對醫院檔案管理制度的認識

梁天珍

摘 要：隨著社會的發展，醫院檔案管理工作愈發受到人們的重視，作為醫院可持續發展的重要根基，其相關的管理制度是確保檔案管理工作能夠有條不紊進行的核心關鍵。傳統的醫院檔案管理制度已經不能適應當下醫院發展的需求，因此需要加強對管理制度的認知，結合有效合理的方法將管理制度的效用發揮到最大化，本文結合管理制度的重要性，針對如何有效提升管理制度的有效性進行探究，望具有參考價值。

關鍵詞：醫院；檔案管理制度；認知

醫院的發展過程中，檔案管理管理工作占據了至關重要的位置，是醫院能夠一直穩定發展的重要保障。而醫院檔案制度則是進行管理工作的基礎與前提，是維護檔案管理工作的主要支持。在當下的管理制度實施過程中，仍然存在一些嚴肅的問題，導致檔案管理工作不能有效進行，檔案管理制度的不健全、不完善，對醫院的發展會產生嚴重的影響。建立完善、科學的檔案管理工作能讓醫院在檔案管理方面更加科學化、制度化，也是醫院適應當社會發展的的基礎需要。因此，如何制定完善的檔案管理制度已經層成為醫院相關人員的首要工作。

1 醫院檔案管理制度的重要性

醫院具有專業性、科學性以及服務性等特性，所以在進行醫院檔案管理工作時必須要專業化和制度化，以此才能確保醫院在日常發展過程中不會因為檔案管理工作方面的失誤而產生影響。醫院的檔案存儲不同于其他行業的存儲工作，因為在存儲工作中不單存儲醫院內部員工的相關檔案資料，其中大部分還是在醫院進行就診病人的檔案資料。其中涉及到病人的諸多隱私和病人的病情癥狀，如果相關的檔案資料在管理過程中出現遺漏和丟失，那么會對醫院和就診病人產生嚴重的影響。因此，完善的檔案管理工作制度就顯得至關重要，只有建立健全、完善的管理制度才能讓醫院的業務工作有效進行[1]。

在醫院檔案管理制度中，有一項重要組成內容，那就是醫院的檔案歸檔制度。它是醫院能夠建立科學完善檔案管理制度的重要基礎，因此，醫院必須要重視對醫院歸檔制度的建立。也就是說，醫院在日常工作中，必須將檔案有制度、規范化的進行歸檔。在以往的管理工作過程中，大部分醫院都沒有建立相關的歸檔制度。在實際工作中，相關工作人員在進行檔案存儲和歸檔時，進度會非常緩慢，需要去查閱相關文件要求才能進行歸檔。使得醫院歸檔工作不能有效進行，并且對建立檔案管理制度產生嚴重的影響。而醫院也會因檔案管理制度建立不夠完善、及時，在日常工作中會造成大量患者流失，醫院的可信度、形象也會遭到人們的質疑，對醫院的持續發展造成嚴重的影響[2]。

2 醫院檔案管理制度的優化措施

為了能夠適應社會的發展，醫院檔案管理制度必須要進行優化、更新。從而使醫院能夠順利開展日常業務和工作，滿足人們的需求，讓該醫院能在激烈競爭的市場中站穩腳跟，進行可持續發展[3]。

2.1 對缺失條款進行可行性補充

檔案管理工作隨著社會的迅猛發展，面臨著巨大的挑戰，隨之而來的就是在檔案管理工作中會遇到新的方式、新的內容以及新的問題。現階段，信息技術和計算機應用技術的普及率逐年提升，并且在檔案管理方面已經開始進行檔案電子化。而在傳統的檔案管理制度中，完全沒有涉及到關于電子文件的規章制度。所以，醫院應對制度中不完善的條款進行完善、補充，促使醫院能夠適應當科技時代的發展。例如，在以往的醫院檔案制度管理中，針對電子文件的相關制度條款在管理制度中根本沒有提及，并且因為地域、經濟等因素的影響，導致醫院在人才力量、電子設施的基礎建設等方面具有較大的差異性，所以個別地區的醫院在檔案管理制度中完全沒有這當面的內容。隨著信息技術的提出，檔案電子化必將是時代的趨勢。因此，必須要對電子文檔方面的內完善。容進行要制定出關于電子文檔完成管理體系，加快醫院在檔案電子方面實施的腳步[4]。

2.2 設立相應的獎懲機制

在管理領域中，獎懲機制能夠起到良好工作效用。所以，在醫院檔案管理中，可以制定科學、合理的獎懲機制，如果沒有相關的獎懲機制，那么管理制度必然不會切實有效的落下去。常言道：“無規矩，不成方圓”，從這句話可以看出，制度建立的重要性，而醫院一旦將檔案管理制度提出，那么就有必要將管理制度切實有效的執行下去，而要想有效執行，那么就必須要賞罰分明。另外，在制定獎懲機制時，醫院一定要集合自身的實際發展情況，以及醫院檔案管理人員的實際情況來進行制定，切不可向其它醫院“照葫蘆畫瓢”，如果制定的獎懲機制不合理，那么會起到適得其反的效果，因此醫院必須要重視獎懲機制的合理性。在實際制定過程中，相關制定人員可以綜合考慮這幾方面：1）管理人員整理的文檔是否整齊并合情合理，2）整理的方法是否符合檔案制度管理的規定，3）管理人員整理檔案的時間是否符合規定等方面來進行制定。如果管理人員因非客觀因素導致檔案管理時間、質量出現問題，那么會對醫院的正常業務工作產生嚴重的后果。因此相關制定人員可以結合實際設置：1）三納入制度、2）四同步制度、3）歸檔考核說明、4）文檔質量不符合標準考核方法等。并將這些獎懲制度落實在有關文檔管理部門的所有人員之中，包括一線管理人員和領導高層，并將將獎懲機制與員工的薪資，收入掛鉤，從而確保獎懲機制的效用，并讓相關管理人員真正遵循檔案管理制度。激發管理人員的工作熱情，并監督管理人員的管理質量和規范，對醫院順利開展檔案管理工作提供巨大幫助[5]。

2.3 加強電子歸檔制度建設及其相關防治制度

隨著信息技術的迅猛發展以及深度普及，我國醫院的檔案管理工作也正在逐漸朝著信息化管理的方向發展，傳統的紙質檔案文檔也逐漸被電子化。電子文件是通過計算機相關技術實現文檔電子化，電子文件的儲存方式和存儲位置也和傳統的紙質檔案有著巨大的差異性。電子文檔只是需要通過計算機來進操作存儲，而存儲的位置一般是醫根據自身實際情況所建設的數據庫中。因此，醫院應重視電子文件歸檔工作制定相關的工作制度。除此之外，在當下這種網絡時代，在深入人們生活的同時，也為人們帶來一定的危害性，醫院再利用數據庫村存儲電子檔案時如果不進行有效防治，很容易會被網絡病毒感染或者是被黑客入侵并導致文檔泄露。因此，需要建立相關網絡防護制度，然后在健全網絡防護制度的基礎上建立相關的電子歸檔制度。電子歸檔制度的建立對建立完善健全的檔案管理制度有著至關重要的作用，因此，相關的制定人員必須要加強電子歸檔制度的可行性[6]。

3 結束語

綜上所述，醫院建立完善檔案管理制度其最根本的目標就是為了能夠能夠讓醫院可持續發展，更好地服務于社會。醫院要重視檔案管理工作的重要，提升管理人員的相關管理素質。結合自身實際情況通過有效的手段來建立科學、完善的檔案管路制度，并且需要醫院結合計算機信息技術對醫院檔案進行電子化管理，從而讓醫院能夠適應時代的發展和人們的需求，為自身良好的形象和扎實的服務水平提供強有力的保障。

參考文獻

[1]毛偉.論醫院檔案管理制度化和專業化建設的重要性[J].青年時代，2016（10）：256-256.

[2]王淼，汪海廣，吳穎利.醫院檔案管理制度的建立與完善[J].中國培訓，2016（2）：206-206.

[3]張利軍.淺議醫院檔案管理制度建設的重要性[J].企業文化旬刊，2016（6）.

[4]張利軍.建立健全醫院檔案管理制度的重要意義探究[J].社會科學：文摘版，2016（6）：00200-00200.

[5]劉梅.對醫院檔案管理以及相關制度的幾點認識[J].中國衛生產業，2016，13（12）：107-109.

[6]高曉燕，劉曉華，張金燕.新醫改背景下醫院檔案管理的改進措施探討[J].卷宗，2017（11）.