信息化背景下戲劇檔案管理策略分析

文/中央戲劇學院 翟菲

現(xiàn)代化信息技術不斷發(fā)展與進步的當今，也在很多方面對我們生活的各個領域有著不同的改變，檔案工作也不例外。基于傳統(tǒng)意義上的檔案指的是對于大量信息源的具象化載體，而其中戲劇檔案作為其中一類，既可以在狹義的層面單指喜劇演員在舞臺上表演所使用的劇本，也可以從廣義上指代那些與表演有關的文本、音頻、影像資料等。基于信息化發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)形式的戲劇檔案管理必須要與時俱進，做出相應的改變和提升，這樣才能夠使得檔案管理工作更為高效，從而最大限度發(fā)揮戲劇檔案的社會以及經(jīng)濟價值。因此，戲劇檔案管理的信息化和電子化不僅是大勢所趨，更是促進我國文藝事業(yè)蒸蒸日上的重要途徑。

一、淺述戲劇檔案整理的現(xiàn)狀

（一）欠缺完備的管理制度。制度作為工作規(guī)范的前提和保證，一項工作若是沒有相對完備且系統(tǒng)的管理制度，就會使其在很大程度上失去了原有的現(xiàn)實作用。就當前信息化檔案管理的現(xiàn)狀而言，其中最為主要的問題便是欠缺完備的管理制度，正是因為缺少相應的管理制度，使工作效率和質量都得不到很好的保障。而在宏觀角度而言，傳統(tǒng)戲劇檔案的管理制度建設過于滯后，盡管相關部門制定過相應的指導細則，但卻由于沒有得到合理的規(guī)劃和實施而以失敗告終；從微觀角度而言，我國不同地區(qū)和不同曲種類型的管理部門，缺乏對檔案資源的系統(tǒng)化、規(guī)范化且標準化的整合和歸納。

（二）缺乏整理意識及專業(yè)人才。在當代戲劇檔案管理過程中，不僅缺少管理制度的完善與創(chuàng)新，同時也缺少相應的專業(yè)人才，具體表現(xiàn)在當前檔案管理工作人員缺少信息化意識。在戲劇檔案管理的信息化意識方面，由于一些地區(qū)缺少戲劇檔案管理的專職人員，而其中少數(shù)專職人員甚至缺乏對信息化和數(shù)字化技術的認知，這就使得原始戲劇檔案的資料被損壞以及信息化改造的效率過于低下。另外，戲劇檔案的收集與管理過程本身就是認知的提升以及鑒賞能力并存的過程，既要對原始檔案進行歸類和整理，也要通過運用信息化手段來拓展戲劇檔案管理人員的整體素養(yǎng)。

（三）信息化管理效能偏低。由于信息化戲劇檔案管理的效能偏低，這就使其難以實現(xiàn)自身資料價值。然而，目前戲劇檔案大多保存在專業(yè)機構中，在查閱時所需要的手續(xù)也較為繁瑣復雜，且耗時耗力。而這些機構的管理制度也大多是針對專業(yè)研究人士所開放的，對于一些想要進行戲劇文化知識的了解和探索以及興趣驅使的業(yè)余愛好者來說，則會因為缺乏準入門檻而被拒之門外。由此可見，對于當代信息化管理效能偏低的問題若是不能及時解決和改善，就會在很大程度上影響戲劇檔案資料管理的實效性和可操作性。

二、信息化戲劇檔案管理的價值分析

（一）創(chuàng)新檔案管理形式。在戲劇檔案管理的過程中，其主要目標是對戲劇信息的搜集、整理和應用，而傳統(tǒng)式戲劇檔案管理多是以物質檔案，包括圖片、文字和音像制品等多種形式。然而，這種方式并不能很好地發(fā)揮檔案管理工作的應用價值，有很多制約因素例如搜尋難度大、可利用效率低、管理要求偏高等等。而信息技術的不斷發(fā)展為戲劇檔案管理工作帶來了曙光，不僅能夠促進檔案管理工作的效率和質量，也突破了對原有載體的束縛，使得信息資源的調動更為便捷，其開發(fā)潛力也更大。

（二）完善戲劇檔案的管理效能。對于戲劇檔案管理而言，它所追求的兩大目標是檔案以及對檔案價值的開發(fā)，這兩個具象目標都是意在強調對較為重要的戲劇檔案資源的保護。而當前傳統(tǒng)戲劇檔案的管理工作對于這兩大目標的完成情況不容樂觀，其主要原因是紙質檔案較為脆弱，在翻閱的過程中很容易磨損。其次，無論如何保護，物質檔案都存在著一定的損毀風險，例如一些天災這樣不可逆轉的情況。在此情況下，若是將物質檔案信息化后，不僅能避免過多地翻閱所造成的損壞，也可以使其得到更為妥善的保存。再次，由于信息檔案網(wǎng)絡為主要傳播路徑，其所具有的可復制性和共享性等特點，可以在很大程度上保證了戲劇檔案保存的延續(xù)性。

（三）提升戲劇檔案的利用效率。就戲劇檔案管理這一工作而言，其最終是要服務于現(xiàn)實，簡言之，對戲劇檔案管理工作來說，最重要的就是要將其盡可能的應用于現(xiàn)實生活中。而當前戲劇檔案管理的現(xiàn)狀并不理想，所出現(xiàn)的利用效率低這一問題也是很明顯的。首先，多數(shù)戲劇檔案在查閱時需要多重手續(xù)，費時又費力，而這也是出于對文件保護的需要；另一方面，由于很多戲劇檔案保護機構僅對特定研究人員開放，普通大眾對此缺少相關的了解。為了解決這一問題，檔案管理的信息化建設就顯得非常有必要，不僅能改善當前的現(xiàn)狀，也能提升檔案的實際利用效率。

三、基于信息化背景下，戲劇檔案管理的具體策略

（一）充分發(fā)揮網(wǎng)格化電子檔案的作用，提高戲劇檔案管理的效率。在當代網(wǎng)絡信息不斷發(fā)展的背景下，由于本身網(wǎng)絡管理擁有交互性以及與讀者之間的參與性這兩種特性，這對戲劇檔案管理工作人員也提出了更高的要求，相比較于傳統(tǒng)方式的檔案保管方式而言，普通大眾通過網(wǎng)絡的搜索便可以查詢到相應的資料。因此，為了能夠更好地滿足大眾的查詢需求，工作人員就必須要充分發(fā)揮網(wǎng)格化電子檔案的作用，切實地提高戲劇檔案管理的效率，簡言之，管理人員必須要做好兩方面工作：一方面，提高查詢搜索的方便快捷程度；另一方面，及時更新戲劇藝術檔案的資料。

在建立了相應的戲劇藝術檔案后，就自然要為廣大搜尋者提供強大的搜索功能。對于前來查詢的查閱者而言，并不是只有那些具有專業(yè)知識和素養(yǎng)的學術研究者，也包括渴求戲劇知識普及的大眾。而且，很多人查詢的原因很簡單，可能只是因為一首歌或者一個印象，從而激起了查詢興趣，在查詢時甚至都不知道所要查詢作品的具體名字。因此，在這種情況下，就必須要有一個強大的搜索系統(tǒng)來幫助使用者進行更為精準的查詢，而且不能僅限于查詢到作品的名字，更要在檔案中發(fā)掘標簽、尋找關聯(lián)且利用想象練習，這樣才能增強相關度的搜尋能力，從而切實地提高戲劇檔案管理的效率。

（二）完善戲劇檔案相關信息的搜集與整理。對戲劇檔案信息的搜尋和歸納整理工作而言，不僅作為戲劇檔案管理的基礎，同時也是實現(xiàn)戲劇檔案信息化改進的必要步驟之一。在當前時期，對于戲劇資料的搜索以及歸納整理搜索主要包含兩方面，戲劇檔案和新興檔案的搜集和整理。而對于前者來說，大多數(shù)保存在院團、高校或者各大文史館中，搜集和整理的難度較小；而對于后者而言，由于戲劇本身的藝術種類繁多，隨著時代的變遷也會隨之而產(chǎn)生相應的變化，進而呈現(xiàn)出十分顯著的時代特征，在整理時不僅要考慮戲劇資料的歷史性也要顧及其時代性，這就使得整理過程難度較高。對此，有關管理部門就必須要構建一個完善的檔案搜集體制，在搜集資料的過程中也要對所需搜尋內容和目標，以及要求都需要做出明確的規(guī)定，這樣才能提升戲劇檔案的實效性以及全面性。除此之外，為了能夠更好地發(fā)揮信息整理和搜集系統(tǒng)的有效作用，也務必要整合搜尋機制以及信息管理的相關平臺，從而促進戲劇檔案的信息搜集與整理的工作。

（三）構建相應的戲劇檔案管理平臺。在信息時代，檔案管理的主要追求以及核心目標之一便是構建相應的信息管理平臺，也是提升戲劇檔案的信息化管理整體效率的必然載體。而戲劇信息管理平臺的側重點則是要控制現(xiàn)場的技術資料，其主要的目標是要實現(xiàn)戲劇檔案的實時共享和互換，這對于戲劇檔案資料和信息的整理、歸納和應用都具有非常重要的現(xiàn)實作用。另外，信息管理平臺中所存儲的信息本身是以數(shù)字化信息的形式存在，實現(xiàn)了信息的實時交互、傳遞和共享。除此之外，管理工作人員也可以通過該平臺這一重要載體，進而實現(xiàn)動態(tài)化的管理目標、動態(tài)采集與發(fā)布等內容，相較于傳統(tǒng)檔案管理的舊系統(tǒng)來說，其具有更為準確且效率也更高的優(yōu)勢。

（四）注重于對戲劇檔案資料的開發(fā)、管理與利用。在信息化戲劇檔案管理的過程中，其開發(fā)與利用也是應有之義，如前文所述，傳統(tǒng)戲劇管理方式存在著很多的不足，并且在很大程度上影響了對戲劇檔案本身所具有的開發(fā)價值。對此，管理人員可以基于相關檔案管理系統(tǒng)，進而構建更為全面的查詢發(fā)布系統(tǒng)，不僅可以幫助專業(yè)學術研究人員進行查詢，也方便普通戲劇愛好者的查閱。此外，為了最大化保證戲劇檔案的安全性，檔案管理人員可以通過給予不同用戶不同權限的方法來進行有序管理，其中部分用戶只有獲得準入資格后，才能夠進行資料的瀏覽及下載。由此可見，信息化檔案管理這一形式，不僅能夠突破時間的限制，也能有效提升戲劇檔案本身所具有的實用性價值。

四、結語

綜上所述，當前戲劇檔案的信息化管理在制度、意識、人才資源、效率等多方面都存在一定問題，在很大程度上也制約了戲劇管理工作的進程。然而，對于戲劇檔案管理所具有深層次意義和使用價值而言，也在不斷推動其管理方式的改革。基于此，信息化戲劇檔案管理在宏觀背景下呈現(xiàn)出更為鮮明的優(yōu)勢，這就需要戲劇檔案管理人員從戲劇檔案管理的現(xiàn)實需求出發(fā)，滿足新時期新要求以及人們對戲劇文化的更多需求，這樣才能幫助我國戲劇文化傳承與發(fā)展，不斷提升信息化戲劇檔案的使用效率。