城市管理檔案歸檔整理問(wèn)題與對(duì)策

文/青島市城陽(yáng)區(qū)城市管理局 欒曉艷

檔案管理是城市管理系統(tǒng)的重要內(nèi)容之一，在一定程度上代表了城市綜合管理水平的高低。通過(guò)城市管理檔案，可以清晰準(zhǔn)確地了解城市的發(fā)展歷史，分析當(dāng)前城市建設(shè)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)城市未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，由此可見，城市管理檔案對(duì)城市發(fā)展的重要性。

一、加強(qiáng)城市管理檔案管理工作的重要意義

（一）為城市管理執(zhí)法提供借鑒經(jīng)驗(yàn)和參考意見。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化水平的提高，人們的思想觀念和法律意識(shí)也發(fā)生了翻天覆地的變化，法律意識(shí)和自我保護(hù)能力不斷提高。而城市管理檔案準(zhǔn)確記錄了城市發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，已經(jīng)成為城市管理相關(guān)案件中的重要證據(jù)，城市管理檔案越來(lái)越被城市管理人員所重視，城市管理檔案管理工作也因此得到了許多政府部門的支持，加之，城市檔案管理工作責(zé)任重大，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及范圍比較廣，相關(guān)政府部門要適當(dāng)?shù)卦黾淤Y金投入，提供強(qiáng)大的技術(shù)支持，將城市管理檔案管理工作作為黨和政府年度工作的內(nèi)容之一，從政策、資金以及技術(shù)等方面推動(dòng)城市管理檔案管理工作的開展。

（二）指明了城市規(guī)劃的方向。城市管理檔案是衡量一個(gè)城市管理水平和文明程度的重要標(biāo)志，不僅記錄了城市規(guī)劃策略和方向，也全面記錄了本次城市規(guī)劃取得的成績(jī)和出現(xiàn)的問(wèn)題，未來(lái)城市規(guī)劃建設(shè)可以從中汲取以往城市規(guī)劃建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，避免出現(xiàn)重復(fù)性的錯(cuò)誤，從而最大限度地提高了城市規(guī)劃建設(shè)的準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，城市管理檔案也是城市歷史變遷的見證者，見證了城市規(guī)模從小到大的變化，也體現(xiàn)了城市現(xiàn)代化和科學(xué)化水平的不斷提升。

二、總結(jié)當(dāng)前我國(guó)城市管理檔案工作存在的不足之處

（一）城市管理檔案管理相關(guān)的制度有待進(jìn)一步完善。我國(guó)部分城市政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到城市檔案管理對(duì)城市持續(xù)發(fā)展的重要意義，對(duì)城市管理檔案管理工作的理解比較偏執(zhí)，甚至有許多城市管理檔案管理相關(guān)人員錯(cuò)誤地認(rèn)為城市管理檔案只是城市發(fā)展歷史的記錄者，對(duì)城市未來(lái)發(fā)展沒有任何實(shí)質(zhì)性的意義，這在無(wú)形之中阻礙了城市管理檔案管理工作的開展。此外，還有一些城市的檔案收集管理機(jī)制并不健全，沒有在第一時(shí)間對(duì)剛收集的城市信息進(jìn)行科學(xué)合理分類，加之部分城市管理檔案管理工作流程比較繁瑣，缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以至于很多城市管理檔案相關(guān)單位只能憑借自己的判斷和根據(jù)自己的工作量來(lái)收集整理各種信息，長(zhǎng)此以往，容易造成城市管理檔案信息的缺失。

（二）城市管理檔案信息收集渠道有限。信息收集是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，與檔案管理水平成正相關(guān)，如果檔案信息收集流程較長(zhǎng)會(huì)降低檔案管理工作的時(shí)效性，收集的檔案信息不完整會(huì)增加檔案管理失誤的概率，這些都會(huì)拉低城市管理檔案管理工作的水平和工作效率，進(jìn)而降低城市管理檔案的參考價(jià)值。科學(xué)技術(shù)在城市管理檔案管理工作中的廣泛使用在提高城市管理檔案管理水平的同時(shí)，也激化了城市管理檔案資源不足和城市管理檔案管理需求增加之間的矛盾，讓城市管理檔案管理工作效果大打折扣，對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)等工作產(chǎn)生消極阻礙作用。在現(xiàn)實(shí)生活中，很多城市管理檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案所占比重較小，更容易受各種自然災(zāi)害、火災(zāi)以及人為因素等影響，保存管理難度較大。

（三）城市管理檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低。許多城市在招聘城市管理檔案人員時(shí)，過(guò)于重視對(duì)應(yīng)聘人員綜合素質(zhì)的考察，降低了應(yīng)聘人員對(duì)檔案管理專業(yè)能力的標(biāo)準(zhǔn)。以至于一些城市管理檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，甚至是與檔案管理專業(yè)毫不相干專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，根本沒有掌握檔案管理基本技巧，缺少檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，降低了檔案管理的專業(yè)水平和工作效率。

三、提高城市管理檔案管理工作水平的途徑

（一）加大城市管理檔案管理工作的宣傳力度，建立健全城市管理檔案管理人員的長(zhǎng)期培訓(xùn)機(jī)制。政府相關(guān)部門可以通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等傳統(tǒng)媒體以及互聯(lián)網(wǎng)等新媒體進(jìn)行城市管理檔案管理方面的宣傳，提高人們對(duì)城市管理檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)城市管理檔案管理工作對(duì)城市未來(lái)發(fā)展的積極意義。建立城市管理檔案管理相關(guān)的長(zhǎng)期培訓(xùn)機(jī)制，定期開展檔案管理等方面的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和工作效率。

（二）增加城市管理檔案管理的資金投入。及時(shí)更換已經(jīng)破損嚴(yán)重的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，研發(fā)新型檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理效率。

（三）完善城市管理檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度。創(chuàng)新檔案管理人員的招聘制度，盡量招聘具有檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員，完善檔案管理人員考核和晉升機(jī)制，提高檔案管理人員的工作積極性。

四、總結(jié)

加快城市檔案管理檔案管理模式的改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化進(jìn)程，豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)城市檔案管理事業(yè)的發(fā)展。