創新檔案編研工作之我見

韓中輝

摘 要：檔案文書編制工作與檔案管理工作是相互聯系、相互促進的兩項工作，隨著現代技術特別是計算機網絡技術的發展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始慢慢朝著信息自動化管理的方向發展，信息技術給編制工作與檔案管理工作帶來了重要的轉變。如何實現信息時代下二者的規范銜接，已成為當下編制工作與檔案管理工作改革發展的重要議題。本文就強化“文檔一體化”的意識、強化“全過程管理”工作、完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專業素質、做好編制部門的立卷工作、建立切實可行的應對策略。結語部分總結了研究內容。

關鍵詞：編制；檔案；創新

1 檔案編制工作的發展現狀

隨著信息時代的快速發展，人們對文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴格規范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰與機遇，因此必須正確掌握它們的概念并熟悉其發展現狀。

因為遭到我國文書與檔案分散辦理的古代模式的拘束，到現在為止，辦公自動化管理系統與計算機檔案自動化管理系統是兩個彼此單獨的體系。如今，檔案編制與檔案的數量隨著各企事業單位的發展逐漸增長；信息時代的快速發展，使原本隱藏在文書工作與檔案管理工作深處的一些缺點漸漸顯現出來，嚴重阻礙了各企事業單位的健康發展。因此，需要正確地面對公文與檔案管理工作中出現的一些問題，實現各企事業單位部門之間的良好溝通。

2 檔案編制工作存在的主要問題

隨著社會經濟的急速發展，信息時代下對檔案編制工作與檔案管理工作的要求更加嚴格了，然而在現實事務中，我國檔案編制工作與檔案管理工作還處在相互獨立的狀態，兩者之間相互脫節，存在一些不可忽視的問題。

2.1 檔案編制存在脫節問題

在當下，企業的經營和運營會促使一批信息資料的出現，從而關聯到文書與檔案管理工作。其中，檔案編制的文書工作負責辦理企業生產經營中所產生的一系列文件，包括文件的制定、復印、發放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調閱，可以說，文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、總結和保管。然而，目前，我國許多企業將文書事務與檔案管理事務區別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯。

2.2 檔案編制管理缺乏規范

首先，很多企業檔案文書編制工作的操作不嚴謹，用紙和裝訂的使用不正規。依據國家對于文書工作的相關規定，我國文書工作的用紙及裝訂許多仍達不到國家的規定，阻礙了之后檔案的保管。其次，檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹的附錄登記規則。最后，檔案編制工作的類別不具體，易彼此混雜。目前，我國對于文書雖然有嚴謹的區分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規范。

2.3 檔案編制職員的管理意識淡薄

一直以來，事業單位對檔案編制工作與檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業責任感和專業性。有的單位雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學識和專業素養并不能順應檔案工作的需求。同時，當前事業單位文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務與檔案管理事務中有豐富的經驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發展的檔案管理工作要求相適應，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發展。在法院書記員大部分都是年輕人，但是檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉法院卷宗的規定，只是一個勁的催收卷宗，未能考慮到材料收集的實際情況，收到卷宗也只是一味地歸檔，并不做相關的一系列專業的檢查。據相關文獻報道，目前，大部分企業例如建筑施工企業在檔案辦理中受到傳統思想的熏陶，只注重固定資產、債務和流動資產等有形資產的辦理，而忽略了文書檔案這一無形財產，嚴重阻礙了其在現階段為企業產生巨大金融效績。

3 創新檔案編制工作的策略

在信息時代這個大背景下，檔案編制工作與檔案管理工作面臨越來越多的挑戰與機遇，如何正確處理二者關系，創新檔案編制工作，需要從以下三個方面做起。

3.1 強化“文檔一體化”的意識

當前，我國電子文檔的技術特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案編制職員和檔案管理職員應從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現的事物，加強“文檔一體化”意識；必須認識到，當前的文件材料不再是僅為現階段的工作服務，從長遠角度來說，現在的文檔就是未來的檔案，因而必須時刻謹記對歷史負責，依據嚴謹的規定，勇于鉆研電子文檔辦理的規則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

3.2 強化“全過程管理”工作

在檔案編制的全部環節中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業思想，只有確保每個工作事務流程的質量合格、責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。其次，企業要擬定有關文件儲存規則，依據我國關于檔案管理、文檔體系和下發規則等相關規定，制定具體的文書處理辦公規定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學習我國相關法律規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的事業隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎；不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

3.3 完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在各事業單位內部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前我國各企業單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規范是非常有必要的。因此，各企事業單位需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實。惟有如此，才能使各項政策有效地貫徹實施，從而提高工作的質量和效率，推進事業單位的可持續健康發展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應用計算機技術，并將現代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。所以，企業應組織相關工作人員學習電子信息技術，健全電子檔案體系，加強其管理隊伍建設。

參考文獻

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