淺論檔案的信息化管理

文/菏澤市產品檢驗檢測研究院 徐春

隨著網絡的不斷發展，檔案管理信息化電子化成了今后工作的主流趨勢。對于檔案管理工作人員而言，必須要意識到需要對傳統檔案管理工作進行改革，積極轉變現有的工作模式和工作方法。檔案管理的信息化和電子化需要工作人員不斷加強學習，積極地進行實踐，掌握科學的知識技能。隨著今后檔案信息數量的持續增加，必須要切實加強檔案的信息化管理水平。今后檔案的管理和存儲已經不再是傳統的庫房管理，而是采用計算機的形式，積極發展電子化檔案。運用信息的形式針對檔案展開分類及歸總，確保檔案管理工作的便捷性，為各項業務的開展提供有效的數據支撐。對于檔案管理工作而言，信息化管理將是大勢所趨。

一、基礎設施建設現代化

對于各個單位而言，需要在檔案電子化信息化建設上加大投入力度，積極推行檔案信息化管理技術設施建設。檔案信息化管理基礎設施是必要的前提和保障，能更加便捷地實現信息技術的應用及信息資源的開發。信息網絡是基礎設施建設的關鍵環節，也是檔案信息進行搜集、查找及傳送的必要手段。對于檔案管理部門而言，需要不斷引進先進的信息設備設施，從而更加方便地處理海量數據信息，掃描或是錄入各種文字圖片及音像資料，在內部建設網絡體系，方便信息的共享和傳輸等。此外，各個檔案管理部門之間也需要構建一些統一的信息化系統，具備多種功能，且在規制上保持高度統一，充分滿足當前檔案管理信息化的要求。

二、構建完善的檔案信息數據庫

在檔案的信息化管理工作中，構建一套完善的信息數據庫是重要的基礎及根本，也是檔案管理工作實現信息化的關鍵環節。在整個數據庫當中，涵蓋了所有的基礎數據，可以反復使用，顯著提升數據利用率，此外也可以將一些重復數據消除，降低信息冗余，具有完善的功能，實現了信息資源的共享，為其他部門的業務開展及管理提供了便利快捷的信息服務，顯著提升了工作效率。同時，也需要注重開展數據庫的定期更新及信息搜集工作，確保信息的動態性和實時性，構建動態化的信息搜集網絡，對搜集的動態化信息進行過濾和篩選。過濾及篩選后的信息及時傳輸至數據庫之中，實現數據的實時更新和動態化采集。

三、重視復合型人才的培養

在檔案管理的電子化信息化過程中，復合型人才是重要的基礎條件之一。在當前信息化時代，即便是多年從事檔案管理工作、擁有豐富檔案管理經驗的人員也難以充分確保能夠依據相關規定按時定期地完成工作任務。在很多單位中，依然采取“口口相傳”的傳統工作模式，極大地阻礙了檔案管理的信息化進程。在這種情況下，就需要加大培訓力度，針對一些具有豐富工作經驗且具備特長的人員，展開專項的信息技術培訓，確保其可以把握全面的信息管理知識技能。在今后的工作中需要加大信息人才的培養力度，建設一支復合型的信息化檔案管理人才隊伍。同時也需要對工作環境進行優化，確保檔案管理人員能夠保持較高的工作熱情，積極摸索新的管理方式和管理模式，更好地將信息技術應用至檔案管理中來，提升檔案管理的現代化水平。

四、采取必要的檔案安全保密措施

檔案管理專業性較強，且具備較強的機密性，每一個檔案中都記錄著詳細的信息，必須要加以妥善保存。但就目前檔案管理的整體狀況來看，在計算機安全信息保密知識上還有所欠缺，同時在檔案的信息化管理過程中，也沒有相應的安全保密系統作為必要保障。今后在加強檔案信息化管理工作的同時，也需要加大檔案管理的有效監管，針對檔案管理工作人員定期開展相關的安全知識技能培訓。依照檔案信息的保密級別，分類進行加密，并設置不同的權限，分別管理公開信息及非公開信息，從而確保電子檔案的絕對安全及完備性。

五、總結

在信息化時代，計算機已經深入到人類社會生活的各個領域，運用計算機及網絡實現了信息的制造、傳送及有效利用。檔案是記錄各類信息的材料，是重要的信息載體。檔案中涵蓋了各種重要的信息，因此需要運用先進的信息技術展開科學化高效化的管理，確保檔案信息的準確搜集及便捷利用，持續提升檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。