論教學檔案數字化管理存在的問題及對策

文/湖南食品藥品職業學院 尹黎莉

在學校運行和發展過程中，教學檔案的作用不容忽視，教學檔案全面真實地記錄了學校的教學和管理狀況，通過教學檔案中的文字、圖像、實物等可以對學校的教學和管理質量進行科學評估，有利于學校的健康發展，教學檔案的管理工作不容忽視。當前，信息技術蓬勃發展，給各個行業都帶來了巨大變革，教學檔案管理也進入了新的階段，數字化管理方式逐漸得到認可和普及，但是對大多數學校來說，教學檔案數字化管理還不完善，急需針對存在的問題研究切實可行的解決策略。

一、教學檔案數字化管理中存在的問題

（一）學校教學檔案數字化管理意識有待培養。近年來，隨著計算機在教學中的普及，很多教學檔案都實現了電子化，但是教學檔案的數字化管理還處于起步階段，學校普遍缺乏數字化管理的意識。首先，學校管理者對教學檔案的數字化管理不夠重視，科學管理意識淡薄，認為對教學檔案進行數字化管理沒有必要，導致教學檔案的利用率較低，無法真正發揮應有的作用。其次，學校對教學檔案數字化管理缺乏總體規劃和布局，沒有把其列入學校的總體發展計劃，因此在資金方面有所欠缺，導致教學檔案數字化管理缺乏先進的設備和技術支持，阻礙了其順利發展。

（二）教學檔案數字化管理的技術和制度落后。教學檔案要實行數字化管理必須有先進技術和管理制度支持，但是當前這一方面還比較落后。首先，很多學校的教學檔案管理受到傳統模式影響較大，對計算機和信息技術利用不足，缺乏先進的檔案管理軟件和系統，不僅教學檔案的錄入效率低下，還導致教學檔案查詢不便，無法充分發揮教學檔案的作用。其次，教學檔案信息化管理缺乏先進的管理制度，重復建檔、檔案利用率低的問題突出，另外管理制度落后導致檔案的安全性較差，病毒侵襲、數據丟失事件時有發生。

（三）教學檔案數字化管理人員素質有待提高。教學檔案的數字化管理需要高素質的管理人才，但是目前的教學檔案管理人員素質普遍較低。首先，很多學校缺乏專職的教學檔案管理人員，大多是兼職管理檔案，工作專注度不夠，無法全心全意投入到檔案管理中，導致教學檔案的數字化管理進程緩慢。其次，學校的教學檔案管理人員通常年齡較大，自身知識和技能落后，同時他們的信息素養普遍較差，對當前的計算機和信息技術了解不足，數字化檔案管理技能較差，無法滿足教學檔案數字化管理的要求。

二、教學檔案數字化管理順利開展的策略研究

（一）提升對教學檔案數字化管理的重視程度。數字化是教學檔案管理發展的必然趨勢，因此學校要從思想和行為上加強重視。首先，學校管理者要認識到教學檔案數字化管理的作用和重要性，通過教學檔案的數字化管理學?？梢愿尤婵陀^地評價教師的教學工作和學校的管理工作，并在此基礎上制定有效的改進策略，促進學校的全面健康發展。其次，學校要將教學檔案數字化管理列入學校的建設目標，加大資金投入，配置檔案管理的硬件和軟件設施，例如計算機、數字化管理軟件等，要進行及時的維護和更新，提高數字化管理的先進水平，為檔案數字化管理的開展奠定基礎。

（二）建立規范的教學檔案數字化管理機制。要保證教學檔案數字化管理的順利推進，需要建立規范的運行機制，以保證數字化檔案管理技術的引進和管理的規范性。首先，改進和創新教學檔案數字化管理技術，如軟件方面，引進先進的教學檔案輸入、管理和查詢軟件系統，提高輸入和查詢的效率，同時保證教學檔案可以完整全面地呈現，為教學管理提供依據。其次，建立規范的檔案管理制度，教學檔案錄入、查詢、共享等都要遵循一定的流程，保證教學檔案管理的科學性。再次，要重視教學檔案的安全管理，建立安全防護系統，并安排專人負責，明確檔案數字化管理的具體職責，防止病毒侵襲和數據泄漏的發生。

（三）打造教學檔案數字化管理的人才隊伍。教學檔案的數字化管理離不開高素質的人才隊伍，學校要重視檔案管理人才的培養。首先，教學檔案的管理工作要有專人擔任，盡量杜絕兼職現象，保證管理人員隊伍的穩定性和專注性，才能更好地提升管理隊伍素質。其次，定期組織教學檔案管理人員進行培訓和學習，通過培養要求檔案管理人員能夠熟練掌握檔案管理的計算機網絡知識和技術，例如能夠對教學檔案信息進行提煉加工，能夠熟練運用檔案管理軟件完成檔案的錄入查詢等工作，能夠通過網絡搜集相關信息，全面提高檔案管理人員的信息素養和綜合素質。

三、結語

總之，教學檔案數字化管理對學校的長遠發展意義重大，學校要充分運用現代信息技術，積極推進教學檔案數字化管理進程，建立科學的教學檔案管理體系，以保證教學檔案發揮應有的作用。同時，要認真總結當前教學檔案數字化管理中存在的問題，及時轉變觀念、增加投入，對教學檔案的數字化管理模式進行有效的健全和完善，讓教學檔案可以發揮更大的作用和價值。