探討新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

文/云南省昭通市政協(xié)辦公室 王德英

在機(jī)關(guān)單位的管理工作中，檔案管理作為一項(xiàng)基本性工作，對(duì)機(jī)關(guān)單位其他工作起到參考性作用，其不僅能夠有效的提供參考資料，而且在積極規(guī)范單位的各項(xiàng)工作中能提供重要的憑證。因此，強(qiáng)化和創(chuàng)新機(jī)關(guān)單位檔案工作的實(shí)質(zhì)性管理，一方面可以提高工作效率，另一方面也可以對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的開(kāi)發(fā)。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀分析

檔案管理的重要性對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言是顯而易見(jiàn)的。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作并不只是存檔、歸檔類的簡(jiǎn)單性工作，而是要全面反映單位發(fā)展歷程，檔案管理與其他工作相輔相成，其工作質(zhì)量對(duì)機(jī)關(guān)單位未來(lái)的發(fā)展建設(shè)有重要影響，是管理內(nèi)容中不可忽視的工作環(huán)節(jié)。

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的具體情況以及實(shí)際發(fā)展，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位普遍存在的弊端，無(wú)論是單位管理部門還是檔案管理員都沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在管理職責(zé)和年度考核上也沒(méi)有將檔案管理列入考核指標(biāo)，使得檔案管理工作流于形式，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，更成了單位工作的管理漏洞。同時(shí)，就當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作人員的工作意識(shí)不夠，應(yīng)付心態(tài)嚴(yán)重，使得這項(xiàng)工作失去了本來(lái)的意義，嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)單位的工作效率以及檔案管理工作的提升。

（二）對(duì)于檔案管理工作的管理手段相對(duì)較為落后。當(dāng)前單位只注重檔案收集、整理以及保管等基礎(chǔ)片面性工作，普遍以為只要做到保證檔案不丟失、不破損就是盡到了責(zé)任義務(wù)，從根本上忽視了對(duì)檔案資源的再次開(kāi)發(fā)與利用。不同行業(yè)、不同部門的檔案均是記錄發(fā)展歷程的重要寶貴財(cái)富，通過(guò)對(duì)這些檔案資源的合理開(kāi)發(fā)利用，可以提高單位的發(fā)展進(jìn)程，促使單位不斷進(jìn)步。但由于檔案管理手段的落后致使寶貴的檔案資源充當(dāng)了擺設(shè)，使得檔案管理工作缺乏連貫性，更使檔案管理工作長(zhǎng)期滯后，得不到快速進(jìn)步與發(fā)展。

（三）對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)力度不夠。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作而言，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低與檔案管理工作的質(zhì)量是相輔相成的，縱觀當(dāng)前現(xiàn)狀，檔案管理人員普遍不是專職人員，對(duì)檔案管理工作不能做到堅(jiān)守崗位，缺乏專業(yè)性以及綜合素質(zhì)能力，并且單位在管理經(jīng)費(fèi)方面投入力度不夠，不能切實(shí)保障檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)力度，致使檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊，檔案管理工作效率低下。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

檔案管理在機(jī)關(guān)單位中起著較為重要的作用，在新時(shí)期科技飛速發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，存在許多弊端，甚至阻礙了檔案管理工作的全面科學(xué)發(fā)展。因此如何對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，是當(dāng)前需要重視的問(wèn)題。

（一）完善檔案管理的規(guī)章制度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面，完善檔案管理的規(guī)章制度是提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作最直接的方法，從工作實(shí)際出發(fā)，對(duì)癥下藥，建立相應(yīng)的管理制度。從制度上改進(jìn)，不僅可以促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范高效地運(yùn)作，而且對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)合理的發(fā)展提供了理論支撐。另一方面，提升檔案管理人員的專業(yè)性與素質(zhì)修養(yǎng)是健全檔案管理機(jī)制最有效的途徑，從崗位職責(zé)和工作能力兩方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)責(zé)任感，樹(shù)立正確的職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理工作的理論與實(shí)踐性認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展。

（二）在檔案管理工作中充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)于目前檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)、新的要求。因此，如何將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中是一項(xiàng)迫切需要解決的問(wèn)題。為了提高檔案資料的整理力度，將運(yùn)用檔案管理軟件落實(shí)到工作實(shí)處顯得尤為重要。建立數(shù)字化管理，將原本傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用快速篩選檔案資料中重要的決策信息。借助于先進(jìn)的檔案管理手段，機(jī)關(guān)單位檔案管理水平將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（三）創(chuàng)新檔案管理運(yùn)作模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。首先要做到檔案資料有固定存放空間并對(duì)其實(shí)施現(xiàn)代化管理，大力應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控的同時(shí)還應(yīng)對(duì)檔案的存放環(huán)境進(jìn)行設(shè)置，從而解決檔案存放環(huán)境的安全性問(wèn)題。其次，建立數(shù)字化檔案管理模式，快速檢索檔案目錄與內(nèi)容，利用專門的檔案管理軟件對(duì)檔案資源提供篩選系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。第三，實(shí)現(xiàn)檔案上網(wǎng)功能，建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)便捷性與快速性的優(yōu)勢(shì)，使檔案的現(xiàn)代化管理不再只是空談。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，各行各業(yè)都在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，調(diào)整各自的發(fā)展方向。機(jī)關(guān)單位作為具有公共服務(wù)性質(zhì)職能的單位，更需要走在變革創(chuàng)新的前列，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，跟上快節(jié)奏的現(xiàn)代社會(huì)步伐，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作還存在許多問(wèn)題，從而制約了單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)發(fā)展，因此為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方法，做到與時(shí)俱進(jìn)，以此來(lái)提高我國(guó)在新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理的內(nèi)容與層次。