在檔案管理中人事檔案審核的應用

文/洮南市勞動保障事務所 曲靜

檔案的建立是人力資源管理中的一個環節，尤其是對國有企業來說，可以幫助管理人員全面掌握員工生活和工作的基本情況，從而幫助企業更好地進行人員的選拔、招募和培訓工作，促進企業的進一步發展。

一、人事檔案審核的具體內容

人事檔案所包含的內容比較多，這使得檔案審核工作的內容也相應地有所增加，不過從具體的工作來看，可以將審核工作的內容概括為以下幾點：

首先對人事檔案中的材料進行審核，保證檔案的完整性、全面性。同時還要對檔案內的相應內容進行審核，確保檔案的真實性。

其次，審核人事檔案的辦理手續是否齊全。再次，對檔案的裝訂情況進行審核，保證檔案內容的連續性，避免裝錯、漏裝等情況的出現。然后對檔案的整理情況進行審核，確保其符合國家的標準要求。

最后，對檔案中的內容進行審核，如果發現檔案中存在缺漏的情況，要及時通知相關人員進行材料的補齊，保證檔案的完整性。

二、人事檔案審核的作用

人事檔案對人資管理工作的開展以及企業事業單位有著重要的作用，其具體內容為：

（一）人事檔案是用人單位進行人員考核的重要憑證，也是了解人員自身能力的基礎。

（二）人事檔案是提升個人待遇，澄清自身問題的關鍵。1.人事檔案可以為人資管理工作提供重要的依據，是幫助企業進行人員開發的重要手段。2.人事檔案與民生以及保險工作的開展有著密切的聯系。所以，加強人事檔案的審核工作，是保證檔案真實性，提升檔案管理水平的重要措施。首先，加強人事檔案的審核工作，可以有效地確保人事檔案的保密性，提升管理人員查閱和了解檔案資料的便利性。其次，加強人事檔案的審核工作，對保護檔案內相關人員有著重要的作用。在整理完人事檔案之后，加強其保管的措施和效率，可以確保檔案的安全性、完整性，減少資料泄露等現象的發生。再次，人事檔案的審核工作對于人事檔案信息統計工作的提升有著推動作用。特別是在企事業單位內，對加強檔案信息統計管理的效果有著直觀的影響。最后，人事檔案審核工作，可以提升檔案審核人員的綜合素質能力，促進檔案管理工作的有效開展。

三、提升人事檔案審核效率的方式

（一）提升人事檔案審核工作的重視情況。只有重視人事檔案審核工作，才可以有效地加強檔案管理的效率，促進管理工作的順利進行。同時在工作過程中，應定期開展檔案審核工作，并安排專業人員對審核的情況進行嚴格的監督和管理，確保審核工作的效率。另外，加大檔案審核工作中資金的投放力度，增加審核工作中資源的使用效率。除此之外，還應結合現今的先進技術，建立完善的人事檔案信息管理平臺，提升人事檔案審核工作的效率和質量，保證審核工作的正常進行。在人事檔案管理工作中，對于存在資料缺失情況的檔案進行統計，找出缺失原因，盡可能通知相關人員進行材料補齊。工作人員可以先對缺失的原文件進行找尋，如果找不到可以先使用具有相同作用或者內容的材料進行填補，不過在填補過程中，切記不可將文件內的內容進行私自的更改，以免影響資料的真實性。

（二）對檔案資料的真實性進行鑒定。人事檔案中的內容相對比較久遠，不過卻具有一定的價值，所以要對人事檔案中資料的真實性進行細致的檢查，保證內容的真實性，進而為提升管理工作的水平和效率奠定基礎。同時加強人事檔案相關資料的真實性，這對于人事檔案功效的發揮、自身利益的實現都有著重要的作用。因此，加強人事檔案資料真實性的審核工作是十分必要的。

（三）提升檔案管理的標準性、合法性。首先，只有保證人事檔案內容的完整性和真實性，才可以有效地提升人事檔案的利用效率。其次，在進行人事檔案管理工作時，需要對新提交的檔案資料進行嚴格的審核和管控工作，從而確保提交材料的標準性和有效性。這種情況下則需要進行細節的審核,并對人事檔案進行初審以及復核,并且要嚴格地執行相關審核管理的標準以及規范。不過在進行審核工作之前，需要對相關人員進行合理的培訓和教育，提升審核人員的綜合素質,避免由于人為因素造成審核的錯誤,影響人事檔案管理工作的開展。

四、要為檔案管理培養過硬的專業技術人才

（一）加強人員培訓。提高檔案管理人員的政策水平，人員的人事檔案管理，提高工作質量。人事資料負責人要更新知識，把握現代工作的手段，同時不斷理解人事制度改革的進展情況，提高自己的業務素質和專業水平，適當地為要求者提供全方位的服務。

（二）提高檔案工作者的專業工作技能。檔案信息、人事管理系統等專業管理軟件的維護、使用、文件信息的電腦輸入、檢查等都是所有現代文件管理者所需要的技能。提高人事文件管理者的能力，通過訓練、學習等方法掌握專業技能。根據本單位人事管理工作的實際，研究適合本單位自身特色的文件管理方法，不斷地開拓本單位人事文件管理工作的新局面。

五、總結

總而言之，為了提升人事檔案管理工作的質量和效率，就需要加強對人事檔案審核工作的力度，確保人事檔案相關資料的完整性、真實性。同時還要加強審核人員對審核工作的重視程度，并利用有效的審核方式提升審核的效果。