機關事業單位文書檔案管理探討

文/山東省煙臺干部休養所 高鈺瑩

機關事業單位的發展歷程要靠機關事業單位文書檔案內的資料來證明，真實的文書檔案可以留下機關事業單位的發展歷史，為后來者留下珍貴的工作經驗和數據，文書檔案既包括文字資料，又包括圖表、視頻等不同形式的資料，記載了機關事業單位發展的真實記錄。做好機關事業單位文書檔案管理工作，可以了解過去，吸取過去的經驗教訓，為機關事業單位未來更好發展打下基礎。

一、機關事業單位文書檔案管理工作的現狀

（一）文書管理工作缺乏獨立性。機關事業單位的文書檔案管理工作一直不受重視，由于文書檔案管理屬于行政工作，工作性質比較被動，文書檔案管理工作人員對于工作有敷衍心態，整個機關事業單位對文書檔案管理工作都不夠重視，使得文書檔案管理工作缺乏獨立性，仍然依附于辦公行政管理部門。但管理工作要具有獨立性，在以后的工作中，文書檔案管理工作就要更加凸顯其重要性。

（二）文書檔案管理工作人員的專業素養不夠。文書檔案管理工作人員普遍年齡偏大、專業素養不足、流動性強，對于新生的信息技術，往往不能全面掌握，信息技術操作也不準確。隨著經濟社會的發展，檔案儲存管理方式的變化，檔案管理的內容也更加的多元化，管理方式更加復雜。由于檔案管理工作的疏忽，儲存過程沒有保證恒溫恒濕，或者陽光直射，導致文書檔案因為疏于管理而造成損壞現象或者信息數據存儲丟失現象。

二、加強機關事業單位文書檔案管理工作的措施

（一）提高文書檔案管理工作的獨立性，提高對于文書檔案管理工作的重視。機關事業單位文書檔案管理工作具有其獨特的專業性和獨立性，其工作性質決定了它的工作方式有別于其他工作部門。許多機關事業單位將文書檔案管理工作歸屬于行政服務部門，局限了文書檔案管理工作的發展空間。文書檔案管理因其具有獨立性，機關事業單位要提高對文書檔案管理工作的重視，文書檔案記載了機關事業單位的發展歷程。機關事業單位管理部門要創新文書檔案管理工作制度，保證工作部門的獨立性，調整管理方式，擴大查閱權限，為群眾放開查閱資料的權利。文書檔案管理工作人員要設置合理的彈性工作時間，并且承擔起維護檔案的監管工作，促進文書檔案管理工作的規范化發展。

（二）加強文書檔案管理工作人員的培訓，提高工作人員的專業素養。新時代背景下，機關事業單位文書檔案管理工作已經成為一項綜合的技術型工作，隨著檔案種類與方式的增加，檔案文書檔案存儲方式的改變，使其在管理工作中要使用科學有效的管理方式。文書檔案儲藏時，要做到恒溫恒濕、避光保存，減少對文書檔案的消耗，甚至是破損。電子類文書檔案，要考慮存儲條件和存儲設備的質量，盡量減少對電子設備的干擾。加強對檔案管理工作人員的培訓，提高檔案管理工作人員的專業素養。引進文書檔案管理工作人才，工作人員進行定期考核。專業的檔案管理工作人員進行文書檔案管理保存工作，保證文書檔案的良好儲存，便于文書檔案的查閱和檢查。

（三）提高文書檔案管理工作的信息化程度。隨著機關事業單位文書檔案存儲方式的改變，信息技術在文書檔案管理工作中占據了越來越重要的作用，機關事業單位許多重要業務都要在網絡平臺中進行，產生了大量的電子文書檔案資料，這些資料的保存需要完備的信息化基礎設施。機關事業單位要為文書檔案管理工作做好基礎設施建設，引入先進的信息技術設施，提高文書檔案管理工作的效率。文書檔案管理人員要積極努力學習信息化技術，做好信息化革新工作。文書檔案管理工作人員要做好重要信息數據的收集和保管工作，利用相關軟件對數據進行綜合整合，為相關工作人員提供重要的參考數據，及時對信息資料進行獲取和存檔，促進文書檔案管理工作的科學化和系統化，完善文書檔案信息化系統。做好文書檔案管理工作與其他崗位工作之間的銜接，提高文書檔案管理工作的工作效率。健全文書檔案管理工作的流程，形成完備的工作程序，避免不必要的資源浪費，提高文書檔案管理工作水平。

三、結語

對于機關事業單位的文書檔案管理工作，要優化機關事業單位現有的資源和人力，在保證機關事業單位穩定發展的前提下，完善文書檔案管理工作，保存機關事業單位的發展歷程，為后來人留下經驗教訓和歷史記錄，提高文書檔案管理的完整性和嚴謹性，促進機關事業單位的良好穩定發展。