聘用制背景下水利事業單位人事檔案管理淺析

文/衡陽市衡東縣水利局人事股 陳燕

水利事業單位的人事管理，在聘用制下產生了較大變化，應本著公正、公平、公開的原則，建立透明化的人事管理體制機制。這就要求在水利事業單位人事檔案管理中，明確檔案的重要意義，全面真實地反映職工情況，這樣才能更加容易找到能夠脫穎而出的人才以及更方便為領導決策提供可靠依據。所以處在人事檔案管理崗位上，應積極探索人事檔案管理方法，以便能夠適應水利事業單位人事制度改革的需要。

一、明確檔案目標范圍

人事檔案對于水利事業單位職工來說是其最為主要的說明書，必須要全面完整地反映職工在各個方面的狀況，包括政治面貌、社會經歷、思想表現等，具體而言是履歷、組織評審、入黨、入團、考核情況、職稱、工資等等。隨著水利事業單位人事改革的持續深入，上述分類逐漸暴露出分類單一的問題，無法適應人才多樣化需求，所以為了真實反映職工情況，明確檔案分類目標范圍非常重要，在具體工作中除上述幾個分類外，側重再將教育、科研、成果等納入檔案統計范圍。

重點明晰職工知識結構，工作能力特點，全面真實地反映職工的全貌以及近況，以便更好地為人力資源戰略提供決策支持依據。同時要保證檔案資料的多樣性，單純的文字描述有一定的局限性，為此可以重視聲像、圖形等信息的收集歸檔，建立動態跟蹤系統，將職工的近況用圖形、聲像等信息表示出來。這樣有一個好處，檔案管理人員可以隨時掌握職工近況，方便納入人事檔案中，這樣在一定程度上可以降低人事調查的工作難度。

二、管理規范提升價值

一方面，應提高人事檔案歸檔的效率，按照相應管理制度，制定人事檔案歸檔目標，基于上文的檔案目標范圍，全面調查收集資料素材，一個月內完成檔案并歸入檔案袋。入檔案袋的材料，應裝訂整齊，目錄齊全，分類清楚，編排有序，保證新材料規整。

另一方面，新造冊人事檔案應精煉、完整、真實、實用，非檔案目標范圍內的材料應剔除。這樣才能保證檔案規整，但保證檔案規整只是基本前提，檔案要有價值必須要采取一定措施，廣泛宣傳人事檔案的重要意義，這要求以相關法律法規為基準，明確檔案管理行政職權以便檔案管理不受外在因素干擾，同時要明確個人知情權，職工有權利知曉個人檔案的具體內容，以便對個人的工作近況有一個充分的了解，進而結合其他的人事管理制度、績效考評等來不斷提高自身。這需要單位全體明確人事檔案的重要意義，管理層要認識到檔案是人力資源管理中科學決策的依據，職工要認識到個人檔案是在面對人事調整、工資變動、晉升、內聘等工作的主要憑證，所以要廣泛宣傳人事檔案的價值意義。

三、加強管理信息化

傳統的人事檔案管理方式，對于人事檔案的價值利用有著極大的限制，不管是保管還是檢索效率都比較低。隨著辦公自動化的普及，計算機成為人事檔案管理中的重要工具，但是不能說這就是信息化，頂多只是實現了數字化自動化。因為可以看到信息孤島的存在，聘用制下，水利事業單位人才流動是很正常的現象，2000多人的單位，無論內聘、外聘、還是勞務派遣，無論編制內還是編制外，只要發生流動，就需要重新調查，登記造冊，雖然必要，但是效率低，現在這個時代，信息共享非常關鍵。所以為打破信息孤島，實現人事檔案的順利流通與快速更新，應利用現代電子信息技術，建立檔案數據庫，構建人事檔案管理系統，并使其成為單位辦公系統的子系統，檔案管理人員隨時將職工檔案資料錄入系統，分門別類存儲與數據庫中，并且有條件的可以在紙質檔案中加入條形碼，方便快速提取檔案。基于人事檔案管理系統，建立單位內部資源共享渠道，使普通人事檔案（一般為非保密檔案）能夠快速流通，同時對于保密資料設定安全密碼與訪問權限。

四、創新管理模式

人事檔案管理實現信息化必須要有相應的管理模式的配合。一方面，要建立相應的人事檔案管理制度，集思廣益，制定適合本水利事業單位的人事檔案管理制度如《檔案保管制度》《檔案工作人員職責》《檔案利用制度》等。基于這些制度開展年度立卷歸檔工作，做到各種檔案分類準確，名目清楚，不混不雜。

另一方面，由于聘用制下人員流動增多，人事檔案需求更加多樣化，同時聘用制直接將身份管理的屬性降低，水利事業單位職工人事檔案中的內容不再那么神秘，保密內容降低，可利用的范圍也不再局限于人事部門。

五、結束語

水利事業單位人事檔案管理在聘用制下發生了較大變化，這種變化給人事檔案管理帶來了較大的挑戰，為此，身為檔案管理人員應不斷學習，提升自己的專業能力和職業素養，強化檔案管理團隊。以此為基礎，建立相應的人事檔案管理制度，創新管理模式，結合當前的先進電子信息技術，實現管理信息化，打破信息孤島，明確檔案管理的職權范圍，擴大檔案內容范圍，真實全面地反映職工現狀，為科學決策提供依據。