關(guān)于做好行政后勤管理工作的探討

文/廣東聯(lián)合電子服務(wù)股份有限公司 陳喜軍

由于行政后勤管理部門不是主要業(yè)務(wù)部門，所管轄的工作范圍也是日常問題，企業(yè)對(duì)行政后勤管理部門不夠重視，行政后勤管理部門的工作內(nèi)容不明確，這使得行政后勤管理人員對(duì)部門、對(duì)自身崗位的認(rèn)識(shí)不到位，工作開展和落實(shí)的不到位，后勤缺少保障，企業(yè)在前進(jìn)和發(fā)展中會(huì)出現(xiàn)漏洞和支持短缺，不能保證企業(yè)業(yè)務(wù)開展和進(jìn)步的質(zhì)量。

一、行政后勤管理的現(xiàn)狀及存在的問題

目前，行政后勤管理存在的主要問題有：行政后勤設(shè)置不合理、行政后勤工作內(nèi)容與實(shí)際脫離、行政后勤人員工作效率低下。

（一）行政后勤設(shè)置不合理。有的企業(yè)在設(shè)立行政后勤部門的時(shí)候目的比較模糊，甚至根本不知道行政后勤部門的工作內(nèi)容和設(shè)立部門的意義，以至于設(shè)立部門之后沒有明確的規(guī)章制度，造成部門內(nèi)部的混亂。不明確自身應(yīng)該處理的工作，導(dǎo)致企業(yè)有些業(yè)務(wù)是空白的，沒有部門去落實(shí)，有些工作則做了兩遍，浪費(fèi)了企業(yè)的人力和物力。正因?yàn)樾姓笄诓块T是企業(yè)的后盾，有些工作人員就理所應(yīng)當(dāng)?shù)貙⑿姓笄诠芾聿块T當(dāng)作是“保姆部門”，過分依賴行政后勤部門，無端增加了許多工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確行政后勤管理部門的工作內(nèi)容和其部門在企業(yè)中的地位和扮演的角色，不能減少其應(yīng)該做的工作，也不能任由無理的工作強(qiáng)加在部門上。

（二）行政后勤工作內(nèi)容與實(shí)際脫離。行政后勤管理部門的特點(diǎn)就是處理企業(yè)內(nèi)部的問題，對(duì)企業(yè)外部的業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)方式是不了解的，這樣會(huì)導(dǎo)致行政后勤管理部門制定的一些管理制度是空中樓閣，是脫離實(shí)際的。部門的工作內(nèi)容使行政后勤管理部門接觸的范圍狹窄，面對(duì)一些涉及企業(yè)業(yè)務(wù)問題時(shí)，想當(dāng)然的將問題簡(jiǎn)化或者忽略，并沒有和涉及其中的工作人員或者相應(yīng)管理者了解實(shí)際情況，而是站在后勤管理部門自己的角度想，成為制定者，而忽略了使用者的實(shí)際問題，導(dǎo)致實(shí)施的時(shí)候出現(xiàn)了問題，浪費(fèi)時(shí)間，降低效率。

（三）行政后勤人員工作效率低下。行政后勤管理部門一直以來都是不受重視的部門，企業(yè)的其他部門這么認(rèn)為，這種態(tài)度導(dǎo)致行政后勤管理部門本身的工作人員也產(chǎn)生了消極的情緒，認(rèn)為自己的工作崗位不被重視，崗位的工作內(nèi)容也是可有可無，這種情緒會(huì)使工作人員產(chǎn)生消極怠工的情緒，工作效率低下，工作出現(xiàn)問題。其他部門對(duì)行政后勤管理部門的看法產(chǎn)生誤解，不重視后勤部門，惡性循環(huán)使得行政后勤管理部門認(rèn)同度不高，行政后勤管理難以開展，公司內(nèi)部出現(xiàn)漏洞，企業(yè)發(fā)展受到阻礙。

二、做好行政后勤管理工作的措施和對(duì)策

行政后勤管理一直不被重視，缺乏工作積極性，這導(dǎo)致工作效率低下，工作成果不理想。做好行政后勤管理工作應(yīng)完善行政后勤管理體系，行政部門結(jié)合實(shí)際開展工作，重視行政后勤管理工作，使其部門員工感到存在感、認(rèn)同感。

（一）完善行政后勤管理體系。完善行政后勤管理首先要做的是明確行政后勤管理部門的工作內(nèi)容，每項(xiàng)工作都落實(shí)到人，明確歸責(zé)負(fù)責(zé)人，確定行政后勤管理部門負(fù)責(zé)什么，應(yīng)該做什么，每項(xiàng)工作的目的和意義。對(duì)于無端安排的非分內(nèi)的工作要及時(shí)拒絕，堅(jiān)決杜絕無端消耗時(shí)間的工作，同時(shí)也要與其他部門做好對(duì)接，明確每個(gè)部門負(fù)責(zé)的部分，以及同一項(xiàng)工作每個(gè)部門執(zhí)行的程序，明確歸責(zé)原則，出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，由環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，行政后勤管理部門對(duì)應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任的工作負(fù)責(zé)。與此同時(shí)，也要明確部門應(yīng)該做的事，對(duì)于部門應(yīng)該做的事要及時(shí)完成，不可推卸責(zé)任，部門應(yīng)盡的義務(wù)要做到位，行政后勤管理部門是企業(yè)的保障，是后方的根據(jù)地，一旦根據(jù)地出現(xiàn)問題，企業(yè)一定會(huì)出現(xiàn)漏洞，出現(xiàn)了問題會(huì)給企業(yè)帶來一定的影響。

（二）結(jié)合實(shí)際開展工作。由于行政后勤管理部門的工作一直都是面向內(nèi)部問題，考慮問題的角度有限，但是許多工作都是針對(duì)其他部門工作人員來設(shè)立和實(shí)施的，不了解其他部門的工作方式、工作情況，不能把其他部門的問題考慮在內(nèi)，會(huì)導(dǎo)致行政后勤管理部門工作開展受到阻礙。行政后勤管理部門應(yīng)該及時(shí)與各個(gè)部門進(jìn)行溝通，尤其涉及行政后勤部門主導(dǎo)牽頭的工作，使用者是其他部門的工作人員時(shí)，一定要提前進(jìn)行溝通，進(jìn)行對(duì)接，了解其他部門的工作性質(zhì)、工作特點(diǎn)和平時(shí)工作的習(xí)慣，結(jié)合其他部門提出的條件或問題，再折中取優(yōu)，找出效率最好的解決方式。提前了解和事前溝通，極大地提高了行政后勤管理部門的工作效率，減少了工作中可能出現(xiàn)的不必要的沖突。

（三）樹立行政后勤人員的主人翁精神。行政后勤管理部門在企業(yè)內(nèi)部的地位得不到正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致對(duì)行政后勤部門有些許的偏見，行政后勤人員受到負(fù)面情緒的影響，對(duì)工作不能正確認(rèn)識(shí)，致使工作不認(rèn)真，認(rèn)為工作無關(guān)緊要，不足一提而敷衍了事，導(dǎo)致工作失誤，出現(xiàn)錯(cuò)誤而使一系列的工作都延后，人力，物力都造成了一定程度的浪費(fèi)。為了使行政后勤管理人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地工作，企業(yè)應(yīng)該確定行政后勤管理部門作為堅(jiān)實(shí)后盾的重要地位，鼓舞行政后勤管理部門的員工的工作士氣，提高行政后勤部門人員的工作態(tài)度，并對(duì)工作認(rèn)真優(yōu)秀，作出貢獻(xiàn)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)提高全公司對(duì)行政后勤管理部門工作的認(rèn)可度和重視程度。在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議時(shí)允許行政后勤部門主管負(fù)責(zé)人參加會(huì)議，從企業(yè)角度，對(duì)行政后勤部門負(fù)責(zé)人與其他部門負(fù)責(zé)人一視同仁，從主管負(fù)責(zé)人開始培養(yǎng)行政后勤管理部門的主人翁精神，具有主人翁精神，對(duì)工作、對(duì)部門、對(duì)企業(yè)更加負(fù)責(zé)，建立一個(gè)工作心態(tài)良好的行政后勤管理部門，成為企業(yè)最有力的后盾。

三、結(jié)束語

行政后勤管理是企業(yè)發(fā)展的后盾力量，企業(yè)要想發(fā)展的迅速，就要保證后勤力量的堅(jiān)實(shí)和完善，行政后勤管理的完善要堅(jiān)決杜絕行政后勤部門設(shè)置不合理問題，完善合理的行政后勤管理制度和規(guī)范，堅(jiān)決杜絕行政后勤管理脫離企業(yè)的實(shí)際情況，在行政后勤管理作出決策之前，要與企業(yè)其他部門的進(jìn)行有效的溝通，了解其他部門的工作特質(zhì)和平時(shí)工作中的習(xí)慣特點(diǎn)，避免在行政后勤管理過程中與企業(yè)其他部門發(fā)生沖突而浪費(fèi)時(shí)間成本，同時(shí)，提高行政后勤管理人員的工作態(tài)度，樹立行政后勤管理人員的主人翁精神。