企業境外檔案管理思考

文/中國交通建設集團有限公司 楊愛云 劉月艷

企業境外檔案管理對“全面建設世界一流企業”和服務國家“走出去”“一帶一路”倡議有著極其重要的現實意義和深遠的未來意義。為了支撐企業服務國家倡議，我們深入開展了境外檔案工作調查研究，認真總結境外檔案管理成功經驗，查找影響和制約境外檔案管理的突出問題，為做好境外檔案管理進行了有益的思考。

一、境外檔案管理調研情況

我們對境外區域機構及其管轄的部分辦事處、公司、項目，從境外機構所在國的檔案管理法律法規、境外檔案規章制度、檔案人才隊伍建設、實體保管情況、信息化開展情況、檔案利用情況、駐外機構及項目的運轉情況、保密情況等方面進行了調研。

二、境外檔案管理現狀及存在問題

（一）檔案管理體系不健全。隨著企業境外業務的不斷拓展，檔案管理的劣勢不斷凸顯，境外機構檔案管理的監督指導檢查培訓及境外機構自身的檔案管理體系不健全，缺少基本的收集體系，從檔案的形成前端不規范導致了整理過程及歸檔移交的滯后，無法適應境外業務快速發展的需要。

（二）檔案管理制度不完善不統一。境外機構制定了部分檔案管理制度，但目前的制度不健全不完善，不能滿足檔案實際管理需要。同時因屬地化開展業務的需要，檔案語種包括中文、英文及阿拉伯語等，屬地檔案管理制度也體現出多樣性，境外機構在檔案管理與實施過程中會產生偏差。

（三）檔案管理專業人員缺失。除了極少數境外機構配備專職檔案人員外，大部分機構檔案人員少且身兼數職、流動性大，檔案人員管理網絡不完善，無法滿足檔案基礎業務的學習、宣貫、管理等要求，使檔案管理工作缺少抓手，導致檔案管理體系不健全、制度不完善、實施無法落地。

（四）檔案資源管理不規范。部分重大項目采用國內相應竣工資料管理標準，項目檔案管理較為規范。但普遍存在管理不規范問題。一是文書檔案管理缺乏專業性。文書檔案按照收發文件進行整理歸檔，未按照《歸檔文件整理規則》進行整理，存在處理結果不閉合，事件的辦理結果、總結、報告等非紅頭的重要文件歸檔不齊全的情況。二是科技檔案管理缺乏系統性。項目的前期立項、合同等文件未按照科技檔案管理辦法進行立卷，無法與建設中形成的竣工檔案進行統一歸檔。項目建設中重視竣工資料的整理歸檔，忽視了項目建設中產生的綜合、經營、黨建、文明施工等管理性文件，而這些恰恰反映了項目建設的經營與管理理念，體現了境外建設項目的管理方法與經驗總結。

（五）檔案實體保管條件較差。部分境外機構設立了檔案庫房，配備了一定數量的密集柜或文件柜。但受辦公場地限制，項目受臨時機構的制約，無法保存和管理大量的項目檔案。項目檔案分散保管在各項目部，而有的項目檔案存放在集裝箱內，無法滿足保管要求，不利于檔案的長期保管，影響檔案的完整性和安全性。境外檔案受地域及社會環境影響，檔案的保密風險仍然存在不可控的因素。

（六）檔案信息化建設尚未開展。盡管部分境外機構建立了辦公系統，項目部建立了資料管理系統，但是未建立與檔案管理系統的連接，使文件無法及時收集、整理和歸檔，檔案資源分散保存在業務系統中，檔案利用嚴重受限，無法實現境外信息資源共享，很難充分發揮境外檔案的價值。

（七）檔案利用需要與供給矛盾突出。境外業務的開展時刻需要檔案的支撐，從前期投標、項目建設、運營管理到后期移交，都反映出對檔案利用的強烈需求，但受檔案管理人員、方法及手段的限制，導致形成檔案的系統性差、完整性缺失，無法滿足利用需求。

三、境外檔案管理思路

境外檔案管理是“一帶一路”倡議實施的重要管理支點，是境外業務管理體系的重要組成部分，加強境外檔案管理防控境外風險，是提升全球運營把控能力的關鍵一環。境外檔案管理是一項系統工程，通過調研發現，其體系架構到管理手段都與現行檔案管理制度標準存在較大差距，提升境外檔案管理的專業化、制度化、標準化和系統性任重道遠。通過調研，結合管理現狀，我們提出建立境外檔案管理中心，從境外檔案管理架構設計、組織體系、制度體系建設到人才隊伍建設入手，夯實境外檔案基礎管理，運用數字化、信息化等現代先進管理手段有效利用和調配檔案資源，提升境外檔案管理能力和管理價值的初步建設思路，循序漸進不斷前行，以期支持全面實現“一帶一路”境外發展規劃。

（一）境外檔案中心建設基本原則。境外檔案工作在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理。

（二）境外檔案中心建設目標。根據企業境外機構建設規劃及管理要求，境外檔案中心擬建立在境外業務基礎好、對企業貢獻大、系統內單位多、需對區域進行統籌管理、實現區域投資轉型升級的境外機構所在的國家區域。成熟一個，建設一個，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全，為境外機構在境外落地實施“一帶一路”倡議，有效推動境外業務區域化、屬地化、專業化發展，依法合規經營，拓展境外業務，綜合防范境外風險，完善境外發展和管控體系提供有力支撐。

（三）境外檔案中心建設職能界定。以境外機構為依托，建立境外檔案中心，行政上接受境外機構、境外業務部門的領導，業務上接受企業檔案管理部門的監督指導。企業檔案管理部門負責統籌規劃、制定境外檔案中心的建設方案，境外業務部門作為企業境外工作的職能管理部門，負責建設實施和具體管理。境外檔案中心作為境外機構的一個部門，其組織架構納入境外機構的管理體系，承擔將檔案管理向境外延伸的職能，實施境外機構及其所轄機構、項目的檔案管理、培訓、指導、監督及檢查工作，真正實現“業務開展到哪里，檔案管理與服務就延伸到哪里”。

（四）境外檔案中心建設條件及選址。保管境外檔案的庫房或場所應當符合檔案安全保管要求，配備必要的設施設備。管理體系較為完備，辦公場所為自行購買的土地，具有土地使用權，具備開展檔案工作及安全保管的基本條件。

（五）建立境外檔案管理體系。明確境外機構為該區域檔案管理的統一領導機構、境外檔案中心為具體辦事機構，境外機構及所轄機構、項目進行分級管理的管理體系，搭建完整系統的檔案工作網絡，設立檔案管理領導小組。配備專職檔案人員，可在企業內或提供檔案專業服務的第三方機構，選拔具有一定專業基礎和實踐經驗的中方管理人員，通過國家檔案局取得上崗資格證，并在企業檔案管理部門培訓實踐學習合格后，上崗進行境外檔案中心業務管理，如崗位變動時，上報境外業務部門進行備案。在此基礎上，建立以檔案中心為核心，各部門、各機構及各項目部為基礎的全覆蓋檔案管理網絡，在管理活動各環節中使檔案工作形成網狀管理體系，形成由不同層級負責人和檔案人員根據職責范圍逐級負責落實的管理機制。

（六）建立境外檔案制度體系。由境外檔案管理中心結合企業及屬地化情況制定符合該地區檔案管理實際、統一規范的檔案管理制度體系，考慮境外檔案工作的特殊性，可適當放寬檔案工作的標準要求，以便加強境外檔案設施建設、檔案人才建設，有針對性、有計劃地開展檔案歸集、整理、驗收及移交工作，逐步提高檔案管理水平。將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入境外機構內控管理制度。境外機構應根據業務范圍、國家地區的差異性，因地制宜地制定自身檔案管理辦法及實施細則，并報上級管理單位審批，逐步實現境外檔案管理規范化，在未設立檔案標準的地區推行中國檔案標準落地。

（七）境外檔案保管。按照所在國相關法律法規，結合項目業主要求和承建單位等實際情況，根據檔案重要程度，分級分類管理境外機構、項目檔案，確保該區域及其項目檔案的完整、系統、安全及便捷高效利用。為有效降低項目竣工交付后實體檔案管理分散問題，探索選取在基礎條件較好的境外機構，按國別相對集中統一保管實體檔案模式。所有境外機構應將檔案管理體系文件包括檔案制度、檔案人員、檔案分類、各類檔案目錄、資源數量、存放保管、安全情況及信息化情況等上報境外檔案中心及投資主體或母公司進行備案管理。境外機構住所地符合檔案安全保管要求并配備必要的設施設備，可以存放檔案；不具備檔案安全保管條件的，應當按照投資管理隸屬關系將檔案存放于就近的安全場所；無法達到安全保管要求的，將重要檔案運回國內，交由投資主體或母公司保管。上述條件都不具備的，移交國內投資主體或母公司保存數字化副本及其全部電子檔案。境外檔案工作任務結束后或境外單位撤銷時，應當及時對檔案進行鑒定。經鑒定需要銷毀的，在履行銷毀程序后可就地銷毀；需要繼續保存的，按照投資管理隸屬關系向就近的境外機構或投資主體或母公司移交。運輸、傳輸境外檔案及其復制件應當加強安全和保密，確保檔案完整、安全；傳輸檔案數字化副本采用加密方式進行。

（八）境外檔案人才隊伍建設。境外檔案中心及大型項目應設立專職檔案人員，結合境外項目工程資料管理屬地化，項目的工程資料日常管理中可嘗試引進當地雇員，充實檔案人才隊伍。可聘請第三方專業機構。借助國內專業檔案管理團隊，解決檔案人員緊缺，逐步實現規范管理，確保檔案的完整、系統和安全。邀請有資質的檔案培訓機構和專家到境外各片區定期舉辦培訓，或是采用網上遠程視頻培訓，或將檔案培訓課件提供給境外檔案人員自學，為駐外機構專兼職檔案員提供專業性、系統性的基礎培訓和繼續教育培訓，提高檔案業務素質與管理能力，逐步解決境外機構檔案人員更替頻繁的問題。

（九）境外檔案信息化建設。境外機構遠離企業總部，分布在世界各地，為了滿足境外機構的工作需要，在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，開發統一的檔案管理系統平臺，充分利用信息化手段實現企業各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規范化；打破境外機構條塊分割，有效整合不同區域內各機構的檔案資源，實現境外機構不同地域人員之間的檔案信息資源共享，推動檔案資源科學配置和高效利用，加快境外檔案管理的現代化步伐。

（十）境外檔案數字化建設。為了便于利用并發揮庫存檔案價值，加快開展境外存量檔案數字化工作。境外檔案應當建立目錄數據庫，重要檔案進行全文數字化，并定期做好備份。對于有些檔案數字化機構較少的地區，同時考慮到檔案的保密性，可借助國內具備信息安全服務資質和能力的專業數字化隊伍的力量，解決人員緊張與專業設備成本高的問題，實現檔案信息資源統一收集、統一管理、統一存儲、統一利用。

（十一）境外檔案安全應急管理。境外檔案應急預案應當納入境外安全應急管理體系并定期演練。檔案安全受到威脅時，按照預案采取有效保護措施。