦公室工作人員效率及服務能力得到明顯提升。在這種情況下，就對于現代辦公室工作人員提出了更高要求，要求其順應信息化時代發展需求，將信息化技術與實際工作有效結合起來，不斷提升信息化軟件使用能力，從而提升自身工作能力。本文在研究中，主要基于四個方面分析了辦公室人員怎樣利用信息化技術開展好辦公室工作。

一、創新工作理念增強現代化工作意識

隨著時代的發展進步，辦公室工作要對于辦公室人員的能力要求不斷提高，尤其是進入信息時代后，辦公室人員綜合素質高低直接決定了其工作效率及服務質量。與此同時，辦公室工作的特殊性也要求相關工作人員要順應時代發展要求，不斷創新工作理念。過去辦公室大部分工作主要是通過人力完成，例如相關活動組織及會議通知發放等。但是，隨著信息化技術的發展及其與辦公室工作融合度的不斷提升，使得辦公室大部分工作可以借助信息化手段來開展，辦公效率得到顯著提升。因此，對于現代化辦公環境來說，更多是借助不同的軟件系統等實現的，例如通過OA系統等可以及時把會議文件及有關通知傳達到各部門，同時還能夠對相關意見進行及時收集整合。由此可見，辦公室工作的信息化應用已經成為一種必然趨勢，這就要求辦公室人員創新工作理念，并逐步建立起新型的現代化工作服務意識，要善于將自身工作與信息化技術進行結合，積極學習信息化技術知識并適應其具體要求。

二、增強主動學習意識更好適應時代發展要求

從我國各類企事業單位辦公現狀來看，大部分構建起了OA網上辦公系統，并在工作中引入即時通信軟件，但僅僅完成系統的建設是不行的，因此系統最終的使用者是辦公室工作人員，為此要求不斷提升辦公人員的工作能力，能夠熟練使用OA網上辦公系統，使信息化技術的優越性得到充分體現。為此，需要辦公室人員形成主動學習意識并逐步提升自身綜合素質與能力。一是對于單位所提供的各項信息化培訓活動要積極參加。許多單位為了使辦公室人員能夠適應現代工作需求，經常會舉辦一些專門的培訓活動，特別是將辦公室人員日常工作中所經常使用的word、excel等辦公軟件及OA系統作為培訓重點，以使辦公人員能更好滿足工作崗位需求。二是辦公人員要形成主動學習的意識。由于單位提供的培訓活動知識面相對有限，但信息化技術發展速度又十分快，為此需要辦公室人員結合自身的崗位需求及自己的興趣愛好等進行主動學習。三是要主動向有經驗的同事學習。通常來說，辦公系統都有一套規范的操作流程，因此實際操作并不難，但剛接觸時會因為不熟悉覺得不容易學，這時就可以向有經驗的同事進行請教并在其指導下勤加練習，不但信息化應用能力可以得到增強，同時業務能力也有較大進步。

三、勤加練習增強對辦公系統及軟件應用的熟練度

辦公系統及相關軟件作為信息化技術在辦公室中的基本應用，要求辦公室工作人員對其能夠熟練使用，只有這樣才能充分體現出信息化技術手段的優勢，而且還會使辦公人員的工作效率顯著提升。對于辦公室人員來說，其日常所接觸的各項工作較為繁雜，利用辦公系統軟件可以使這些工作更加條理化，如在會議文件發送時，其利用OA系統進行發送，可以清晰知道發給了哪些部門、哪些部門進行了反饋，十分清晰明了。但如果不熟悉辦公系統則需要人工傳遞，而且有時會出現對辦公系統不熟悉的情況下使用系統，導致工作出現錯誤，如將會議文件發錯部門等，反而增加了辦公室人員的工作量。為此，要求辦公室工作人員對常見的辦公軟件及與之相配套的設備如打印機、掃描儀等進行熟練使用。

四、增強自身信息意識和創新能力

對于辦公室工作人員而言，由于其平時要與不同部門人員進行交流溝通，所以在工作中應具備較強的溝通協調及準確的判斷能力，他們所具備的這些能力某種程度上就是其信息意識的體現，例如如何從海量的文件中快速整理出有用內容上報給領導，這就要求辦公室人員擁有豐富的經驗及敏銳的辨識能力，當然這也需要對事物未來發展趨勢有較準確的認識與判斷。而這些能力及意識的形成或提升離不開信息化技術的支撐，為此需要辦公室人員通過不同措施逐步提升自身信息意識。與此同時，辦公室人員要具有較強的創新意識，創新是一個部門或組織生活發展的動力之所在，簡單地應用辦公軟件肯定會使工作效率得到提升，但如何利用這些信息化軟件系統使工作流程得到優化才是更重要的。為此，需要辦公室人員認真思考，不斷創新思維，在創新基本工作方法的同時使自身創新能力得到顯著增強，進而推動信息化辦公水平得到進一步增強。