事業單位檔案管理信息化建設探究

阿里古麗?吐爾德

摘 要：檔案管理逐漸趨于信息化模式發展，剔除了傳統的勞動力單向化信息記錄形式，不僅便于信息的檢查填補，使得一些有漏洞的信息得到完善，同時還能夠避免筆誤造成的手寫信息失信、浪費紙張等問題，信息的收集更為便捷化，通過網絡系統的遠程終端軟件發放，就可以短時間的將檔案有關信息調查清楚，并做好檔案的安全留存，縮減了檔案歸納的空間，通過云端空間的保存，信息能夠大量的存儲，隨時通過查閱等形式調取信息，不必“大海撈針”式翻閱，節省了檔案管理的時間，使得檔案管理的效率大幅度提升，目前我國的事業檔案管理信息化建設正在如火如荼的展開，有關人員應與時俱進，掌握新時期的檔案管理措施，優化管理流程， 使得檔案管理更具有效性。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

新疆迎來了信息化的熱潮，各行各業都展開了信息化的建設，針對事業單位的檔案管理來說，信息化的構建已經逐漸成型，傳統的人力信息收集形式已經成為歷史，目前檔案管理采取電子化信息與紙質版信息兩種形式，方便各類的信息匯總，以電子信息為核心的處理模式，分門別類的將有關的信息整合到一個文件夾中，便于保存與信息的傳輸，且提高了信息的安全性與保密性，可在移動終端設計密碼保護系統信息，并將信息傳送到處云終端，避免受到設備的干擾造成信息的流失，信息化建設中還存在一定的問題，可結合現有的建設情況進行分析，綜合提高電子檔案管理的效率。

1 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 檔案管理人員的綜合能力有待加強

檔案管理人員需要具備較高的責任意識，甚至能夠不畏強權，在管理崗位上依照章程辦事，管理中無論是新老員工其管理能力與管理的責任意識都亟待提高，遇到一些領導人想要查閱資料，有時候沒有經過流程記錄就允許其擅自翻閱，甚至將資料帶走復印，潛在較大的風險影響，管理人員的信息化處理能力還較為薄弱，僅會簡單的打字是不夠的，應具備各種辦公室軟件的數據計算能力、表格列舉能力、文檔傳輸能力等，由于他們對現代信息技術掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現這樣或那樣的問題，不能夠利用現代化的信息技術進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。

1.2 檔案管理信息化制度不夠完善

由于事業單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當然會出現很多的問題，導致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發揮，影響了事業單位檔案管理工作的進行。

2 事業單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃

檔案管理信息化建設要制定總體規劃時，應該按照事業單位經濟發展的基本戰略。在分析事業單位的自身特點和發展目標基礎上，要深入調查研究和科學推理論證，制定一個可行的檔案管理信息化的長期規劃和近期規劃，形成一個更大的網絡管理模型的檔案信息管理模式，促進檔案信息的協調發展。同時，還應注重檔案信息系統的應用效果，高度重視系統對事業單位的信息服務目標支持，強調了系統的可擴展性和靈活性，為檔案管理的未來發展道路，留下大量的可擴展空間。

2.2 建立實用的檔案信息網站

在檔案信息網站的建設中，首先，要選擇有升級能力、在開發能力的檔案信息管理操作系統，用來適應檔案網絡管理發展的日益更新的需求，突出檔案信息網站強大的檢索功能，發揮計算機網絡管理重要的優勢；其次，在檔案信息網站的建設，要選擇標準化的設備。設備的選擇必須符合我國有關標準，最好是目前市場上的主流產品，或者和與國內外實力雄厚的企業合作，為事業單位量身定制檔案文件管理部分的開發檔案管理系統操作，以此保障檔案信息化建設的良好開展，提供一個確保文件管理可以安全有效的更新、升級，降低在未來的開發成本。同時，在網絡中選擇配置時應充分考慮實際的網絡容量，響應時間和傳輸速度。

2.3 在工作中加強滲透科學發展觀觀念

著重的將科學發展觀觀念徹底的落實到工作中的方方面面，加強服務意識、在工作中嘗試進行超前服務、主動服務等等，深入單位、社會去調查，充分了解人們對信息的需求，從而整合、優化檔案內容，充實檔案資源，充分體現檔案資源的作用和價值。同時，作為事業單位的檔案管理人員還應加強信息安全意識，做好檔案信息公開以及檔案信息保密工作，正確處理兩者之間的關系，維護個人或者單位或者國家的穩定以及人民的合法權益等等。在工作過程中結合科學發展觀的觀念，適當的對統檔案管理進行創新，打破傳統墨守成規的思想和做法，推動檔案管理工作的創新發展。

2.4 加快事業單位檔案管理模塊建設

現如今，我國事業單位檔案數字化主要是通過先進的信息手段，在檔案部門各種材料的載體形式上，處理成數字信息模式，建立一個系統、規范、便于查找的檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在互聯網上對資源隨時更新發布新信息，提供高質量，快速的檔案信息服務工作。現如今，我國館藏檔案的全文數字化，不是對館藏的所有檔案進行數字化，而是對館藏檔案資源數字化進行全面分析，突出重點，逐步解決。在檔案數字化管理模式建立的同時，應該強調建立數字檔案并不意味著傳統的檔案管理模式、檔案載體的消亡，而是要適應時代發展的潮流，形成一種長期共存，相互補充的合作。

2.5 加強專業人才的培養

在事業單位檔案管理的網絡信息系統的運行工作中，檔案管理人員的專業技能和綜合素質尤為重要。加強培養工作人員的專業能力，能夠有效提高事業單位檔案管理的信息化發展。因此事業單位在推進檔案管理系統信息化的過程中，應注重對相關工作人員專業技能的培養，使工作人員能夠對信息平臺的使用技能不斷提升，滿足靈活使用網絡技術的需求，從而有效的促進檔案管理信息化建設。

2.6 增強檔案信息化設備的置辦工作

檔案信息化建設工作屬于是系統工程，涉及信息的收集、保管、利用等內容，同時，這幾個內容之間都是環環相扣，缺一不可的。這也就預示著檔案設備在置辦過程中需要齊全、充足，符合規范化、信息化的要求，進而將不同類、不同載體的檔案信息有序的進行保管，便于日后的查找。促使檔案信息逐漸實現信息資源數字化管理，推動檔案信息的全文數據庫、多媒體數據庫建設，置辦多媒體設備，實現檔案存儲的電子化，全文信息的電子化查詢等等，提升數字檔案綜合業務管理信息系統的先進性，還可以將建立的電子信息通過網絡進行發布，拓寬檔案部門的服務途徑。

3 結語

綜上所述，隨著信息技術的發展，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能適應社會的發展，為了適應社會發展的新形勢，事業單位必須要加強檔案管理信息化建設，提高事業單位檔案資源的利用效率，為實現事業單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

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