關于人事檔案管理工作微探

文/洮南市人才交流中心 宋艷麗

人事檔案管理工作一直都是人才市場以及各個單位工作中的重要內容，我國的人事檔案管理工作具有一套比較完善的管理模式，但是隨著社會的不斷發展，人員流動性也逐漸增多，涉及的工作內容也變得復雜起來。傳統的人事檔案管理工作已經無法適應當今時代人員流動的需求，所以，在新時代的要求下，各單位的人事檔案工作要逐步地加強，尤其是人才市場的人事檔案管理工作要不斷地進行創新，肩負起時代賦予的使命和要求。

一、人事檔案管理工作中的不足

人事檔案涉及的主要是人員的信息和發展動態，其重要性是不言而喻的。所以，在進行檔案管理的時候要加強對其重視程度。筆者結合自身工作經歷進行分析和總結，發現目前很多的單位在進行人事檔案管理的過程中，存在很多的問題，例如，管理模式過于守舊，檔案管理隊伍的建設不夠完善等。這樣的問題會造成人事檔案管理工作的滯后，不利于社會的發展。

（一）人事檔案管理模式不標準。目前，很多人事檔案管理部門的辦公環境是非常差的，檔案存放的空間非常狹小，通風條件不好，很容易造成檔案的破損和丟失。在進行檔案提取的時候，因為檔案存放的空間小，且檔案多，擺放的沒有章法，進而造成檔案提取困難。基礎設施的不完善非常不利于檔案的管理。很多時候，雖然檔案管理人員明確了檔案的重要性，但是由于現實條件的缺陷，不得不降低對檔案的存放要求，進而造成管理的漏洞。

（二）檔案管理信息化水平較低。隨著信息化的發展，各行各業的信息化應用是社會發展的必然要求，人才市場在進行檔案管理的時候，雖然配備了計算機和相關的管理軟件，但是由于人員認識的缺乏以及管理思想的落后，導致檔案管理的信息化沒有很好地進行應用。這樣的檔案管理信息化建設無異于紙上談兵，沒有很好地進行落實。這是非常不利于人事檔案管理工作的。

（三）檔案管理人員的素質較低。據調查，人才中心的人事檔案管理人員很多都是兼職，專職的檔案管理人員比較少，且由于檔案管理工作的繁雜和枯燥，很多人申請進行調崗，造成人員調動比較頻繁。這種情況下，導致人事檔案的管理欠缺，檔案的整理和歸檔工作不細致，管理人員的思想認識不高，沒有責任心，檔案存放的雜亂無序，后期的提取檔案困難等。有的時候人員調動的時候，檔案工作的交接不細致，也容易造成檔案的丟失。

二、檔案管理的優化策略

（一）加強檔案管理的信息化建設。未來人事檔案的數量會越來越多，檔案管理工作也會越來越復雜，這些現實情況都要求檔案管理工作能夠快速與信息化建設有效融合，從而加強人事檔案管理工作的有序性和高效性。所以，在進行人事檔案信息化建設的過程中，要保證人才市場檔案管理的系統化，有計劃地加設計算機和相應的軟件，管理人員按照規定進行檔案信息的更新和錄入，使檔案管理工作實行雙軌制發展，既保證紙質檔案的完整，又保證電子檔案的及時完善，從而優化了人事檔案管理工作。

（二）完善檔案管理工作的規章制度。人事檔案管理工作是非常重要的工作內容，需要加強管理人員的認識。在實際管理過程中，要完善檔案管理的各項規章制度，加強工作人員的監管力度，對檔案的來源和去向進行完整細致的登記，并且要及時地進行核查。對于在工作中出現檔案丟失和毀壞等情況的，要對相應的負責人員進行責任追究，從而加強管理人員的工作態度。建立完善的檔案交接程序，增設相關的文件表格，從而保證檔案流轉的安全性，同時還要保證各部門之間的配合，加強人事檔案管理工作的效率。

（三）增強人事檔案管理隊伍的素養。人才市場的人事檔案數量是非常多的，且流動性也非常的強，這就會對管理工作造成很大的壓力，進而也就對管理人員提出了更高的要求。為此，人才市場要加強對檔案管理隊伍的建設，盡量招聘專職人員進行檔案管理工作，定期開展檔案管理教育活動，增強人員的思想認識，加強崗位的責任意識。要定期對管理人員進行管理模式的培訓，增強人員對新的管理模式和信息化應用的認識。招聘人員時，要注重人員的個人素養以及個人相關技能的應用，對于所有的管理人員，要劃分好責任區域，定期地對工作內容進行考核和檢查，將工作的具體表現和個人的福利待遇相聯系，增強檔案管理人員的積極性。

三、結語

綜上所述，人事檔案是人員流動的重要載體，也是人才信息的基本內容，需要我們給予其充分的認識。雖然目前人才市場的人事檔案管理工作還有很多的不足，但通過不斷地完善，不懈的努力，一定會在以后的發展中適應時代的要求，符合社會發展的需要。