關(guān)于學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市第三中學(xué) 黨霞

學(xué)校檔案工作匯集和整理了學(xué)校多年來的知識(shí)和成果，記錄了學(xué)校的發(fā)展和歷史，是學(xué)校從無到有、從小到大的歷史記錄。隨著學(xué)校一年又一年的發(fā)展進(jìn)步，學(xué)校檔案工作也需做好年度的收集、整理和歸檔工作，從而為學(xué)校階段性的回顧總結(jié)和展望部署做好信息資源保證。筆者所在學(xué)校為一所高中校，檔案工作基本屬于邊緣工作，不被領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校重視，但檔案工作的重要性不言而喻，它是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、編書修志、處理重大問題的依據(jù)，完善學(xué)校的檔案工作，筆者建議需從以下幾點(diǎn)著手去做。

一、校長重視，全體參與

檔案工作作為學(xué)校工作的一部分，校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)給予一定的關(guān)注。在做學(xué)校年度工作計(jì)劃時(shí)，建議校領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作列入其中，在開學(xué)的行政會(huì)議上，將檔案的收集匯聚工作的要求，傳達(dá)到學(xué)校各個(gè)環(huán)節(jié)部門，規(guī)定各部門做好本部門檔案的收集、整理工作，并配合檔案室做好年度全校檔案的整理和歸檔工作。在學(xué)校的教職工大會(huì)上對每位教職工進(jìn)行檔案意識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)職工的檔案管理意識(shí)，讓他們都能支持和參與學(xué)校的檔案工作。

二、健全機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任

檔案工作若想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，必須建立完善的檔案管理工作制度。應(yīng)當(dāng)建立的制度有《檔案工作人員崗位責(zé)任制》《工作保密制度》《檔案歸檔制度》《查（借）閱檔案制度》等制度。檔案管理制度完善了，才能保證檔案管理人員在工作中有章可循，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源進(jìn)出及時(shí)，資源共享。另外，學(xué)校在制定檔案工作的規(guī)章制度時(shí)，要明確責(zé)任，使學(xué)校各處室在日常工作中重視本部門檔案的收集、整理等工作，組織上充分保證，是檔案工作順利開展的必要條件。其次，建議學(xué)校建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由校領(lǐng)導(dǎo)任組長，各處室負(fù)責(zé)人為成員，然后辦公室牽頭負(fù)責(zé)具體工作。另外，一定要配備一名專職或兼職檔案管理員，人員安排到位是檔案工作順利開展的有力保證。

三、收集歸檔，查漏補(bǔ)缺

收集、歸檔工作是檔案工作人員的基本工作，只有將收集、歸檔工作及時(shí)做好，才能確保檔案材料齊全、完整。文件、基建、會(huì)計(jì)等重要檔案要及時(shí)歸檔；不重要的文件、資料也要定期收集、歸檔。工作不能等、不能拖，一定要有時(shí)有序地展開。檔案工作有計(jì)劃，有總結(jié)，有過程資料，同時(shí)根據(jù)學(xué)校檔案員的建議，適時(shí)完善，定期分類歸檔。

檔案工作除了要做好收集整理外，還要及時(shí)查漏補(bǔ)缺。對于學(xué)校缺失的重要文件，一定要及時(shí)到上級(jí)部門查找復(fù)印，補(bǔ)充完善豐富檔案資源。

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，在日常工作中，管理人員不能坐在檔案室里等著收集資料，一定要做到勤問，始終保持工作中的主動(dòng)性。平時(shí)一定要注意學(xué)校重大活動(dòng)的開展情況，然后深入科室進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)、主動(dòng)地收集活動(dòng)的檔案信息資料，充分挖掘、收集學(xué)校活動(dòng)的重要檔案資源，從而使學(xué)校檔案資料內(nèi)容充實(shí)豐富。

四、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作人員需要定期參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案資料收集整理等工作新的要求和方法，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，不斷提高業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，應(yīng)該向經(jīng)驗(yàn)豐富的兄弟單位取經(jīng)，汲取他們的工作經(jīng)驗(yàn)和方法。再次，有機(jī)會(huì)的話，學(xué)校應(yīng)該組織或者邀請檔案局的專家到校指導(dǎo)，直接面對面地學(xué)習(xí)專業(yè)的理論和操作，提高檔案工作人員的工作效率和能力。

五、合理運(yùn)用現(xiàn)在信息，提高工作效率

網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，對檔案工作提出了更高的要求，具體包括技術(shù)上有電子化收集整理的要求，內(nèi)容上有豐富完善的要求。檔案工作信息化、電子化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。

學(xué)校檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該從手工操作走向現(xiàn)代化管理，積極推進(jìn)檔案文檔的現(xiàn)代查詢功能，檔案利用者查詢起來將更便捷。使學(xué)校檔案室不僅成為一個(gè)管理部門，更是一個(gè)信息提供中心。

六、提供檔案的開發(fā)利用工作

檔案工作從根本上講是一項(xiàng)服務(wù)工作，檔案工作人員要為學(xué)校師生提供完整、完善的檔案查詢服務(wù)，態(tài)度上也要熱情周到。同時(shí)要積極配合學(xué)校的整體工作，開發(fā)學(xué)校檔案的教育功能，為學(xué)校各種展覽、展出、慶祝等活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)完善的檔案資料。從收藏到有效利用，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

我校的檔案工作開展多年，工作一直有條不紊地展開著，現(xiàn)存的問題有：硬件設(shè)施不齊備，電子檔案和影像檔案相對較少等。以后的工作中，我們一定要虛心學(xué)習(xí)，借鑒兄弟學(xué)校和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提高檔案工作管理水平。