對當前工程檔案管理工作中實施信息化管理的探討

李永蘭

摘 要：隨著工程技術的不斷更新和技術新方法的逐步應用，工程檔案管理工作也將面臨新的挑戰，如果依舊按照傳統的答案管理方式針對工程檔案進行管理，不可避免的會出現工作效率低下等弊端，嚴重的甚至對工程建設工作造成一定的影響。因此必須使用信息化技術進行檔案的管理工作。信息化技術的應用很大程度上能夠解放工作人員的勞動強度，保證檔案管理工作出效率，確保工程建設的順利展開。

關鍵詞：工程檔案管理；信息化管理；互聯網

信息化技術的有效應用，能夠切實提高工程檔案管理的工作效率。利用信息化技術能夠迅速對工程檔案資料進行檢索，快速的調取所需資料以及對現有數據進行存檔，能夠加快工程建設項目的進展，為工程建設提供必要的數據支撐。本文介紹了當前工程檔案管理工作的現狀，分析了其中存在的問題，并提出提高工作人員的思想水平，加強人才培訓建設，完善相應的規章制度等做好對工程檔案管理工作，為我國的工程建設做出貢獻。

1 當前工程檔案管理工作的現狀分析

在當前工程檔案管理工作中，面臨著復雜的局面，隨著工程技術的不斷更新，新技術新方法的復雜應用，工程檔案管理工作也將面臨新的挑戰，如果依舊按照傳統的答案管理方式針對工程檔案進行管理，不可避免的會出現工作效率低下，資料調取困難，檔案歸檔繁瑣，非常不利于工程檔案管理工作的有序展開。可見落后的管理方式，對于當前的工作非常不利，因此必須使用信息化技術進行檔案的管理工作。信息化技術的應用很大程度上能夠解放工作人員的勞動強度，保證檔案管理工作出效率出水平，能夠對工程建設做到堅實的保障[1]。

2 實施信息化技術的優勢

信息化技術的有效應用，能夠切實提高工程檔案管理工作效率。利用信息化技術能夠迅速對工程檔案資料進行檢索，快速的調取和存檔，能夠加快工程建設項目的進展。而信息化技術的優勢不僅表現在內容檢索上面，更多的是體現在信息的可共享，通過互聯網技術將各地的工程檔案進行綜合管理，能夠實現網上借閱從而加強技術交流，實現資源共享。有助于推動我國工程建設的順利發展，特別是在某工程建設過程中，方便各個部門隨時查閱工程檔案的具體詳情，能夠有效推動工程建設的步伐。同時信息化技術也能對檔案的內容和規格進行分類，世界大數據挖掘，能夠運用現代化的分析手段，通過數據的對比研究，發覺工程建設過程中出現的突出問題，并及時給予解決。表現了信息化時代的基本特征，能夠更好地服務于廣大人民群眾。

3 工程檔案信息化管理過程中遇到的突出問題

3.1 認識不足，電子檔案建設有限

不難發現，由于工作管理人員長期對檔案管理信息化工作的不熟悉，導致檔案的電子化進程緩慢，無法形成強大的有效競爭力。目前來看，信息技術的應用還是針對與目錄檢索方面，無法實施完成在線查閱資料。同樣相關工作管理人員認識不到位，紙質檔案的電子化工作進度十分有限，讓工程檔案的電子化建設方案形同虛設。隨著工程技術的不斷發展，相應的規規格技術參數也十分復雜，對于電子化工作也帶來了一定困難，導致了工作陷入了僵局停滯不前[2]。

3.2 工作人員整體素質偏低

在檔案管理信息化過程中，人才起著決定性作用，但是，就目前的情況來看，大多數工作人員都是從之前的紙質工程檔案管理工作中轉變過來的，缺乏對信息技術的有效了解，在工程檔案信息化建設過程中，還需要不斷進行培訓能掌握相應的技術要點。然而工程檔案信息化工作管理非常復雜和繁瑣，短時間內無法徹底掌握，這也就給信息檔案管理工作帶來了一定的麻煩，人才技能的缺失，導致一些具體的工作無法有效開展，影響了檔案信息管理化的有序推進。可見，檔案工作管理人員的整體素質普遍偏低，制約了當前工作的有效開展。

4 對當前工程檔案管理工作中實施信息化我操管理的探討

4.1 加強管理人員對檔案管理信息工作的認識

要提高對檔案信息管理工作的認識，了解檔案信息管理工作的基本特點。有關領導更要加強部門人員認識教育。可以通過舉辦一些系列講座，把檔案信息管理工作詳細的介紹給我們的工作人員，使其在日常的工作中能夠切實負起責任，把信息檔案管理工作安排的井井有條。例如，某工作人員在過程中十分懈怠，很多具體工作都無法做到上級領導滿意，有鑒于此，該工作人員的部門領導，針對該工作人員的懈怠情緒，部門領導和工作人員進行了深入探討，討論過后。讓該工作人員充分認識到了工程檔案管理的重要性，也為自己當初的行為感到了懊悔，隨之在今后的工作中，該管理人員奮起直追，不斷的提升自己的業務水平，做出了不平凡的業績。

4.2 加強工作人員的培訓

為了能夠讓工作人員勝任當前的工作，需要部門領導定期組織工作人員進行組織培訓，可以邀請一些在行業內頂尖的技術團隊進行現場指導，針對在工程檔案管理過程中出現的問題進行現場解答。除此之外，還要組織印刷教材，幫助工作人員了解工程檔案管理過程中的各種問題，以便于在今后的過程中能夠及時發現并解決問題，在平時的工作過程中不斷的積累工作經驗，進行理論學習和現場管理相結合的策略。不斷提升工作人員的整體素質，提升在工程檔案管理過程中的工作能力，為工程檔案管理提供人才保障[3]。

4.3 針對原始數據和紙質檔案的電子化過程

在工程檔案管理過程中，所謂的信息化建設就是對相關資料進行數據采集并進行歸檔，并通過計算機進行數據的存儲并按照一定規則、錄入信息。實現電子檔案和紙質檔案互相補充的工程檔案管理格局，給工程建設工作提供良好的環境支持以及數據支撐。同時，還要針對在工程檔案管理過程中的電子數據，進行目錄檢索的建立。通過不同方式不同內容的檢索條件，更好的幫助借月者實現對資料的快速有效利用。例如可以以時間為檢索條件，進行分類管理，也可以以項目種類作為分類管理的依據，同樣的，也支持關鍵字檢索。這種多樣化的檢索方式，能夠有效提高工程檔案的利用效率，為工程建設提供良好的決策依據。

4.4 為檔案信息化管理提供資金支持

在信息化管理工作的建設當中，必須要有足夠的資金才能進行相應的基礎設施建設，智能環境搭建，以及工作人員的培訓等等。這些也是職稱檔案信息化管理的重要組成。必要的時候還需要邀請專業的技術團隊真正整個檔案管理系統進行調試和日常維護，避免遭到病毒的襲擊以及日常管理工作中的不規范操作造成的損失。由此，適當的增加檔案管理的資金傾斜，能夠極大地緩解在檔案信息化建設過程中出現的各種問題，變形找出最終的解決方案，完成工程檔案信息化工作的基礎建設。

4.5 建立健全完善的檔案信息化管理制度

在進行檔案管理工作的過程中，必須建立起一套完善的信息化管理制度。確保工程檔案的管理實現制度化。簡而言之，就是對日常工作的行為規范，例如檔案系統的操作規范以及注意事項，并建立一定的獎懲制度促進相關工作人員進行工作的積極性。同時，也需要建立一定的考核制度，將工作將工作人員的薪資水平和業務水平進行掛鉤，實現同工不同酬依據考核資格進行工資的分配和發放。以此來建立學習環境，促使工作人員不斷提升自我，不斷提高自身的業務能力，促進工作人員之間的良性競爭。進而保障檔案信息管理步入健康的軌道。

4.6 建立檔案資源的共享

我國正處于高速發展階段，信息技術的資源共享提升我國當前的行業整體水平，促進相互之間的技術經驗交流，因此建立起一套能實現彼此資源共享的平臺，就變的很有必要。而信息化技術的有效應用，解決了共享過程中出現的各種問題，僅僅使用互聯網就可以使資源進行聯合共享，通過VPN網絡的架設，可以很方便的通過互聯網訪問工程檔案管理中心的內網，實現工程檔案的資源共享，為我國的經濟社會發展提供必要的技術支撐。同樣的，信息化建設過程中有著非常多的先進技術可以被使用，例如數據挖掘，利用大數據分析工程檔案中出現的各種問題，并運用大數據思想進行分析行業評估。通過這些數據的采集和應用，可以創造更大的數據價值，給工程技術人員提供必要的技術支撐和數據來源，促進行業的健康平穩發展。

5 總結

總之，在工程檔案管理過程中實施信息化技術，首先就要做到對人才的培養，加強人才的思想政治教育促進對信息化技術的理解和應用，通過建立一定的規章制度和考核制度充分調動人員的工作積極性。同時做紙質檔案的電子化工作，完成其信息錄入和歸納整理。并通過互聯網技術進行資源共享，促進工程建設行業的健康、穩定、有序發展。

參考文獻

[1]魏軍，董慧慧.信息化在工程資料管理中的應用及展望[J].工程技術：全文版，2016（9）：00130-00130.

[2]王慶玲.信息化工程管理檔案管理方法研究[J].科研，2016（10）：00231-00231.

[3]朱玲.檔案管理信息化建設探究[J].工程技術：文摘版，2016（11）：00107-00107.