借鑒臺(tái)灣檔案數(shù)位典藏做法促進(jìn)檔案信息共享建設(shè)
——以臺(tái)灣高校與福建高校為例

文/龍巖學(xué)院 潘秀明

數(shù)位典藏（digital archive）指的是以數(shù)位方式處理(拍攝、全文輸入、掃描等)，并加上元數(shù)據(jù)(Metadata)的描述，以數(shù)位檔案的形式儲(chǔ)存。臺(tái)灣檔案的數(shù)位典藏，是檔案信息的數(shù)據(jù)化處理和收藏。該項(xiàng)目已實(shí)施近15年，重點(diǎn)檔案已經(jīng)基本全部數(shù)字化（數(shù)位化）。具有起步早、層次高、成效大的特點(diǎn)，基本形成了網(wǎng)絡(luò)利用、高效便捷、資源共享的良好態(tài)勢(shì)。數(shù)字化成果降低了利用者獲取資料的門(mén)檻，不僅使利用者可以在短時(shí)間內(nèi)獲得大量的數(shù)據(jù)資料，還可以整合不同領(lǐng)域的數(shù)據(jù)，進(jìn)行跨時(shí)間和地域的研究。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，臺(tái)灣的檔案同行們更加注重?cái)?shù)據(jù)的“加值”開(kāi)發(fā)。即在數(shù)字化階段，為數(shù)據(jù)做好更多的注解，為今后的深度開(kāi)發(fā)做好準(zhǔn)備。

一、臺(tái)灣檔案信息資源建設(shè)

（一）注重地方歷史檔案資源的收集。臺(tái)灣檔案大致分為兩大類(lèi)，一是機(jī)構(gòu)團(tuán)體的檔案，這是由公私機(jī)構(gòu)團(tuán)體所產(chǎn)生或接受的原始記錄，如函、令、報(bào)告書(shū)等，這類(lèi)由各行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位形成的檔案，保存在檔案形成單位，主要為它們本機(jī)關(guān)行政工作服務(wù)，不對(duì)外開(kāi)放；另一個(gè)是個(gè)人文書(shū)集藏和家族民間文書(shū)，這個(gè)由個(gè)人所產(chǎn)生或保存的第一手資料，日記、照片、文稿、畫(huà)作等，或?yàn)榫S系家族宗親生活與財(cái)產(chǎn)證明所留下來(lái)的一手記錄，含地契、圖畫(huà)、族譜、傳統(tǒng)商業(yè)書(shū)信等，這類(lèi)檔案保存在歷史研究單位或文物保管單位的檔案，一般除涉及個(gè)人隱私部分，均對(duì)社會(huì)各界開(kāi)放。如宜蘭縣史館和蘭陽(yáng)博物館都十分關(guān)注地方檔案歷史文化的保護(hù)與傳承。做法上，一是每隔一個(gè)階段都要對(duì)宜蘭縣政府檔案科擬銷(xiāo)毀的檔案中選取與宜蘭縣地方歷史有關(guān)材料，接收進(jìn)館保存。二是通過(guò)展覽，讓民眾了解檔案館，增強(qiáng)參觀者對(duì)檔案典藏單位的信任，讓參觀者自覺(jué)提供捐贈(zèng)線(xiàn)索，擴(kuò)大史料收集范圍。三是把地方耆老請(qǐng)到館內(nèi)，口述宜蘭歷史形成口述檔案，征集他們手中的歷史物件、檔案，以此來(lái)豐富館藏。從展覽效果來(lái)看，正因?yàn)椴仄范紒?lái)自民間，如老地契、老照片、老證件等，展示的是民眾熟悉的物件，講述的是民眾身邊的故事，大家喜聞樂(lè)見(jiàn)。臺(tái)灣同行的這些做法，都是為了地方歷史文化的保護(hù)與傳承。

（二）注重“講好一個(gè)故事”的展覽形式。臺(tái)灣同行舉辦展覽的做法和理念同樣值得借鑒。理念上，宜蘭縣史館、蘭陽(yáng)博物館和東華大學(xué)都不約而同地提出要“講好一個(gè)故事”，這就要求一是要合理規(guī)劃展覽的位置和流線(xiàn)，方便民眾參觀。二是要合理規(guī)劃展覽內(nèi)容，使之成為一個(gè)相互銜接的“故事”。做法上，一是合理規(guī)劃主題。在檔案展示的主題確定前，多深入學(xué)校、村、社區(qū)調(diào)查研究，多與學(xué)校老師、村、社區(qū)熱愛(ài)社會(huì)工作的資深人士溝通交流，征求檔案展示主題意向，使展覽更貼近群眾。三是展覽采用開(kāi)放式。參觀者不需預(yù)約，只要在正常工作時(shí)間內(nèi)可隨時(shí)參觀，還為展覽設(shè)計(jì)了豐富多彩的紀(jì)念印戳，參觀者可以蓋章留念，增加了參觀者的親近感、參與感。四是展覽內(nèi)容注重互動(dòng)性，布展多采用聲像檔案，將一些珍貴的聲像檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字視頻供觀眾實(shí)時(shí)觀看，特別注重利用各種高新技術(shù)與青少年展開(kāi)互動(dòng)，如3D建模等技術(shù)的運(yùn)用，布展形式活潑多樣、生動(dòng)溫馨，融趣味性、知識(shí)性于一體，在潛移默化中加深了記憶。五是關(guān)注參觀者的感受。在檔案展示過(guò)程中，讓大人、孩子等不同類(lèi)別的受眾，寫(xiě)下參觀感受，然后將這些觀后感遴選展出，增強(qiáng)受眾的參與感和“回頭率”。“歷史像地圖，可以讓我們?cè)跁r(shí)間里旅行”，這是一個(gè)小學(xué)生寫(xiě)下的觀后感，純真、樸實(shí)，非修飾性的語(yǔ)言最能體現(xiàn)對(duì)檔案與歷史的真實(shí)認(rèn)知。

二、臺(tái)灣高校檔案數(shù)位化建設(shè)

（一）注重通過(guò)數(shù)字化為檔案數(shù)據(jù)“加值”服務(wù)。無(wú)論是東華大學(xué)還是政大的數(shù)位典藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)站應(yīng)用設(shè)計(jì)都盡可能考慮使用者的需求，史料分類(lèi)明確，檢索功能強(qiáng)大，給學(xué)者以很大的助力，讓他們更便捷更高效地查閱和利用檔案。為了方便專(zhuān)家學(xué)者研究，政治大學(xué)圖書(shū)資訊與檔案學(xué)研究所提出了“檔案支援?dāng)?shù)位人文”的工作理念和做法。所謂“數(shù)位人文”，用人文的解析角度去了解研究對(duì)象的整體脈絡(luò)和內(nèi)在的意義結(jié)構(gòu)，并以信息化、數(shù)字化等工具幫助理清研究主題的細(xì)節(jié)，對(duì)資料進(jìn)行梳理和探勘，從而形成在“人”與“數(shù)位工具”之間不斷往返與對(duì)話(huà)而最具生產(chǎn)力的工作模式。在數(shù)據(jù)“加值”基礎(chǔ)上，專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了一套數(shù)位人文研究平臺(tái)，在一般檢索功能基礎(chǔ)上，建立了詞頻分析、資料探勘、資訊視覺(jué)化等功能，對(duì)數(shù)字化的成果進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)、更容易對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合。例如詞頻功能，就是把某個(gè)關(guān)鍵詞（人物或地名等）在館藏檔案數(shù)據(jù)中的分布情況，通過(guò)視覺(jué)化的效果，呈現(xiàn)在利用者面前，指明了參考方向，充分體現(xiàn)了以人為本的理念。

（二）注重檔案數(shù)位典藏資料庫(kù)建設(shè)，促進(jìn)檔案資源信息區(qū)域共享。東華大學(xué)圖書(shū)館數(shù)位典藏資料庫(kù)，除涉及個(gè)人隱私部分，均在互聯(lián)網(wǎng)上共享，整個(gè)臺(tái)灣的圖書(shū)館及37所大專(zhuān)院校之間相互有合作，通過(guò)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)系統(tǒng)，共享文獻(xiàn)目錄、館際借記書(shū)等方式，直接上網(wǎng)免費(fèi)查閱并進(jìn)行下載。老師學(xué)生只要申請(qǐng)即可憑借學(xué)生證、教師證，在東部地區(qū)11所大專(zhuān)院校一證通行。東華大學(xué)圖書(shū)館設(shè)有月眉館訊，里面有一個(gè)版塊是專(zhuān)門(mén)用于報(bào)道活動(dòng)的消息，資源推廣，讓學(xué)生第一時(shí)間了解訊息，只要登入圖書(shū)館網(wǎng)站就可以閱覽。

（三）注重檔案專(zhuān)題化建設(shè)，提升檔案人文服務(wù)。臺(tái)灣高校檔案部門(mén)在建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，注重對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、挖掘，建設(shè)了多樣化的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，例如政治大學(xué)就建立了“我樂(lè)多齋”“臺(tái)灣政治與社會(huì)發(fā)展海外史料資料庫(kù)”“民俗臺(tái)灣”等多個(gè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，提供多種檢索手段。在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程利用的同時(shí)，還針對(duì)普通利用者不易掌握檢索利用方法的情況，在信息社會(huì)共享的過(guò)程中通過(guò)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)可極大地方便利用者，使民眾可以不受時(shí)空和地域的限制，經(jīng)檔案資訊查詢(xún)窗口，隨時(shí)上網(wǎng)查詢(xún)檢索，提高了檔案信息檢索效率和服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大了檔案信息的傳播速度和傳播范圍。

三、借鑒臺(tái)灣高校做法，促進(jìn)福建高校建設(shè)

兩岸專(zhuān)業(yè)檔案館信息資源共享建設(shè)做法各有千秋，但我省高校檔案建設(shè)各自為政，信息資源共享不盡人意。當(dāng)前，福建省已經(jīng)確定了數(shù)字化工作的目標(biāo)，“閩委辦〔2015〕1號(hào)文”規(guī)定：到2020年，綜合檔案館館藏檔案80%要完成數(shù)字化。臺(tái)灣在檔案收集、檔案數(shù)字化以及利用服務(wù)、信息共享方面的許多經(jīng)驗(yàn)對(duì)于我省和高校更好地做好檔案數(shù)字化工作，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行“加值”開(kāi)發(fā)服務(wù)具有重要的啟發(fā)作用。臺(tái)灣高校在檔案數(shù)字化與信息共享方面積累了不少好的經(jīng)驗(yàn)和做法，值得我們借鑒。

（一）立足本地區(qū)優(yōu)勢(shì)和獨(dú)特歷史文化，開(kāi)展檔案資源建設(shè)。收集較為完整的反映本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)變遷的地方特色檔案資料，收集反映本地區(qū)歷史的民俗文化、名人、老字號(hào)等檔案資料。

（二）加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。已完成館藏?cái)?shù)字化任務(wù)的檔案館，可嘗試對(duì)重要的、珍貴的檔案，以專(zhuān)題形式開(kāi)展檔案深度注解工作，起示范作用。

（三）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，加快檔案信息資源共享。加快高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)全省高校館際共享和跨館出證工作，滿(mǎn)足教師開(kāi)展科學(xué)研究和社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求。

（四）高校可與地方檔案資源共享，合作舉辦展覽。要挖掘開(kāi)發(fā)具有地方特色的檔案文化精品，發(fā)揮檔案社會(huì)科學(xué)普及教育社會(huì)基地優(yōu)勢(shì)，普及科學(xué)知識(shí)和歷史知識(shí)。要緊扣社會(huì)熱點(diǎn)、重大活動(dòng)、重大事件、重要紀(jì)念日等舉辦群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的檔案展覽。舉辦展覽時(shí)，可根據(jù)不同群體的需求共同為展覽選題，借助高校各類(lèi)人才齊全、水平高和信息化設(shè)備齊全等優(yōu)勢(shì)舉辦各類(lèi)展覽。展覽時(shí)可采取文學(xué)、圖片、三維動(dòng)畫(huà)等形式進(jìn)行，讓教職工和社會(huì)民眾走進(jìn)高校檔案館，利用新學(xué)期開(kāi)學(xué)舉辦有益青年學(xué)生身心健康的各種檔案史料教育活動(dòng)，幫助青年學(xué)生成長(zhǎng)。