現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理與利用研究

楊帆

摘 要：本文主要圍繞現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作展開分析，通過分析其在應(yīng)用過程中存在的問題，探究針對性的解決措施，繼而實現(xiàn)提高現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理和利用效率的目的，推動檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新，提高其最終質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化；信息共享；素質(zhì)；管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)用的重要技術(shù)，利用該技術(shù)可以加強對數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)即時分類和檢索等要求，同時也為檔案安全等提供了必要的保障。而當前檔案信息化工作中，耗費時間最大的就是紙質(zhì)文件的掃描和電子檔案的命名，對需要保存的紙質(zhì)檔案通過掃描儀進行電子化，將電子化的文檔命名為適合企業(yè)檔案查閱的文檔，便于檢索，這項工作如果實現(xiàn)，可以減少紙質(zhì)檔案的借閱，有利于紙質(zhì)檔案的完好保存。此外，通過積極探索不同的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理形式，可以有效提高檔案質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

1 現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在的問題

1.1 軟件兼容性較差

隨著現(xiàn)代檔案管理工作的迅速發(fā)展，市場上也出現(xiàn)了許多不同類型的檔案管理軟件，根據(jù)其應(yīng)用角度和著眼點的差異而具有不同的功能和特點。而且隨著國內(nèi)市場的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理和辦公自動化以及電子政務(wù)系統(tǒng)等都在向統(tǒng)一化方向發(fā)展，對檔案管理應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)管理工具的通用性等要求也更高。由于現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理軟件的兼容性比較差，從而導(dǎo)致市場上許多檔案管理軟件無法與現(xiàn)代檔案管理工作相兼容，同時，由于受到軟件兼容格式的限制，也在一定程度上阻礙了現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的開展，進而影響后續(xù)各項工作的順利開展。

1.2 檔案管理的標準不統(tǒng)一

統(tǒng)一的標準對檔案管理工作合理開展具有重要意義。但是在當前建設(shè)過程中，部分管理人員和企業(yè)管理者等并沒有認識到檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用過程中，出于提高短期的檔案管理效率等目的，往往選擇了相對較簡便的檔案管理方法。但是由于管理的檔案的性質(zhì)等存在差異，其采取的檔案管理方法也隨之發(fā)生變化，后續(xù)檔案統(tǒng)一管理工作開展過程中，受到檔案管理形式各行其是的影響，其服務(wù)性要求和共享性要求等都不能及時實現(xiàn)，對推動檔案統(tǒng)一管理工作集中開展產(chǎn)生了一定的阻礙，在該方式下，檔案信息資源的共享工作開展則變得尤為艱難。另一方面，受到傳統(tǒng)的人工檔案管理方式和管理要求的影響，檔案記錄過程中采用的標準和細節(jié)規(guī)范等也存在許多差異，檔案管理軟件在移植過程中容易出現(xiàn)信息丟失等問題，這也阻礙了檔案管理工作的合理開展。

1.3 檔案管理人員工作能力問題

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作發(fā)展的時間相對較短，從事該類管理工作的大多是年齡相對較大的員工，該類員工在工作過程中已經(jīng)形成了自己的工作模式和工作方法，接受新方法時則會出現(xiàn)接受慢、學(xué)習(xí)的質(zhì)量不高等問題，同時其對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用相對較少，實際工作過程中可能會出現(xiàn)拖慢檔案管理速度等現(xiàn)象。而企業(yè)對該類員工進行培訓(xùn)則需要耗費大量的時間、人力、財力和物力，加大企業(yè)檔案管理工作的成本支出。這對于追求經(jīng)濟發(fā)展的企業(yè)來說相對較為困難，企業(yè)不愿意在檔案管理工作方面付出太高的成本，這就導(dǎo)致檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)始終相對較低，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進度也相對較慢，導(dǎo)致企業(yè)整體的檔案管理工作呈現(xiàn)出落后狀態(tài)。

2 加快檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 建立區(qū)域性的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展加快了信息的共享化進程，檔案管理也應(yīng)當響應(yīng)信息共享化的各項要求，在建設(shè)過程中建立全方位的檔案管理系統(tǒng)，打造全方位、多部門的檔案管理系統(tǒng)，進一步加強檔案管理和企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，推動各項工作合理開展。同時，企業(yè)也要有計劃地與同行業(yè)檔案管理工作之間的聯(lián)系，打造全方位的網(wǎng)絡(luò)計算機檔案管理系統(tǒng)。在該方式下，檔案信息化管理不僅減少了手工查閱檔案資料的繁瑣，同時提升了檔案查閱便捷性，需要者可以通過網(wǎng)絡(luò)快速查找到自身所需要的信息，減輕紙質(zhì)檔案的破壞。因此建議企事業(yè)單位應(yīng)該加快推進檔案管理信息化水平，提高檔案管理能力，實現(xiàn)檔案管理無紙化辦公。同時，在該形式下，相應(yīng)的檔案管理軟件等也會積極開展兼容性建設(shè)等活動，推出兼容性和通用性都比較好的檔案管理軟件來開展相關(guān)工作，對提高各項工作的有效性等具有重要意義。

2.2 推動信息交流共享系統(tǒng)建設(shè)

在當前發(fā)展過程中，人們接受的信息的數(shù)量和質(zhì)量等都發(fā)生了變化，這就決定了個人以及單個部門等不可能實現(xiàn)資料全方位收集管理的目標，這也在一定程度上影響了企業(yè)后續(xù)相關(guān)操作的順利開展。為了改善該類現(xiàn)象，實際建設(shè)過程中，必須加強對全面完整的社會信息系統(tǒng)的重視，鼓勵不同部門在自己的部門領(lǐng)域內(nèi)開展深層次的信息挖掘和信息分析工作，在此基礎(chǔ)上在統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)中開展交流建設(shè)，將信息及時提供給需要的單位和個人。同時還需要逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網(wǎng)上移交，主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報送等功能，歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。在該類方式下，信息保存的質(zhì)量明顯提高，文獻部門之間的聯(lián)系也明顯加強，基于此開展檔案的統(tǒng)一管理等工作，其管理的質(zhì)量等也可以得到保證，一體化管理工作在開展過程中出現(xiàn)的問題明顯減少，對提高檔案管理效率也具有重要意義。企業(yè)通過該類方式可以推動檔案管理和企業(yè)管理工作共同發(fā)展，可以提高企業(yè)的整體凝聚力。

2.3 合理選擇檔案管理系統(tǒng)

檔案管理部門對提供社會信息資源和信息服務(wù)等做出了巨大貢獻，國家和企業(yè)都應(yīng)當加強對檔案管理工作的重視，積極推動檔案管理工作深入開展，研發(fā)企業(yè)特有的檔案管理工作系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上開展檔案管理建設(shè)等活動，打造檔案部門特有的信息資料庫。由于檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等是一項系統(tǒng)性的工作，其可以建立一個統(tǒng)一、完整、準確的地檔案信息數(shù)據(jù)庫，這就要求檔案管理部門必須加強對其使用的檔案管理系統(tǒng)的重視，結(jié)合自身對檔案管理工作的要求和檔案管理工作開展的特點等進行檔案數(shù)字化建設(shè)，及時將檔案管理應(yīng)用的各類信息等錄入到系統(tǒng)之中，在此基礎(chǔ)上開展信息的分類整理和總結(jié)歸納等工作。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成之后，檔案信息的檢索和存儲等工作在開展過程中遇到的問題會大大減少，對推動后續(xù)各項工作順利開展具有重要意義。同時，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的目的就是為了方便企業(yè)各部門人員即時檢索和利用檔案數(shù)據(jù)資料庫中的各類信息，可以加快企業(yè)工作效率，節(jié)約工作時間。

2.4 完善檔案安全保障機制

信息化建設(shè)是辦公自動化的重要構(gòu)成。網(wǎng)絡(luò)在提高檔案管理工作效率，促進檔案管理信息共享的同時，也增加了檔案管理信息泄露等問題的風(fēng)險，導(dǎo)致檔案管理工作的安全性受到挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)單位必須及時開展檔案信息安全工作，通過設(shè)置保密措施，完善安全防護系統(tǒng)的能來開展檔案信息安全建設(shè)，以此來保障檔案系統(tǒng)中的各項信息的有效性。網(wǎng)絡(luò)化管理是依托計算機存在的，當出現(xiàn)斷電等意外事故時，檔案管理的質(zhì)量也會受到影響。為此，檔案管理部門應(yīng)當及時開展檔案備份工作，及時做好檔案信息的備份工作，推動檔案管理工作以合理方式開展。

2.5 提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)

企業(yè)以及檔案管理單位等要有計劃地對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使其掌握計算機技術(shù)，同時將其與檔案管理工作聯(lián)系起來。同時，通過與學(xué)校形成定向聯(lián)系，建立人才交流機制等，直接從學(xué)校中選拔優(yōu)秀人才來負責(zé)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。通過引導(dǎo)新老檔案管理人員結(jié)成互助小組等，使其在交流過程中取長補短，可以有效提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)，對推動檔案管理工作按照預(yù)定計劃開展，提高檔案管理的質(zhì)量等具有重要意義。

3 小結(jié)

現(xiàn)代化檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)明顯提高了檔案管理的效率，對推動檔案管理工作合理開展具有重要意義。通過加強對檔案管理問題的重視，及時采取合理的應(yīng)對措施，檔案管理的效率等可以進一步提高，推動檔案管理工作在新時代背景下實現(xiàn)新發(fā)展。

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