企業檔案管理實踐

文/福建水口發電集團有限公司 汪文

未曾想到檔案管理會是我一生的職業，雖然大學里學的是歷史專業。當然歷史和檔案密不可分，檔案的一個重要作用就是為編史修志提供原始的素材，除此之外檔案還有其他廣泛的社會作用，如行政、業務、文化、法律、教育等方面。在企業里，檔案的作用主要體現在它的行政和業務作用上，它起到重要的憑證和參考作用，為企業的經營業務活動提供信息支持和保障。

企業檔案是“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。由于我所在的行業及所在的企業對檔案的重視，使得公司的檔案管理相當規范。

一、建立完備的檔案管理體系

公司從成立之初就建立了檔案室，配備了專職的檔案管理人員，集中統一管理公司的全部檔案。各部門還設有兼職的檔案員，負責管理本部門的文件材料并按時向檔案室移交。公司明確規定了專兼職檔案人員的崗位職責，并對檔案工作的完成情況進行定期考核。

公司建立健全了檔案工作的各項規章制度如檔案工作管理制度、文件歸檔制度、借閱制度等一系列的管理制度，另外還建立了檔案工作責任追究制度，對泄密、破壞檔案的行為進行責任追究，制定了檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害應采取的措施。

二、檔案的各項管理制度

（一）文件的歸檔制度。明確文件的歸檔范圍及保管期限和歸檔時間。不同檔案類別保管期限不同。如文書檔案分為永久、30年、10年，科技檔案分為永久、長期、短期。歸檔時間也按不同檔案的要求而不同，有的按年歸檔、有的項目結束后歸檔，還有的隨時歸檔。歸檔質量要求：歸檔文件應為原件、歸檔文件材料齊全完整，歸檔文件制成材料耐久，適合長期保存。

（二）檔案保管制度。庫房配備專用檔案柜，特殊載體檔案專用的防磁柜。庫房排架整齊有序、庫位標識清楚、準確。檔案庫房具有“八防”功能，庫內溫度控制在140C—240C之間，濕度在450C—600C之間。檔案員定期進行庫房安全和檔案保管情況的巡查，并做好記錄。

（三）檔案鑒定銷毀制度。建立檔案鑒定銷毀機構，由企業領導、相關部門負責人、技術人員、檔案部門人員組成。對到期檔案進行鑒定，對無保存價值檔案提出銷毀目錄，經審批后組織監督銷毀。

（四）檔案統計制度。每年年底，統計庫存檔案數量，包括檔案收進、移出、銷毀的數量，此外還有檔案開發利用情況統計，包括借閱人次和數量。

（五）檔案借閱制度。制定檔案借閱的權限和審批制度。既要積極提供利用充分發揮檔案的價值，又要遵守保密制度，對涉密文件要履行必要的審批手續。

三、檔案業務規范

公司檔案的門類日益增多，現有文書檔案、科技檔案、會計檔案、合同檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案等各種門類的檔案，作為檔案人員必須要熟悉各種檔案的整理規范。

（一）文書檔案。整理方法按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）。

（二）科技檔案。整理方法按照《科技檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等要求執行。

（三）會計檔案。整理方法按照《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令)。

（四）聲像檔案。整理方法按照《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）

（五）照片檔案。整理方法按照《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）。

（六）電子檔案。整理方法按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016)。現在越來越多的企業已經采用電子文件來處理日常工作。經過十多年的發展，電子文件已經實現了實時歸檔、集中存儲、元數據自動捕獲等功能。對電子文件的管理要求從文件生成、修改、審核、簽署、分發、鑒定、歸檔、保管及利用全過程進行管理。由于電子檔案保管的復雜性，通常企業還是需要保存紙質檔案。

現代的檔案管理早已經不是檔案人員獨自一個人的整理，現代化的檔案管理體系背后需要最新的信息技術的支持。現在企業的檔案人員都要依靠一套功能完備的檔案管理系統才能對檔案進行日常的管理，這套管理系統實際是一套復雜的數據管理系統，開發及更新、維護這一套系統必須要有信息技術人員的技術支持。

企業檔案信息化建設不僅需要企業對信息化建設的各種硬件設施和軟件的投入，如計算機設備、掃描儀、操作系統、數據庫管理系統等，同時也對檔案工作人員提出了更高的要求，只有加強學習計算機應用知識、數字化技術知識及現代管理技術知識，不斷提高自身的素質才能適應現代化的檔案管理。