人事檔案代理制度改革淺析

文/山西省陽泉市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 趙欣

所謂的人事代理指的是政府人力資源管理部門所屬的人才交流服務(wù)中心嚴(yán)格地按照國家相關(guān)人事政策的法規(guī)和要求，接受相關(guān)單位或者個(gè)人的委托，在其服務(wù)范圍內(nèi)，為多種所有制經(jīng)濟(jì)尤其是非公有制經(jīng)濟(jì)單位及各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、社會(huì)養(yǎng)老金收繳等全方位人事代理服務(wù)，其作為一項(xiàng)市場經(jīng)濟(jì)改革過程中的人事管理改革措施，對于我國人事檔案管理工作的順利開展具有極為重要的意義。

一、變革現(xiàn)有的人事檔案管理辦法

按照國家相關(guān)規(guī)定，針對跨地區(qū)的流動(dòng)人員人事檔案管理，可以直接由其戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，或者由其工作單位所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。雖然這種檔隨人走的管理模式在一定程度上降低了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的難度，但從實(shí)際情況來看，這種檔案管理模式存在著人事檔案內(nèi)容狹窄、檔案分散、信息記錄不全等諸多問題，這已經(jīng)不符合當(dāng)今人才流動(dòng)的需求，并且在一定程度上制約著人才的合理流動(dòng)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。建立以戶籍為基準(zhǔn)的人事檔案代理制度，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展對人事檔案管理的必然要求，有利于人才的合理流動(dòng)，減少企業(yè)尤其是微小企業(yè)人才管理的負(fù)擔(dān)。政府部門的人才服務(wù)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案管理工作，不僅確保了人事檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)也有助于相關(guān)部門及時(shí)地掌握人才管理的現(xiàn)狀，為人才培養(yǎng)方案的制定提供了數(shù)據(jù)支持。

二、科學(xué)規(guī)劃和界定人事檔案的內(nèi)容

人事檔案代理服務(wù)的范圍，是為多種所有制經(jīng)濟(jì)尤其是非公有制經(jīng)濟(jì)單位及各類人員提供的人才管理服務(wù)。人事代理作為一種常用的委托管理方式，其主要包括用人單位委托、個(gè)人委托以及多項(xiàng)委托等幾種形式。比如，人事關(guān)系、組織關(guān)系、工資關(guān)系、社保統(tǒng)籌、人事檔案等都可以委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。另外，還可以采取單項(xiàng)委托的管理方式。由于人事代理是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革過程中出現(xiàn)的全新的人事管理模式，而這種管理模式與傳統(tǒng)人事檔案管理模式最大的區(qū)別在于其將代理目標(biāo)的職業(yè)生涯、發(fā)展軌跡等內(nèi)容直觀展示出來。因此，其對于檔案內(nèi)容的合理性與科學(xué)性提出了更高的要求。如《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表》、職務(wù)變更登記表、業(yè)績證明材料等。有些還可以進(jìn)一步細(xì)化，比如績效目標(biāo)、績效能力、績效表現(xiàn)、績效考核等內(nèi)容都是流動(dòng)人員人事檔案管理的重要內(nèi)容。

三、人事檔案要嚴(yán)格收集、轉(zhuǎn)遞職責(zé)

根據(jù)政府部門的相關(guān)規(guī)定和要求，所有流動(dòng)人員的人事檔案傳遞必須采取機(jī)要交通或者專人送取的方式，而不能采用郵寄或者流動(dòng)人員本人自帶的方式。如果出現(xiàn)了流動(dòng)人員本人自帶人事檔案的現(xiàn)象，那么人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)可以采取拒絕接收的方式進(jìn)行處理，才能確保人事檔案的真實(shí)性、完整性以及可靠性。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和變化，人事代理人員所面臨的人事檔案管理內(nèi)容也應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行更新，才能滿足流動(dòng)人員人事檔案管理工作的要求。然而就目前而言，我國人事代理結(jié)構(gòu)在人事檔案補(bǔ)充、收集、更新等各方面都存在著嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，正是因?yàn)楹芏啻砣藛T在長期實(shí)踐工作中所形成的業(yè)績考核、職稱考評、獎(jiǎng)懲、工資晉升等相關(guān)材料的收集、整理存在著不及時(shí)、不到位的現(xiàn)象，而對人事檔案的完整性與真實(shí)性造成了嚴(yán)重的影響。所以，人事檔案的收集整理歸檔工作尤為重要。

在收集過程中，為確保檔案材料的真實(shí)、完整。首先，聘用單位的落實(shí)。檔案當(dāng)事人以及政府人才管理部門必須各司其職做好人事檔案管理的相關(guān)工作，為人事檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。而聘用單位作為人事檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在進(jìn)行人事檔案材料的收集、整理時(shí)，人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案材料的鑒別、分類以及裝訂，同時(shí)及時(shí)地進(jìn)行檔案內(nèi)容的補(bǔ)充，才能確保人事檔案的真實(shí)性與完整性。其次，要不斷探索企業(yè)和黨建工作結(jié)合的人才檔案管理模式，進(jìn)一步落實(shí)人事檔案材料轉(zhuǎn)遞的責(zé)任，使人事檔案所體現(xiàn)的內(nèi)容更真實(shí)，更完整。

四、加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的建立和查詢

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，尤其是計(jì)算機(jī)在人們工作和生活中的廣泛運(yùn)用，使用計(jì)算機(jī)對人事信息記錄和管理具有手工記錄管理無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：查找方便、可靠性高、保密性好等。但信息系統(tǒng)的建立必須要有科學(xué)的管理軟件，需要結(jié)合人事代理檔案的實(shí)際進(jìn)行研發(fā)，建立愈加精確和完備的人事信息數(shù)據(jù)管理庫，可以節(jié)約成本減少風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案管理系統(tǒng)的功能強(qiáng)大，適應(yīng)性強(qiáng)、操作簡單、信息完整，人性化設(shè)計(jì)可以減少檔案查詢的難度。同時(shí)，可借助網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的查詢和報(bào)表功能，為管理人員及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需的人事資料和數(shù)據(jù)，幫助人才服務(wù)機(jī)構(gòu)更好地對人事代理檔案進(jìn)行科學(xué)和規(guī)范的管理。

五、要規(guī)范和加強(qiáng)對代理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理

人事檔案作為重要的人事信息資料，其對于流動(dòng)人員的發(fā)展具有極為重要的影響。所以檔案管理以及組織部門必須嚴(yán)格地按照相關(guān)的規(guī)范和要求進(jìn)行監(jiān)督和管理，同時(shí)建立完善的人事檔案管理機(jī)制，才能促進(jìn)人事檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案代理機(jī)構(gòu)必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加快信息化系統(tǒng)建設(shè)，通過建立代理對象信息數(shù)據(jù)中心的方式，確保代理信息資料的工作狀態(tài)、崗位信息的及時(shí)更新，才能確保代理對象檔案材料傳遞的準(zhǔn)確有效。通過全面收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合的手段，對收集的檔案材料加以科學(xué)整理，去粗取精，力爭保障代理對象的檔案內(nèi)容完整和不斷實(shí)現(xiàn)更新。