新形勢下機關檔案管理標準化建設的思考

張曉娟

摘 要：在新形勢下，檔案管理的標準化與規范化是實現檔案的高效與標準化的管理基礎和前提，也能有效提升管理工作的效率。要完成機關檔案管理的標準化建設，就要解決目前管理工作中存在的一些具體的問題，通過有效的措施保證機關檔案管理實現標準化的工作，確保檔案資料管理的安全性和有效性，使檔案資料最大限度地發揮其價值。

關鍵詞：新形勢；機關檔案管理；標準化建設；思考

1 規范化、標準化在檔案管理中的地位

為了健全和完善機關、團體、企事業單位檔案的管理制度，國家對機關檔案工作制發了一系列指示和規定，這對實現全國檔案工作的規范化、標準化打下了良好的基礎。已出臺的《檔案法》與《中華人民共和國檔案法》修正案，使我國的檔案工作進一步走向依法管理的法制化軌道。《檔案法》的頒布實施與重新修訂，為社會主義市場經濟下的檔案工作提供了有力的法律保障。實現檔案管理工作的法制化，必須解決檔案工作的規范化和標準化。機關檔案工作規范化、標準化是檔案管理走向法制化軌道的堅實基礎。在推進機關檔案工作法制化、規范化工作中，搞好機關檔案工作的標準化建設是重要環節。檔案工作是機關信息管理的重要內容，檔案管理工作質量的好與壞直接關系到領導的科學決策和機關的日常管理，也關系到機關檔案管理工作的現代化進程。要做好檔案的標準化工作，首先要針對各部門、行業的特點，結合《檔案分類表》和《檔案主題詞表》，確立檔案管理的標準，作為檔案著錄和檢索的依據；其次是強化文書工作，打好檔案標準化的基礎。檔案工作的有些標準必須從文書處理部門開始，如公文用紙格式、書寫材料、公文種類、公文的撰制、立檔范圍與案卷質量的要求等必須與文書處理部門的標準化工作結合起來，同步發展，再次要提高辦公自動化水平，提高工作效率。為辦公部門配備多媒體計算機、打字機等現代化辦公設施，配齊人員，搞好培訓教育工作，如果放任檔案的基礎管理，也就是放棄工作職責，要實現機關檔案工作的法制化、規范化、標準化是第一步。

2 新形勢下機關檔案管理的發展趨勢

2.1 檔案管理的規范性

檔案管理具有相應的標準和規矩，有相應的制度規范了檔案管理的流程，使檔案管理工作高效有序。規范性特征既可以讓檔案工作滿足社會發展當中的具體需要，也能夠為決策者制定規劃提供依據。

2.2 檔案管理的信息性

檔案管理具有的信息性特征，指的是以信息技術和網絡技術為支撐，以確保檔案原本內容為基礎，利用科學技術合理轉化檔案的形式與存儲的方式，實現檔案的電子化和網絡化管理。對檔案進行信息化管理，可以永久的保存檔案信息，還能在檔案管理當中降低成本，最大限度地發揮檔案資料的利用價值，更加便于檔案的再利用和查詢。

2.3 檔案管理的標準化

檔案管理實現標準化是針對各項檔案管理工作指定的統一規劃與技術方面的規范，要求檔案管理人員嚴格的遵循管理標準，使檔案管理漸漸實現規范化統一性的標準，以保證檔案工作的社會價值與工作秩序。標準化的管理可以使管理更加規范，更便于發揮技術的引導作用，避免管理過程當中出現不必要的重復性工作，提升工作效率，有利于管理工作更加便捷高效的進行，最大限度的實現資源共享。

3 機關檔案管理當中存在的具體問題

3.1 檔案管理的標準化建設不夠重視

首先，缺乏標準化制度的建設。機關單位的工作比較繁雜，各種制度相對健全，相對而言，檔案管理的制度建設不夠。有的機關檔案管理制度不夠健全，有的即使有相關的制度，由于缺乏改革和創新，導致在管理當中不適用。其次，檔案管理當中沒有設置專門的管理人員，管理人員一般由辦公室當中的工作人員兼任。由于缺乏管理的專業素養與時間，難以實現標準化的檔案管理。第三，檔案管理方面的投入不足。機關在檔案管理方面的資金、人力和物資的投入都有一定欠缺，檔案信息化建設缺少一定的設備，影響了標準化建設。第四，檔案分類不明確。由于機關當中的檔案資料種類繁多，管理缺乏科學性，導致分類不明。

3.2 管理人員的專業技能水平不高

一些機關當中的檔案管理員并不是專職人員，而是由其他崗位的人員兼任，管理人員的專業技能水平不高，導致檔案管理達不到規范化管理的標準。由于檔案管理的相關工作內容不在機關年度的考核項目當中，導致機關不重視管理人員在檔案管理技能方面的提高。加上信息化建設在檔案管理當中的進一步強化，檔案查詢需求漸漸增加，這為檔案管理工作者的服務水平提出了更高的要求。

3.3 檔案管理的電子信息化程度低

機關當中的檔案多以紙質形式進行保存，很少將文件進行電子化處理，即使有的文件進行了電子化處理，但也沒有單獨存檔管理。特別是基層的企事業單位的檔案對于檔案管理的電子信息化沒有意識，還只停留在紙質檔案的階段。檔案的電子化程度低，不便于查詢，影響檔案歸檔之后的使用率和查詢率都很低。

4 實現機關檔案標準化管理的策略

隨著檔案管理漸漸向信息化與標準化發展，必須針對目前機關檔案管理當中的問題采取有效解決措施。

4.1 強化機關檔案法律法規的建設

加快完善機關檔案管理的相關法規和規范，建立健全檔案管理當中的相關制度，對相關人員進行嚴格的崗前培訓，組織其學習檔案管理的法律法規方面的知識，為工作人員樹立起依法管理的工作理念，提高其專業素養和工作能力。

4.2 加強機關檔案基礎設施的建設

有關部門要對檔案管理的價值和意義有一個全面的認識，在此基礎上才能強化檔案室管理建設。檔案管理需要規范而標準的管理空間，另外還要配置系統化的硬件設備與軟件設備，確保檔案管理工作能夠方便、安全、高效的展開。檔案室要與辦公室和閱覽室區分開，配備的設施要符合國家標準，落實好防盜、防火、防潮、防高溫等安全管理措施。

4.3 加強機關檔案信息化的建設

實現檔案資料的數字化管理，將所有的檔案資料數字化，實現資料數據的永久保存，實行紙質文件與電子信息共同運行的管理模式。應用軟件系統完成數字化檔案平臺的構建，強化電子信息的歸檔與管理工作，建立相關的工作規范與技術方面的保障。建設機關檔案的網站搜索系統，方便檔案資料的查詢與利用。

4.4 強化機關檔案安全體系的構建

機關檔案室一定要完善安全保障體系，注重檔案安全的教育和宣傳，完善安全管理的制度和有關的應急方案，確保檔案實現安全管理。完善網上信息的審查工作，對檔案的分類和解密工作要嚴格，做好檔案信息保密事項。

5 結語

檔案管理過程中的標準化建設為機關當中的決策者及時了解部門的情況提供了便利，利于其總結以往工作實踐中的經驗與教訓，了解單位中各部門人員的具體素質水平，也為其調整發展規劃，改進工作結構提供了重要的參考。

參考文獻

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