淺議機要局為高校畢業生的檔案轉遞保駕護航

文/北京外國語大學檔案館 倫鳳華

機要局作為全國機要通信樞紐，是國家機要部門通過機要交通或派專人送取的郵件傳輸形式之一。作為一種特殊的郵件傳輸形式，其有著與普通郵件不同的交寄、分揀、投遞、接收方式。有專門途徑保障國家密級文件、重要資料的安全收發傳遞。擔負著全國秘密載體的收寄、出口任務，是各種機密重要文件的重要轉遞渠道。例如各種機密文件、考試試題、高校畢業生檔案、干部檔案等等。高校畢業生檔案是人事檔案的雛形，是人事檔案材料的重要組成部分，因此檔案轉遞工作離不開機要局的保駕護航。

一、機要局轉遞檔案的特定程序

1.檔案管理單位將機要郵件送到當地郵局的機要班，辦理登記手續。2.機要班將機要郵件通過機要交通方式郵寄到本省省會城市，由省郵政局機要班登記。3.省郵政局機要班通過機要交通將機要郵件寄到目的省份的省會城市，當地省郵政局機要班予以登記，然后通過機要交通送達機要郵件接收單位。

由此可見，機要通信方式安全，流程縝密，環環相扣。是重要文件的理想轉遞方式。但是，據筆者調查，有許多高校或檔案管理部門轉遞畢業生檔案不通過機要通信方式，有的通過特快專遞方式，有的通過掛號信方式，還有的甚至讓學生自己攜帶。這些都是與學生檔案轉遞規定相矛盾的，而且采用個別方式檔案安全根本無法保證。經過各種對比，筆者認為高校畢業生檔案轉遞，機要通信方式是最安全、最準確的。

二、機要局到高校檔案管理部門收集需轉遞檔案

高校畢業生檔案的轉遞一般集中在每年7-8月份，因此這段時間是機要局檔案轉遞業務的高峰期。為了保證機要局上門收寄檔案的需求，各高校檔案管理部門要與機要局提前預約收取檔案的具體時間，以確保各高校檔案可以及時安全地轉遞。

檔案管理部門做好檔案轉遞的準備工作后，機要局的營業員開始按照預約時間到各高校檔案管理部門接收檔案。程序嚴謹、周密、有條不紊，態度認真、負責、一絲不茍。

1.機要局上門服務的營業員按照檔案管理部門準備好的機要文件交寄單與檔案大信封上的檔案轉寄地址進行一一核對。每張機要單上有15個檔案轉寄號碼和15條對應的檔案轉寄地址。檔案轉遞大信封上也有相應的轉遞地址和發文號碼。營業員在核對過程中把信息核對有問題的，機要局不能郵寄的檔案篩選出來。機要局不能郵寄的主要原因有：（1）地址中的個別字寫錯，寫成別字；如：中國國際技術智力合作公司中的“力”字寫成“利”字。（2）檔案接收部門級別太低，不能達到機要局要求的投遞級別。（3）機要交寄單上的郵寄地址與檔案轉寄大信封上的地址不對應。（4）機要文件交寄單上的檔案轉寄號碼與檔案轉遞大信封上的發文號碼不一致。此時，檔案管理人員要主動說明情況。并且根據實際情況及時解決問題，把出現錯誤的地方及時改正，檔案轉寄地址不準確的重新找學生或相關部門進行核實，其它信息不準確的要查明原因，及時改正，以確保畢業生的檔案及時準確寄出。2.營業員統一在機要文件交寄單上編寫機要文件通信編號。此號碼一般是連續編寫的四位數字，與條形碼一一對應。機要文件交寄單是一式兩份，機要局收取檔案后簽字蓋章，帶走一份，檔案管理部門留存一份，以備查尋。3.把核查無誤的檔案15袋捆成一捆，并且在表面附上一張相應的機要文件交寄單。4.把打成捆的檔案裝進大郵包。5.把郵包運回機要局，將檔案分別投遞到檔案轉寄單位。

三、機要局幫助查詢檔案是否安全送達

機要局屬于保密部門，機要通信以質量安全為本，在質量安全上有著近乎苛刻的要求。“嚴謹的工作態度、嚴密的操作規范、嚴格的考核標準、嚴肅的勞動紀律”是北京機要局獨創的“四嚴”治局理念。因此，機要方式轉遞檔案萬無一失，百分百準確安全抵達。但是，由于許多檔案接收部門接到檔案后不及時寄回檔案回執。這就造成檔案轉出部門無法清楚地了解檔案轉出后是否及時、安全、準確地到達接收單位。特別是某些高校畢業生到檔案接收部門查詢檔案時，接收部門的回答是：沒有收到檔案。無奈，畢業生只能尋求畢業學校檔案管理部門的幫助。

（一）根據畢業生反饋回高校檔案管理部門的信息，畢業生檔案未接收到的情況有如下幾種：1.畢業生到檔案接收部門去查詢，得到的答復是，沒有接收到檔案。2.檔案被公司的上屬機構查收，沒有及時轉給下屬公司，下屬公司告訴學生檔案沒有接收到。案例：畢業生張某，畢業后分配到北京某公司已經快3個月了。有一天，公司人事部門告訴他，檔案還未收到。一起來公司工作的其他同事檔案早已收到了。經查詢，其他同事的檔案是通過快遞方式或者自帶到單位的。而張某的檔案是通過機要方式轉遞的。該公司的級別太低，和機要局沒有直接投遞關系。3.用人單位在檔案管理方面不夠規范，致使檔案接收出現問題。案例1：由于工作人員變更，使得檔案丟失。一日，某畢業生和檔案接收地郵政管理部門的同志急急忙忙來到畢業生檔案管理部門要求補辦檔案材料。經詢問得知，其檔案已經安全寄到了檔案接收單位。收發室的工作人員亦已簽收，但是卻未曾及時轉交檔案管理部門。不久，收發室的工作人員變更，檔案也就不知去向了。案例2：由于接收單位檔案管理疏漏，管理者之間未及時協調，所以有的管理者不知道新職工的檔案是否收到。畢業生王某畢業后分配到某單位工作。沒多久，就給母校檔案管理部門打來電話，說其電話咨詢單位人事管理部門檔案是否收到，人事管理部門同志告訴他檔案沒有收到。檔案管理部門經查詢，一起到該單位工作的還有其他兩個人，他們的檔案已經收到。

（二）尋求機要局的幫助，找到檔案安全到達的證明。由于高校檔案管理部門負責畢業生檔案轉寄工作，因此，畢業生如果發現單位沒有收到檔案，第一個尋求幫助的就是檔案管理部門。根據機要局的相關規定，在寄出檔案的一年以內，機要局免費提供檔案查詢。其程序是：首先檔案管理部門或收發室為機要局提供檔案發出的機要單編號和轉出的日期。接著機要局根據這些數據查詢檔案何時從機要局發出，投遞到何處，對方接收單位是什么，哪位同志簽收。然后機要局將機要文件查詢回執返回收發室和高校檔案管理部門并通知畢業生按照查詢回執去檔案接收部門查詢檔案。當然百分百可以查到檔案已經安全到達。1.對工作不負責任，借故推辭，說檔案未收到的單位，學生可以為其提供檔案已經接收的相關證明，檔案問題隨之會迎刃而解。2.上屬公司或集團公司接收檔案的，其子公司可以向上屬公司查詢員工檔案是否接收。3.機要文件查詢回執上的信息可以顯示是何人簽收，如果檔案丟失，也可以找到責任人。能夠進一步追查檔案的下落。

四、總結

高校畢業生檔案的轉遞問題，是大學生就業工作的重要組成部分，關系到學生檔案升級為干部檔案后，檔案材料的真實、準確與完整性。因此，高校檔案管理部門必須做好高校畢業生的檔案轉遞工作。當然，機要局為高校畢業生的檔案轉遞保駕護航，功不可沒。