論港務企業(yè)行政管理中的辦公室協(xié)調(diào)藝術

文/廣西民族大學民族學與社會學學院 王學智

在港務企業(yè)日常的行政管理中，其特有的生產(chǎn)規(guī)律及運作特點決定了行政辦公室具有“港務”特色。了解港務企業(yè)行政管理的內(nèi)涵、特點，明確港務企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)職能，熟悉港務企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)方式，可以提高辦公室的工作效率，讓協(xié)調(diào)工作變得更加高效。

一、港務企業(yè)行政管理的內(nèi)涵及其特點

（一）港務企業(yè)行政管理的內(nèi)涵。港務企業(yè)行政管理，主要指以港務生產(chǎn)為經(jīng)營目標的企業(yè)，運用企業(yè)權力對企業(yè)事務進行管理的活動。這種管理活動，主要包括對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營目標以及后勤保障等方面的管理，涵蓋了企業(yè)運行的各個方面。港務企業(yè)行政管理是以提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和行政效率，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本為目的而進行的管理活動。

（二）港務企業(yè)行政管理的特點。1.意志性。在港務企業(yè)實施行政管理的過程中，行政機關的使命主要是執(zhí)行企業(yè)權力機關的意志，它主要是通過大量的組織、協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、決策等工作來確保企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)和良好的發(fā)展，帶有明顯的企業(yè)意志。2.執(zhí)行性。在港務企業(yè)實施行政管理的過程中，行政機關必須要嚴格執(zhí)行黨和國家的各項路線、方針、政策，同時還要執(zhí)行企業(yè)權力機關所賦予的各項任務，對企業(yè)權力機關負責，接受企業(yè)權力機關的監(jiān)督。另外，行政機關執(zhí)行任務不僅要有雷厲風行的作風，而且還要確保各項任務有效落實。3.權威性。港務企業(yè)的行政管理工作，主要是以企業(yè)名義進行，并以企業(yè)的各項規(guī)章制度為后盾，因此，所有管理對象有義務服從企業(yè)行政機關及其工作人員的管理行為。除此之外，企業(yè)行政機關在執(zhí)行任務時，要嚴格按照公司各項規(guī)章制度進行，集中體現(xiàn)了企業(yè)行政管理的權威性。

二、港務企業(yè)辦公室及其協(xié)調(diào)職能

（一）港務企業(yè)辦公室。港務企業(yè)辦公室主要指保障領導工作和服務企業(yè)的綜合辦事機構。它在企業(yè)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、參謀助手的作用。我國的港務企業(yè)均配備有為本企業(yè)服務的辦公室，也有企業(yè)稱為綜合辦、綜合部、秘書科等，它們的性質(zhì)大體相同。

（二）協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)工作是辦公室管理工作的基本職能，也是辦公室提高企業(yè)組織能力、凝聚企業(yè)向心力的重要手段。任何企業(yè)在日常管理中都需要對各項事物進行協(xié)調(diào)，以此確保企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和發(fā)展。主要通過統(tǒng)一思想、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一步調(diào)等方式，讓企業(yè)各部門及其工作人員達到步調(diào)一致、增強合力、改進作風的目的。

三、港務企業(yè)辦公室的有效協(xié)調(diào)方式

（一）通過參與調(diào)度會進行協(xié)調(diào)。港務企業(yè)調(diào)度會，主要是港務企業(yè)針對港口晝夜生產(chǎn)進行總結和計劃下晝夜生產(chǎn)目標，解決生產(chǎn)問題的工作會議。會議參與部門主要包括生產(chǎn)部門、安全部門、貨管部門、行政部門等。會議參與人員主要為企業(yè)領導及其各部門的管理人員。由于調(diào)度會每日例行召開，管理人員到位齊全，高效聚集了企業(yè)的各方力量，因此，辦公室可以利用參與調(diào)度會的機會，把需要解決的問題在會上進行協(xié)調(diào)，這樣可以高效理順關系、解決問題。

（二）通過參與辦公會進行協(xié)調(diào)。港務企業(yè)辦公會，主要是由企業(yè)領導及其決策層主持召開的會議，會議內(nèi)容主要是討論企業(yè)的行政方案、方針、決定，以及解決企業(yè)問題。參與會議的人員主要是企業(yè)領導決策層和各部門負責人，因此，辦公室可以利用參與辦公會，以及領導決策層和各部門負責人均在場的契機，把需要解決的問題在會上進行協(xié)調(diào)，這樣做可以有效利用企業(yè)決策者的最高行政權力進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，避免了各部門推諉扯皮。

（三）通過召開協(xié)調(diào)會進行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)會，主要是指企業(yè)為解決專門問題而召開的多方參與的非常規(guī)性會議。此類會議主要是由辦公室牽頭，組織相關部門參與，用于解決單個部門無法解決，需要多方解決的問題?！皩ｍ棇＾k”是協(xié)調(diào)會的最大特點，它的協(xié)調(diào)性使得矛盾的解決更易于推進。因此，辦公室在解決較為棘手的問題時，不妨通過召開協(xié)調(diào)會進行解決。

（四）通過個別溝通進行協(xié)調(diào)。在企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營過程中，我們通常會遇到一些問題，這類問題的協(xié)調(diào)對象比較單一，涉及面不大，因此，我們在協(xié)調(diào)此類問題時，應選擇個別溝通的方式進行協(xié)調(diào)，如主動找到有關部門或個人進行協(xié)商、談心，陳述情況、理順關系、化解矛盾，通過溝通取得雙方理解、認同來達到協(xié)調(diào)的目的。這樣的協(xié)調(diào)方式及時、靈活、方便，而且效果也明顯。最后，辦公室的協(xié)調(diào)工作任重而道遠，我們只有善于把握企業(yè)的運行規(guī)律，才能讓協(xié)調(diào)工作變得事半功倍。