煤化工企業綜合檔案的管理及利用探討

李艷妮

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數據，對解決遺留問題起了很大的作用。煤化工行業是個技術、資金密集型行業，隨著企業的發展需要，近年來煤化工企業在檔案管理方面取得了一定進步，但是受到其他管理因素的影響，企業綜合檔案的管理和利用還與企業發展存在著一定的差距。[1]本文旨在探討分析煤化工建設項目檔案創新的特點，針對企業綜合檔案管理及利用檔案建設中存在的問題以及如何加強煤化企業綜合檔案管理及利用提出有效性策略，促進煤化工企業綜合檔案的管理及利用。

關鍵詞：煤化工；綜合檔案；管理利用；策略研究

隨著經濟的不斷增長和市場發展，社會競爭壓力加大。綜合檔案的管理及利用是我國企業可持續發展的重要性依據和保障。由于企業是我國國民經濟建設的重要支撐，關系著國民民生保障的方方面面，所以必須重視和利用起來。我國企業綜合檔案的管理及利用在時代的變遷中不斷發展壯大，因為現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求，而更多發展起來的電子檔案使企業綜合檔案信息化管理體系逐步得到補充和完善。面對目前的形勢，企業綜合檔案部門必須繼續向前推行，能促使企業對綜合檔案進行充分挖掘和創造，合理保障綜合檔案管理工作的穩定開展。

1 煤化工建設項目檔案創新的特點

企業綜合檔案管理建設在社會發展中起著不可或缺的作用，它對社會市場的發展有著重要意義。隨著信息化時代的來臨，煤化工建設項目檔案在發展模式上也做出了相應的創新。數字化、無紙化管理都為現代化的企業發展提供了新思路，在信息化發展中實現了檔案信息與用戶的無距離交流，實現了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現具體體現在兩方面：

1.1 檔案管理工作更加便捷

現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求。紙質檔案會隨著時間的發展變得難以保存甚至難以辨認筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失而且更易查閱。

1.2 查找檔案更加容易

傳統紙質檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將綜合檔案管理之后，可以輕易的從大量復雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節省了時間，提高了企業工作效率，實現了檔案信息遠程化傳播，促進了企業的有效健康發展。

1.3 檔案更加透明化

檔案在進行了管理信息化后更加透明，企業的領導和員工都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到企業的發展中，同時企業也可以接受員工的監督，調動了員工工作的積極性和主動性。

2 煤化工企業綜合檔案管理中存在的問題

2.1 傳統的管理方法落后

紙質檔案存在不完善、管理設備落后、檔案利用率低等問題，給企業綜合檔案管理帶來了一定的麻煩。一方面是檔案管理電子信息系統的不完善。目前有一些企業綜合檔案管理及利用部門在信息開發時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數據的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統的分析企業信息化管理未來的趨勢，造成信息缺失影響員工工作效率。

2.2 對企業綜合檔案管理的信息化建設不夠重視

隨著社會經濟和科學技術的快速發展，企業綜合檔案管理及利用中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發展趨勢但是企業部門對檔案管理信息化采取忽視的態度，沒有認識到信息化管理的重要性。并且我國對企業綜合檔案信息資源管理的經驗不足，建設程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

2.3 軟硬件系統設施不完善

目前有些企業缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業績上而忽略了軟硬件設備的不完善問題，沒有配套的軟硬件設備就無法滿足企業中大量的檔案信息管理需求。企業綜合檔案管理及利用部門的電子化設備還比較落后，沒有及時更新發展觀念和方法，導致信息數據都比較陳舊，企業綜合檔案管理及利用沒有辦法及時的傳遞信息，傳統的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

3 加強煤化企業綜合檔案管理及利用的措施

現階段，信息化建設在全社會各行業領域中迅速鋪開，該項工作的執行狀況是否良好將直接關系到企業相關部門或是組織機構的服務質量以及管理能效。綜合檔案管理是組織單位準確了解和掌握單位內部人事、財務、員工等情況的重要基礎，同時，檔案管理工作的持續進行也是便于相關部門查閱、調取信息的關鍵渠道。對于企業綜合檔案管理及利用而言，若想要利用現代化的技術手段來完善管理，就必須深入了解信息化技術的特性，基于信息化技術的企業綜合檔案管理工作在執行過程，企業需要更加注重信息的安全性、保密性以及信息流轉、存儲環節的科學性等。因此企業要在適應社會發展需求，遵循社會發展規律、轉變傳統的信息管理觀念、建立健全信息化的企業檔案管理制度和創新企業檔案信息資源管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑四個方面對檔案管理工作發揮作用。

3.1 適應社會發展需求，遵循社會發展規律

煤化工企業綜合檔案的管理及利用工作的開展應當符合社會的發展情況。相關部門應該時刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來煤化工企業綜合檔案管理的規劃，使煤化工管理體制與社會管理標準接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權益，保障相關部門穩定有序的開展動態管理工作。

3.2 轉變傳統的檔案管理觀念

目前煤化工企業相關部門采取的綜合檔案管理都存在一定的缺陷，起因就是相關部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉變管理檔案人員的傳統觀念，著重發展信息化建設管理。利用信息化對檔案進行歸納和總結，以充分調動積極主動參加工作。

3.3 建立健煤化工企業綜合檔案管理制度

煤化工企業綜合檔案管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統管理模式對其進行有效指導，造成現在很多地區企業單位綜合檔案管理建設進度緩慢。所以煤化工企業應當結合有關實際情況，建立健全綜合檔案的發展模式，促進煤化工企業檔案管理工作效率的提升。

3.4 創新企業綜合檔案管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑

煤化工企業綜合檔案的管理和利用可推進相關部門的工作創新，增強基層組織工作活力。加強綜合檔案的信息化是我國煤化工企業可持續發展的重要性依據和保障，主要責任是對新時期企業檔案進行組織和管理工作，也是相關部門對黨建發展，人才隊伍建設培養的重要活動載體。新時期的企業綜合檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設培養，不斷創新企業的管理機制，開展形式多樣、內容豐富的人員活動，加強綜合檔案信息的專業性和先進性。

4 結語

當前我國煤化工企業的綜合檔案管理工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創新和改進，現代信息技術的快速發展要求煤化工企業在綜合檔案管理工作上做出改變，同時煤化工企業的檔案管理信息化就要求我們必須具有新時代的管理經驗，以現代化的措施使企業更好的向前發展。當前最主要的工作就是煤化工企業綜合檔案的管理和利用，因此加強煤化工企業的信息化建設是目前綜合檔案發展的必然趨勢。只有這樣，信息化的進程才能順利，人民群眾的利益才能得到相應的保障，事業單位更好的為人民群眾和社會服務，構建和諧穩定的環境。

參考文獻

[1]張彩彩.加強煤化工企業檔案管理工作淺析[J].經營管理者，2014（19）：257-257.