資源共享模式下，文件、資料和檔案的自動化管理

摘 要：隨著信息技術的不斷發展和完善，檔案資料的管理則出現了數字化、自動化和一體化的趨勢。文件、資料和檔案自動化管理在不斷地完善、規范，這種管理模式可以有效減少浪費、提高效率。作為文檔管理人員，要不斷地提高自身的修養，不斷地總結經驗。在資源共享模式下，文件、資料和檔案自動化管理一定會更加科學有效，也一定會產生極大的社會效益。

關鍵詞：資源共享；文件；資料；檔案；自動化管理

一、文件、資料和檔案自動化管理的實質

在資源共享模式下，文件、資料和檔案從產生、運轉到利用，既遵循一定的程序和規則，又體現每一個環節的具體要求，規范性地將其納入信息管理與共享系統中，通過電子輔助手段，使文檔資料管理進行自動化整理歸檔。檔案管理部門在接收電子檔案時，必須要向有關部門提出具體的要求，以適應歸檔的需要；另一方面，在利用文檔資料時，應考慮檔案處理形式，統一規格和要求，以便節省大量人力和時間，而且提高工作效率。

二、文件、資料和檔案的自動化管理工作流程圖

三、實現文件、資料和檔案自動化管理的途徑

（一）健全完善文檔自動化的管理體系

1.健全自動化模式的安全體系

文件、資料和檔案自動化模式下的管理工作必須以安全可靠為前提，要做好網絡電腦病毒的查殺，及時更新數據庫，對重要檔案、數據進行備份，以免意外發生造成數據的丟失。還要做好文件、資料和檔案的加密工作，設置訪問權限，降低文件、資料和檔案遭人為損壞或其他意外事件的發生。

2.健全規范操作體系

檔案管理單位或部門要建立、制定一個符合實際管理需求的檔案管理規章機制，如工作人員操作機制、檔案管理與使用機制、保密機制、網絡檔案使用安全機制等，確保檔案文件、資料和檔案自動化工作能夠遵章辦事，確保各機制能夠相互聯系、熔于一爐，提高文件、資料和檔案一體化自動化管理水平。

3.健全標準操作體系

文件、資料和檔案的管理要采用國家統一的檔案整體分類編號法、實行統一分類和統一編號，要設計完整條件的精確查詢和部分條件的模糊查詢，設計全模糊查詢，實現文件、資料和檔案的檢索與使用的一體化與自動化。

4.健全靈活操作體系

文件、資料和檔案自動化管理設備要設置較為完善和方便靈活的維護功能，便于管理者增添內容，設置和修改系統使用單位用戶名及口令等綜合參數。操作系統要便于增加檔案分類中的一級類目、二級類目和三級類目，便于連接不同的操作設備，如打印機、掃描儀等。

5.健全自動化操作體系

檔案管理單位或部門要善于運用計算機進行文件、資料和檔案的管理，實現文件、資料和檔案輸入、儲存、處理、檢索和輸出的數字化；利用自動化軟件，實時監測和控制檔案存儲環境，處理檔案行政管理數據；采用縮微和光盤技術，縮小存貯檔案的空間，延長檔案的壽命；采用聲像技術和復印技術，增加檔案的種類，提高檔案傳播速度。

（二）強化人才隊伍建設

1.文件、資料和檔案管理人員要重視對自動化管理的認識，以端正的心態主動學習網絡知識與技術，學習電子檔案信息的分類和管理方法，發揮電子檔案信息的開發和利用價值。

2.文件、資料和檔案管理單位要以科學長遠的眼光制定人才培訓的方案，盡可能地創造培訓學習的機會，有針對性地提高業務水平，以適應新形勢下文件、資料和檔案自動化管理的新需求。

3.文件、資料和檔案管理人員必須具備較高的政治思想覺悟，不斷加強政治思想和職業道德的學習。

4.文件、資料和檔案管理人員要不斷拓展知識面，提高綜合分析與運用能力，努力成為善用信息化管理技術來完成文件、資料和檔案自動化管理的復合型人才。

（三）開發配套適用的軟、硬件設施

只有具備完善的軟、硬件設施，文件、資料和檔案的自動化管理工作才能步入正軌，相關管理單位和部門要依據標準化、一體化、規范化和靈活化的要求，完善并盤活自動化管理所學的軟硬件設施，如信息高速公路和寬帶網的建設，大容量儲存設備、高性能服務器的選用，以及操作系統、數據庫管理系統的開發與運用等，從而提高文件、資料和檔案自動化管理的有效性。

（四）有重點地抓好數據庫建設

建設動態的數據庫，實現文件、資料和檔案處理向信息自動化管理系統的過渡。計算機技術人員要與文件、資料和檔案管理人員協同配合，重視實際應用效果，突出重點，建立動態數據庫，創建全面鏈接的系統庫，提高自動化系統效率。

參考文獻：

[1]劉曉娟.檔案管理自動化改造中若干問題的思考[J].世界家苑，2011（8）.

[2]魏國艷.檔案信息自動化系統管理若干問題的思考[J].赤子，2014（2）：210.

[3]薛士權.檔案管理自動化基礎[M].南京大學出版社，2015.

注：本文系2017年度武威市“十三五”教育科學規劃課題論文，課題立項號：WW[2017]GH301。

作者簡介：錢卓瑪（1973.6—），女，籍貫：甘肅天祝藏族自治縣，民族：藏，學歷：本科，職稱：中學一級教師，研究方向：文件、資料和檔案管理。