論辦公自動化對傳統文書辦理程序的沖擊

摘 要：目前，自動化在各個行業都被廣泛采用，很多企業的文書辦理工作運用了相關的自動化手段，自動化為企業的文書工作帶來了極大的便利，同時也給事業單位以及企業以往傳統的文書工作模式產生了極大的影響，對長期以來傳統的文書、檔案工作以及辦理程序形成巨大的沖擊。

關鍵詞：辦公自動化；文書；文書工作；檔案

1 前言

自從上個世紀七十年代開始，隨著我國科學技術的高速發展，各種新興學科門類不斷出現，其中辦公自動化也是在這種背景下應運而生的。辦公自動化包含許多內容，其中最為主要的便是在硬件、軟件以及管理者三個方面的現代化。它將先進的硬件設備與軟件進行有機地結合，成為了當前信息時代較為重要的一個組成部分。具體來說依據不同文書工作的具體需要，一些諸如：計算機網絡以及相關的通信線路等設備是必不可少的。此外，在應用辦公自動化系統處理文件和文件的工作中，磁性和光學介質材料如縮微膠片、磁盤、光盤等材料也將被用作文件載體。另一方面，對于軟件的選擇也是十分重要的。辦公自動化系統將直接影響著企業文書部門的日常工作，它涉及了文書工作的各個方面，比如：文字的檢索、處理、跟蹤管理、監督、文件制作、網絡傳輸、綜合統計和輔助歸檔等功能，運用了大量的現代科學技術，對以往傳統的工作方法和相關工作理念造成了較大沖擊，大大提高了文書工作的自動化，使得企業的文書工作發生了極大的變化。當前的文職人員逐漸將工作重點轉向計算機相關的信息數據處理。在此背景之下，文書辦理程序面臨著前所未有的轉變。

2 辦公自動化概念

當今社會辦公自動化運用越來越普遍。辦公自動化（Office Outlook，OA）通常指的是當代的辦公系統和計算機信息技術進行有機結合的全新辦公模式。它是當前信息時代的直接產物，在各行各業都得到了廣泛的運用。

3 辦公自動化對文書工作辦理程序的影響

隨著辦公自動化的逐步實現，計算機檢索可以快速地掃描大量的文檔，并根據編碼項目檢索出多個文件。文件存取方式大大較少了傳統文書程序中檢索紙質文件的麻煩，實現了對計算機的直接檢索和讀取。通常來說，傳統紙質文獻的終結管理是基于文獻與材料的自然聯系。然而，電子文件往往沒有文件實體，所以它通常必須執行一個虛擬文件，它是基于計算機數據庫存儲的數據，并模擬人工進行編序，而不是紙文件的實體組合。另外，計算機可以很方便地在電子文件的搜索中傳遞電子文檔。并能通過文件的邏輯地址找到它的物理位置，因此實體文件的功能收到了極大的削弱。在辦公自動化的條件下，利用電子文件靈活、方便的邏輯組合優勢，通過一套反映電子文件的外部特征和內容特征的代碼系統，實現電子文件的自然連接。計算機也能運用虛擬案卷中的文件自動打印封面上的整齊美觀的文件和檢查文件，從而大大提高了工作效率和質量。目前，有必要將文件和資料歸檔，或者利用計算機來輸入、保存和開發文件，而不是直接生產紙質文件。必須看到，計算機管理文檔還遠未成熟，紙質文檔必須長時間與電子文檔共存。此外，從目前的觀點來看，文件存儲在計算機存儲系統中更容易產生不安全因素，即使它們被轉移到磁和光記錄介質，然而對于它們的保存，對溫度的要求，環境的濕度和抗磁性性能也更加高，并且這些載體的壽命遠比紙質文件的壽命短。紙質文件仍然需要與各種類型的電子文件共存。

4 辦公自動化對文書工作程序管理的影響

中國目前的文書工作和檔案工作屬于兩個不同的體制，國家對這兩大體系實行了獨立的管理體制。國家規定，公文處理的主要行政組織是各級行政機關的辦公室（室），主要職責是指導下級機關的文書處理工作。另外，不同級別的行政機關對同一機關各機關的文件、文件有權進行指導和監督，通常來說，需要將文書工作與檔案工作進行分離。在當前辦公自動化得到廣泛運用的背景下，文檔處理和文件管理已經由計算機連接起來。這使得文書部門與檔案部門之間的矛盾越發突出。長期以來，檔案工作和文書工作的連接點是文書立卷，歸檔文件在被處理之后，由檔案部門管理，最后以卷作為存儲單元進行相應的存儲。這是在傳統文書辦理程序中，手工操作的條件下，對文件、檔案進行系統管理的必要手段。組卷是系統地反映工作活動的背景因素的必經途徑，它能促進文獻的檢索、利用、存儲和統計。然而，在辦公自動化的情況下，使用計算機進行文書和檔案工作顯然會感受到傳統工作方法的局限性。因為傳統的文書工作暫時還沒有統一的標準、制度和規章，檔案部門還不能將一系列的基礎工作，如文書的書寫和標引進行直接運用，這也使得傳統的文書工作在檔案管理工作中顯得十分繁瑣，所以，對實際存在同一物質對象的文件和檔案兩個真實對象進行管理時，需要在實施前后分別進行管理，從而造成嚴重的浪費。在此情形下，人們就需要從辦公自動化的新技術和文檔運動的整個過程中重新考慮文檔工作和管理機制。現實需要實行文書工作和檔案工作的全面管理，即檔案管理一體化。將檔案工作擴展，在從計算機設備中接收信息的同時，要求文書管理部門根據檔案管理的要求更進一步地處理相關信息。在使用計算機處理文件時，文件部門也應充分考慮歸檔問題。只有通過對整個系統的總體規劃和協調，才能使計算機管理系統有效運行。可以對檔案管理的收集、整理、編目、檢索等文件進行登記、編號、書寫、操作和檢索，避免重復輸入數據。這樣，文檔與文檔之間的鏈接就更緊密地與管理機制相聯系。

5 辦公自動化在文書工作流程中的作用

5.1 提高工作效率

信息時代對信息的收集、傳輸和處理等過程提出了新的要求。要提高行政辦公人員的工作效率，不但要有高科技手段還要引進先進設備，二者缺一不可。在當今的社會形勢之下，利用計算機網絡、信息技術等進行緊密結合已成為越來越多行業的需求，以此來提高工作效率以及相應的管理水平。與此同時，傳統的加工技術、信息網絡技術、計算機集群建設與發展技術、數據庫、人工智能、檔案管理和行為科學的發展也為文書工作的流程提供了許多便利。正是在這種全面自動化的影響之下，極大地提高了文書工作流程的效率，促進了管理工作向正規化、高效化、科學化、自動化的方向發展。

5.2 提高工作質量

自動化辦公不但可以提高文書工作的質量，而且還可以增加高效率，利用高速的計算機信息處理技術，不但可以節約時間，同時也增加了事半功倍的效果。在傳統辦公工作中，大大簡化了傳統文書工作流程中所必須的用鋼筆寫、計算和修改等流程。。整個過程是一個單一的線程，避免了很多人為因素，在辦公自動化環境下，對計算機的運用可以有效的進行文件復制、傳輸，并且出錯率很低。

6 結束語

現代辦公自動化正朝著計算機網絡和智能化的方向發展。辦公人員得到了便利，同時也給傳統文書辦公流程及檔案管理帶來巨大的沖擊。無紙化管理和機讀化將成為歷史發展的必然，也是提高文書管理水平和效率的重要舉措。如何使我國傳統的管理模式適應現代管理的需要，逐步實現從傳統管理向現代管理的轉變，找出并解決這一變化中的一系列問題和條件，是我們當前需要解決的重要課題。

參考文獻

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走著簡介

秦海濤（1980-），男，漢，江蘇徐州，本科，陜西省寶雞市婦幼保健院，研究方向：檔案管理。