淺談人事檔案管理

摘 要：在新時(shí)期的發(fā)展背景下，我國(guó)的企業(yè)經(jīng)過(guò)了一系列的現(xiàn)代化改革，在人事檔案管理方面實(shí)現(xiàn)了初步的成效，但是在管理效率方面沒(méi)有較大的提升，只是完成了從紙質(zhì)走向電子的轉(zhuǎn)移，在管理、執(zhí)行以及部門建設(shè)方面都存在較大的缺陷，因此，本文主要針對(duì)企業(yè)的人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題展開討論，并提出幾點(diǎn)建議僅供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；思考；建議

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，我國(guó)的流動(dòng)人口持續(xù)增加，人們的自我權(quán)益保護(hù)也在不斷地增強(qiáng)，這給傳統(tǒng)的人事檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。人們的信用記錄也在生存和發(fā)展中得到了重視，傳統(tǒng)封閉式的人事檔案管理中，對(duì)于人們的知情權(quán)以及隱私權(quán)都無(wú)法得到有效的保障，容易產(chǎn)生一些法律糾紛。因此，人事檔案管理繼續(xù)變革，通過(guò)社會(huì)化以及開放化的模式建立人事檔案管理中心，保障人們的人身權(quán)利，推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展。

1 人事檔案管理的重要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系逐漸趨于完善，人事檔案管理也要隨著市場(chǎng)的發(fā)展進(jìn)行改革。在人事制度改革的發(fā)展形式下，企業(yè)如何加強(qiáng)人事檔案管理是目前亟待解決的重點(diǎn)。人事檔案管理的流程不能太過(guò)混亂，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展要求，無(wú)法對(duì)員工的信息進(jìn)行及時(shí)地掌握，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)人事檔案管理加以重視，認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重，部分企業(yè)不將檔案當(dāng)回事，導(dǎo)致材料不齊全。因此，需要深化企業(yè)人事檔案管理的改革，從改革形式上進(jìn)行分析，深化人事檔案管理是加強(qiáng)企業(yè)全面改革的重要舉措，堅(jiān)持勞動(dòng)人事改革的管理方針，做好檔案的收集與完善，使人事檔案能夠更加的完整，增強(qiáng)企業(yè)的管理能力。

2 人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 執(zhí)行力不足，監(jiān)管不到位

在人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)執(zhí)行力不足以及監(jiān)管不到位等問(wèn)題，究其根本還是集中在職能劃分不明確，不能將職能發(fā)揮到最大，尤其是在管理執(zhí)行的過(guò)程中，管理制度以及運(yùn)行機(jī)制不完善，不能將評(píng)估、競(jìng)爭(zhēng)等進(jìn)行有效的連接，就會(huì)存在很多的細(xì)節(jié)問(wèn)題。比如缺少細(xì)化的流程，在進(jìn)行人事檔案管理工作中不能很好的進(jìn)行一條龍的管理，在入檔、存檔以及提檔、銷毀之間無(wú)法進(jìn)行很好的管理，執(zhí)行的過(guò)程中容易出現(xiàn)遺漏、混淆等錯(cuò)誤，這都是因?yàn)槿耸聶n案管理不到位造成的檔案丟失和損壞。

2.2 智能化管理水平不足

隨著信息化的不斷深入，人事檔案管理中的信息化改革也基本完善，信息完善也只是表面的完成，就是將企業(yè)員工的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在管理模式上沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，依然延續(xù)了傳統(tǒng)人事管理的模式。人事檔案管理只是增加了電子錄入和辦公設(shè)備的添置而已，在信息化的發(fā)展下，人事管理缺少信息化管理，沒(méi)有將互聯(lián)網(wǎng)理念與人事檔案管理進(jìn)行融合，同時(shí)也缺少信息技術(shù)的支撐，大部分的人事檔案管理還沒(méi)有建立相應(yīng)的技術(shù)支持，在信息化技術(shù)的發(fā)展背景下，依然存在電子檔案向紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化的問(wèn)題，造成了資源的

浪費(fèi)。

2.3 團(tuán)隊(duì)建設(shè)需加強(qiáng)

人事檔案管理走向信息化發(fā)展的同時(shí)，需要有專業(yè)的技術(shù)人才作為支撐，對(duì)團(tuán)隊(duì)理念進(jìn)行及時(shí)的更新，如果只固守一個(gè)組織，在管理形式上缺少內(nèi)容以及技術(shù)支持，將對(duì)人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)非常不利。因此，在信息化的發(fā)展背景下，人事檔案管理效率過(guò)低會(huì)影響人才的流失以及團(tuán)隊(duì)建設(shè)不足，需要建立高素質(zhì)、高技能的人才檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3 人事檔案管理的策略分析

3.1 對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)建設(shè)

對(duì)人事檔案管理工作中的團(tuán)隊(duì)建設(shè)要加強(qiáng)，重視員工檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理列入到重要的日程安排中，明確部門之間的崗位職責(zé)，成立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)人事檔案管理的日常工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，解決干部檔案管理中存在的問(wèn)題，選擇有高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的員工專門負(fù)責(zé)收集和整理人事檔案管理工作，并保持人才的相對(duì)穩(wěn)定，避免較大的流動(dòng)性給人事檔案管理造成不利的影響。

3.2 完善人事檔案管理制度

按照人事檔案管理的工作要求，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，建立健全的員工檔案工作職責(zé)以及工作管理制度，包括人事檔案材料的收集與補(bǔ)充、人事檔案的借閱以及查看、人事檔案整理、轉(zhuǎn)遞、核對(duì)以及保密制度等，建立和完善登記簿，推進(jìn)人事檔案管理的制度建設(shè)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，建立防火防潮的專用人事檔案管理室，配置鐵質(zhì)柜，將人事檔案、閱讀室以及辦公室分開，安裝防盜門窗、自動(dòng)報(bào)警裝置、防蟲滅火裝置等設(shè)施。

3.3 人事檔案管理具體實(shí)施措施

對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，主要培訓(xùn)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識(shí)以及操作能力，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。按照檔案工作管理細(xì)則對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化改革，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的材料進(jìn)行及時(shí)地收集與整理，做到編排有序、工整、規(guī)范。并將日常必備的物品以及設(shè)備備齊，防止特殊情況找不到影響工作效率。對(duì)人事檔案管理嚴(yán)格審核，針對(duì)新招聘的員工或者外調(diào)的員工，必須對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核，突出檔案管理的嚴(yán)肅性，保證人事信息的準(zhǔn)確性，將年齡與閱歷作為人事檔案審核的重點(diǎn)，進(jìn)行逐條的清查，做到規(guī)范性與整潔性，認(rèn)真登記認(rèn)識(shí)檔案專項(xiàng)審核情況，尊重事實(shí)，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。突出人事檔案的完成性，對(duì)缺少的材料限期補(bǔ)齊，對(duì)檔案審核、信息反饋等同步進(jìn)行，提高工作效率。

3.4 實(shí)現(xiàn)電子化人事檔案管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，審核紙質(zhì)版的人事檔案時(shí)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)人力，大型的企業(yè)都開始采用信息化的檔案管理建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案進(jìn)行了有效的結(jié)合，采用信息化的技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代化的服務(wù)方式，有效的提高了檔案管理的工作效率。針對(duì)小型企業(yè)，如果暫時(shí)沒(méi)有引進(jìn)新的技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化管理，也要通過(guò)專項(xiàng)的審核對(duì)人員的基本信息，對(duì)員工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭背景以及社會(huì)背景錄入到人力資源管理系統(tǒng)中，或者是電子版的形式將員工的個(gè)人情況進(jìn)行保存，方便查找和審核，使人事檔案管理在信息化的管理過(guò)程中能夠更加的規(guī)范性與準(zhǔn)確性。

3.5 加強(qiáng)宣傳手段

為了讓人事檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行，應(yīng)該讓各個(gè)單位以及員工了解到人事檔案管理的重要性，對(duì)人事檔案管理改革加以重視，配合人力資源部門將確實(shí)的材料進(jìn)行查找，確定人事檔案的完整性。對(duì)于事業(yè)單位有干部人事檔案管理人員管理的部門，應(yīng)該在材料完整后，主動(dòng)將材料送到干部人事檔案管理的人員處進(jìn)行歸檔，人事檔案不能弄虛作假，不能以任何理由扣留需要?dú)w檔的材料，員工在進(jìn)行填寫人事信息表的時(shí)候必須以端正的態(tài)度填寫，保證信息的真實(shí)性。人事檔案的審核工作系統(tǒng)且復(fù)雜，不僅是對(duì)人事檔案的一次重大變革，更對(duì)企業(yè)管理的建設(shè)有重要作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，將傳統(tǒng)的人事檔案管理與現(xiàn)代化的電子檔案進(jìn)行有效的結(jié)合，建立全新的人事檔案管理模式，從信息化管理的角度將人事檔案管理變得更加的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化。同時(shí)需要增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，深化企業(yè)人事檔案管理工作，讓企業(yè)在管理上能夠更加的完善，發(fā)揮出人力資源管理的重要作用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

武德鳳（1971-），女，漢族，云南省昆明市安寧市，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。