提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑探討

文/延吉市衛生和計劃生育局 劉丹 南英

衛計局檔案工作是記錄衛生計生事業發展歷程、維護歷史真面貌的一項重要工作。近年來，隨著時代的發展和社會的不斷進步，衛生計生檔案管理工作逐漸進入了現代化，進而對檔案管理人員提出了更多更高的要求。但在實際的衛生計生檔案管理工作中，尤其在衛生與計劃生育機構合并過程中，衛生計生檔案管理工作還存在很多問題，為改革發展帶來了不利影響。因此必須要進一步加強對衛生計生檔案管理工作的重視，提升衛生計生檔案管理科學化水平。

一、當前衛生計生檔案存在的問題

（一）檔案科學化管理的基礎設施不完善。我國自2013年開始實施衛生和計劃生育部門的機構合并，我局也于2014年10月完成機構合并。新組建的衛計局由于辦公場所的變化、人員的重新調整、經費的限制、衛生和計劃生育原有的檔案、卷宗只是簡單地歸理到一起。管理上和基礎設施上都有待于進一步完善。

（二）檔案科學化管理的制度不健全。在衛生計生檔案管理工作中，加強對檔案管理工作相關制度建設是非常重要的。在實際的檔案管理工作中，目前缺乏明確的標準化體系，造成了在檔案管理工作中，發生檔案丟失的情況，對于檔案的查找造成了一定程度的影響。

（三）檔案管理方式落后。隨著的社會的不斷發展，很多單位的檔案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些單位在檔案管理上還停留在傳統的管理模式中，尤其在單位領導重視程度不夠的情況下。沒有專職檔案管理員，有些兼職的檔案管理員專業能力有限，再加上不能及時接受規范化檔案管理培訓，檔案管理的方式方法都不能滿足科學化管理水平要求，從而導致不能夠很好地適應新時代對檔案管理工作的需要。

二、實現衛生計生檔案管理科學化水平提高的路徑

（一）提高對檔案管理工作的重視。首先衛計局領導干部要加強對檔案管理工作的思想認識，從而帶動職工增強檔案管理意識，形成良好的檔案管理氛圍。可以對檔案管理人員加強專業技能培訓，引導檔案管理人員根據時代的發展及時更新專業知識觀念，推動衛計局檔案管理工作長遠發展，

（二）實行電子化與紙質化檔案管理相結合。在現階段，衛生計生檔案管理工作中主要以紙質檔案管理為主，但是隨著社會的不斷進步，電子檔案管理作為發展的必然趨勢正逐漸被人們所接受，所以對電子檔案的管理工作提出了更高要求，需要實現對電子檔案和紙質檔案管理的完善，達到更方便查閱的效果。另外在電子檔案管理中，需要對網絡安全因素進行控制，提升電子檔案的安全性。在實際工作中，需要對電子檔案進行備份，防治電子檔案出現丟失的情況。

（三）加強檔案管理專業人才的培養。在衛生計生檔案檔案管理工作中，檔案管理人員作為管理的主體，其能力素質是非常重要的一部分。隨著檔案管理科學化水平的不斷提升，對檔案管理人員提出了更高的要求，所以必須加強對檔案管理人員綜合素質的培養。首先，需要對檔案管理人員的職業道德進行培養，作為檔案管理人員如果沒有責任心，檔案管理工作就不能很好地開展，所以必須加強對檔案管理人員的職業道德的培養。二是，需要對檔案管理人員的專業理論和知識進行培訓，提升檔案管理人員的專業知識理論。

（四）提高衛生計生檔案管理的規范性。檔案管理工作具有一定的復雜性，所以必須有專業檔案管理人員來負責。需要根據檔案科學化管理水平提升情況，不斷地完善檔案管理制度，從而更好提升檔案管理的規范性。單位應當建立合理的檔案管理制度，為檔案管理人員提供相關依據，從而更好地規范檔案管理工作。

（五）不斷更新服務理念，創新服務手段。在檔案管理工作中，要不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響力。認真做好衛生計生檔案和資料的征集、接收和開發利用工作，使檔案工作服務貼近“中心”、貼近社會、貼近群眾、貼近現實。

三、總結

為有效提高衛生計生檔案管理的科學化水平，衛生計生部門應注重及時總結、提煉好的檔案管理經驗做法，汲取先進管理模式，采取有效措施提高檔案管理人員的專業能力和業務水平，積極引進科學管理理念，嚴格規劃檔案管理程序，只有這樣才能迎合時代發展需求，提升衛生計生檔案管理水平，進而更好地為人民提供服務，推動社會穩定和諧發展。