如何做好人事檔案管理工作

文/中交一航局第三工程有限公司 高榮欣

人事檔案是企業管理工作的重要組成部分，人事檔案管理工作的優劣直接影響到人事管理工作的好壞，必須要重視起來。在新時期，企業的發展需要創新，而人事檔案管理工作也要緊跟時代發展的步伐進行創新發展。當前，在人事檔案管理工作進展過程中，相關人員需要及時發現工作中存在的各種問題，尋找現代管理對策，以更好地調動企業員工的工作積極性。下面本文進行具體的分析論述。

一、提升各人員對人事檔案管理工作的重視

企業的發展需要有專業的人才支撐，而要想從企業中找到更加專業的人才，人事檔案能夠提供更加客觀公正的評價，因此要做好人事檔案的管理工作，為企業選拔人才提供更加科學的依據。

基于此，相關人員必須要對人事檔案管理工作有深入的認識，更要重視這一工作。人事檔案管理人員要借助企業宣傳媒介，對人事檔案管理工作的重要性進行宣傳，使每個人都能夠充分地認識到這一工作的重要性，進而更好地開展工作。同時，要普及檔案基本知識。檔案法規中對于公民在法律方面的權利以及義務作出了明確的規定，并且要將這些權利和義務轉化成為自覺的行動，所以說，企業的各部門要加大宣傳，為人事檔案的管理工作營造良好的環境。

對于企業領導，要加強人事檔案管理工作，并帶領人事檔案管理人員切實做好各項工作，充分發揮管理者的作用。企業的各級黨委以及相關的人事部門負責人要提高對人事檔案管理工作的重視程度，將相關工作提上日程。

人事檔案管理工作者自身也要樹立正確的管理意識，這對于更好地提升工作質量和工作效率有較大的幫助。

二、規范人事檔案管理工作流程

作為企業，要想更好地發揮人事檔案的作用，更好地為人事管理工作服務，必須要規范檔案管理流程，這是工作的前提和基礎。為此，要做好以下幾點：

第一，必須要保證人事檔案管理工作的程序化，使各項工作都能夠按照程序進行。相關人員要從企業人事檔案的實際出發開展管理工作，建立起完善的管理機制和人事檔案歸檔管理方法，監督相關人員按照要求對人事檔案進行歸檔處理。

第二，檔案收集整理工作要規范，在收集過程中要進行細致的鑒別并確保收集齊全完整，整理歸檔過程中要做到分門別類，文件排列有序，這樣既便于查找，又能夠提升檔案管理的規范性。

第三，健全人事檔案標準化管理設施和技術。在人事檔案管理的過程中，需要有規范性的管理設施和技術，并充分發揮他們的優勢作用，提升管理的效率。要按照檔案管理設施建設的基本要求，配置標準化的設備，并積極引進現代管理技術，實現人事檔案管理的信息化、規范化和現代化。同時需要注意，在對人事檔案進行管理時，要建立起專門的庫房，并設置防火防潮設備，要定期檢查庫房的具體情況。在技術方面，要利用信息化技術，減輕管理人員的工作強度，提升工作效率，使人事檔案的收集、整理以及保存工作的質量有進一步提升。

第四，制定嚴格的管理制度。嚴格的管理制度能夠進一步促進管理者積極的開展工作，并使他們按照管理制度開展工作，實現每項工作的制度化管理。

三、采用現代管理方式，提升人事檔案管理質量

在新時期，做好企業人事檔案管理工作，要采用科學的方法。為此，管理者必須要有現代管理意識，能夠掌握現代管理技術，更好地指導管理工作。

作為管理者，要積極學習檔案管理軟件，并要建立起人事檔案的信息存儲以及信息檢索系統，更好地實現人事檔案資源的合理配置和恰當使用，這樣就能夠使人事檔案在人才培養、干部聘用等方面發揮重要的作用。

四、建立一支專業化的管理團隊

為了提升人事檔案管理質量，必須要根據管理需求，建立起一支高水平且專業化的管理團隊。為此，企業要從實際出發，切實把握好人事檔案管理工作的重要性，對管理者提出具體要求，并根據這一要求構建起專業的管理團隊。

當前來看，人事檔案管理人員的綜合水平較低，管理意識薄弱，且缺乏專業的檔案管理知識，尤其對人事檔案的價值缺乏相應的鑒別能力，這樣導致人事檔案管理工作存在隨意性。基于此，企業要加大對管理者的培訓力度，使其具有現代人事檔案管理技能，并深入了解現代管理要求和內容。同時要學習人事檔案管理軟件知識，熟悉業務知識，成為既懂得計算機操作技能，又懂得人事檔案管理專業知識的復合型人才。

五、結語

新時期，企業之間面臨著激烈的競爭，這種競爭實際上是人才的競爭，因此作為企業必須要做好人事檔案管理工作，為其選拔人才，任用干部提供客觀準確的依據。本文從工作實際出發，簡要分析了做好人事檔案管理工作的對策，希望能夠對今后的工作提供借鑒，更好地發揮企業人事檔案的作用，選拔更優秀的人才，推動企業的可持續發展。