關于加強社區檔案管理工作質量的有效策略探析

文/洮南市人力資源和社會保障局團結街道勞動保障事務所 孫佳堯

社區檔案管理主要包括的內容有：老齡檔案管理、人口和計劃生育工作管理、衛生、文化以及社區的服務管理等，可以說是涵蓋了社區內的所有內容和事項，是一項比較全面的管理工作。

一、社區檔案管理的現狀

（一）管理制度。現階段，社區內已經建立了相應的檔案管理制度，完善了檔案管理的相應流程，提升了檔案管理的安全，這為提升社區檔案管理的質量奠定了堅實的基礎。同時，一些社區還對檔案管理工作的相應各項職責進行了明確的劃分，并根據管理的內容制定了有效的管理方式。不過從綜合管理工作的情況來看，社區檔案管理制度還存在著一些弊端，比如檔案銷毀制度以及工作交接制度等，還存在著一定的漏洞，進而影響了檔案管理工作的開展。另外還有些單位，檔案管理人員自身的認知能力較差，對制度的實施力度也較低，進而使得檔案管理工作停留在表面，無法進行深入地開展。再加上制度的建立與國家的標準規定存在一定的空隙，導致資金以及設備還存在很多的不足之處，影響了社區檔案管理工作的運行。

（二）硬件設施。社區檔案管理中存在的普遍現象是硬件設施較差，一些單位的檔案管理設備還以鐵皮柜為主，這導致檔案丟失現象頻發，加之一些單位內配設備不齊全，缺乏相應的監控設備，從而加大了檔案損毀的可能性。另外，信息技術的應用水平較低，也使得檔案保存還停留在紙質材料上，這會大大降低檔案管理工作的水平，增加了管理的難度。

（三）管理體系。部分社區已經在檔案內管理工作中制定了一套較為完善的管理體系，管理工作的效率有了明顯的提高，不過還是有一些部門在檔案管理工作中存在問題，比如說管理體系的不完善、運行的效率較低等，嚴重影響了檔案管理工作的開展。還有些單位在檔案管理過程中，出現業務部門過多干涉管理部門事務的情況，這使得檔案管理工作無法按照相應的規范實施，影響了管理工作的效率和質量。

二、提升社區檔案管理工作質量的對策

（一）創新管理模式。1.完善檔案管理機制的構建。為了保證檔案管理工作的正常開展，除要提升管理的水平外，還應加強與其他各部門之間的聯系，完善檔案管理機制，對檔案管理工作進行科學的規劃。同時還要加強政府等部門對檔案管理工作的監督和檢查作用，及時發現管理中存在的問題并加以改善，以提升管理的效果。2.合理規劃檔案管理工作。從實際出發，根據社區現有的軟硬件條件對檔案管理工作的內容進行管理，并提升資源的共享效率，完善檔案管理中所需的相應設施，有效解決檔案管理工作中存在的問題。同時還要加強檔案管理工作的監督和管理力度，提升管理工作的效率，保證檔案管理工作的質量，促進管理工作的快速發展。3.加強網絡管理體系的構建。信息技術的不斷完善，為各行業工作效率的提高起到了重要的推動作用，因此在進行檔案管理過程中，我們也應合理的利用現今的信息技術能力，加強網絡管理平臺的構建，從而促進各部門之間進行有效的連接，合理的優化資源配置，提升檔案管理工作的水平，滿足居民檔案使用的需求。

（二）構建數字化檔案管理模式。1.擴建檔案范圍。擴建檔案范圍對滿足居民使用檔案的需求提供了便利。范圍的擴建可以幫助管理人員更好地掌握住戶的檔案信息，完善住戶的檔案內容，從而掌握住戶的生活所需，之后管理人員可以通過這些收集的資料，進行相應信息的收集和整體工作，并利用網絡信息平臺定期進行公布，以滿足住戶的需求，提升檔案管理的服務質量。2.提升管理水平。建立完善的檔案管理體系，完善軟硬件設施的建設工作，并加強檔案管理人員數字化培訓的力度，以減少檔案管理過程中問題產生的頻率，提升管理工作的水平，保證數字化檔案管理工作的開展。

（三）構建完善的服務體系。1.提升個性化服務質量。首先，對原始資料進行深入挖掘，并實現原始資料的信息化，保證其價值的充分展現；其次，加強文獻的服務質量，根據資料的內容將住戶的生活情況進行合理的展現，從而提升檔案管理工作的實效性。2.提升資源服務的質量。提升資源服務的質量，有針對性地構建完善的管理服務體系，解決檔案管理中存在的問題，提升檔案管理工作的質量。首先，要明確檔案使用人員的需求，并結合已經發展建設的社區信息化檔案管理系統，實現對檔案數據信息的電子化有效傳輸。其次，由專業人員輔助社區居民辦理好具體業務，以滿足不同用戶對不同類型檔案的需求。

三、結束語

總而言之，為了保證社區檔案管理工作的順利開展，就需要我們結合實際情況，制定合理的管理模式，并利用信息技術提升管理工作的水平，完善管理體系的構建，保證社區檔案管理工作的有效性。