東華公司辦公室管理工作的改進意見

蔣夢園

摘要：企業辦公室屬于企業行政管理的重要組成部分，加強企業辦公室管理方式，提高辦公效率對企業的發展有著重要的作用。本文對企業辦公室日常工作中存在的問題進行了分析，并提出了幾點思考。供借鑒。

關鍵詞：企業 辦公室 信息化 職能定位 工作效率

辦公室管理是企業行政管理的重要組成部分，發揮著橋梁作用、參謀作用、督導作用與協調作用，辦公室管理水平的高低對整個企業的內部工作效率及對外形象產生直接的影響，所以明確公司辦公室的職能定位，提高辦公效率對企業的發展有著非常重要的作用，本文針對東華公司的辦公室現狀以及存在問題進行分析，并提出了幾點改善建議。

一、東華公司辦公室職能定位及現狀

東華公司辦公室目前承擔著六大項事務：公文及印章管理；會議及接待管理；車輛管理；計劃和公司運營管理；食堂管理；其他行政性事務工作。主要扮演以下兩種角色：首先是“管家”角色，管車、管會、管文、管接待、管行政瑣事等，主要是面向全體工作人員，起到組織協調、服務全員的作用；其次是“監督”角色，重計劃、推運營，針對企業經營中出現的問題，辦公室要做好認真的梳理和分析，組織相關部門制定問題解決方案供領導層參考和選擇，并對具體決策的執行情況進行跟蹤、監督和考核。目前，在編人員為5人。

二、東華公司辦公室存在的問題

（一）定位單一，主要以“服務”為主

目前辦公室主要定位為“雜事管家”，行政管理人員的時間被大批量的雜事瑣事占用，整天忙忙碌碌沒有條理，更不存在管理創新。而且大批量瑣事雜亂無章的處理，容易讓員工產生無聊的感覺，不耐煩情緒激增，導致員工滿意度下降。

（二）信息化管理水平需加強，規章制度需完善

辦公室管理會議、調度車輛、申請宴請、公司級接待工作等都是靠人工上傳下達，電話溝通，容易出現重復工作，信息不對稱的現象。且隨著計劃的變動，需要人工持續反復溝通才能最終解決。

（三）辦公室崗位設置有待改善，人員流動大，專業不對口

行政管理看上去是在處理雜事瑣事，但實際上需要用到管理的理論知識，需要高素質、專業對口、高智商、高情商的人員來進行工作。目前公司辦公室任務重，人員少，人員學歷低，工作中需要處理的信息量大，相應的工作壓力日益增加，一旦有任何疏忽非常容易受到上級的批評，加重了相關人員的心理負擔，致使部分辦公室員工存在一些心理標準，制定了一套“干多干少一個樣”，“多干不如少干”，“能少干就少干”，“干的多錯的多”，“不干不錯”的錯誤行為標準，阻礙了公司辦公室的發展和壯大。

三、對東華公司辦公室的幾點改善建議：

（一）辦公室定位精準化

公司辦公室應該是企業的管理部門中的龍頭部門，承擔著領導層的參謀、管家和助手的職能。如果辦公室僅僅承擔著打雜、服務的角色，就會被其他部門所輕視，在管理工作中就不能發揮著領導層左膀右臂的作用，導致領導層的威嚴受到沖擊，致使一些決策很難有成效的監管和督促，從而影響著公司整體的工作效率。東華公司辦公室應精準定位三大職能：1、“橋梁”職能，對內連接領導層和各部門，承上啟下，上傳下達，對領導層的決策體現出強大的執行力，準確無誤的傳達思想，對各部門友好溝通并積極監督執行情況；對外連接政府各相關部門以及各兄弟單位與我公司，由公司辦公室牽頭整合，用心經營，加強同外單位的溝通與交流從而保障信息溝通的順暢，及時了解相關的政策，建立起與外部單位的友誼“橋梁”。2、“參謀”職能，公司辦公室是離領導層最近的一個部門，應該在日常工作中起到領導層參謀的作用，這就要求辦公室的員工需要滿足復合型人才標準，不僅需要具備專業管理知識還要掌握一定的財經類知識和法律知識，為“參謀”這一角色提供有力的理論保障和智力支持。3、“管家”職能，管家不是簡單的打雜，而是把雜事瑣事系統化，化繁為簡，提高效率，重在“管”，而不是一味的適應其他部門，服務其他部門。公司辦公室應制定和完善一系列行政瑣事的操作準則和行為標準，建章立制，用管理思想指導行政工作，提高行政事務的準確率，真正做到提質增效，用合理的制度服務全公司。

（二）利用信息化服務平臺，開創信息化工作新局面

隨著科技的發展，公司信息化水平也逐步提升，計算機的運用對公司辦公室的各項內容都具有極大的促進作用。而且隨著近年來環境問題的日益突出，無紙化辦公也成為當今社會的迫切需要，無紙化辦公不僅對環保工作有積極的促進作用，對單位降低運營成本也起著很大的作用。因此，公司辦公室利用對先進技術的使用，利用辦公網絡而建立高效的行政辦公體系。公司辦公室日常行政事務包括公文管理、會議管理、接待管理、車輛管理、用餐管理、通訊管理等業務。公司辦公室應建立信息工作制度，對信息工作提出具體要求，強化信息意識，建立長效機制，增強基層對信息工作的敏感性和敏銳性。針對會議管理，在網上建立會議室管理系統，包括會議室預定模塊、會議室服務標準選項模塊、短信推送參會人員模塊，并制定各類會議不同的服務標準，做到會議服務接待工作標準化，統一化；針對接待管理，在網上建立公司級接待系統，包括接待主題、接待人員名單、接待日程、會議議程、就餐、住宿、用車等內容在內的標準化模塊，并配備短信推送功能，一鍵即可推送所有涉及人員；針對車輛管理，在網上建立車輛管理系統，包括電子派車、自助選車，一鍵打印用車費用分攤等內容，尤其是自助選車功能的建立，終結了調度員安排駕駛員出車的不公平分配制度，把駕駛員從“大鍋飯”平均分配出車任務推向了市場競爭的環境，大大提升了駕駛員服務的積極性和工作的主動性；針對用餐管理，在網上建立用餐申請模塊和直接分配模塊，由申請人網上申請，根據級別標準和人數，由食堂管理員直接預定包廂并反饋；針對通訊管理，在網上建立話費申請模塊、電話報修模塊、其他通訊服務類模塊，由申請人直接發起，通訊管理員即可接單處理。信息化工作的創新與推行，不僅直接提高了公司辦公室的工作效率，也同時提高了整個公司的辦事效率。公司辦公室搭建信息平臺，暢通信息渠道，力爭建設好一個快速高效的“行政瑣事”處理平臺，全力提升信息工作的時效性，以掌握辦公室工作的主動性。

（三）制定規范的辦公室工作流程，完善辦公室各項規章制度

沒有規矩不成方圓，辦公室作為企業管理的重要部門，健全的管理體制將起到至關重要的作用。由于辦公室管理涉及部門多，為避免工作出錯，需要建立規范、科學的工作流程，才能實現高效的運轉，確保辦公室的辦事規程及行為準則有章可循。公司辦公室應完善《通訊管理制度》、《會議管理制度》、《接待管理制度》、《車輛管理制度》、《公文管理制度》、《印章管理制度》等，但是在進行制度完善時，要注意體制的合理性和合規性，能夠標準化開展的工作就統一要求，但也要注意實施中的靈活性。

（四）建立崗位責任制和責任追責制

受傳統工作觀念的影響，辦公室工作人員在具體的工作中存在懶散、自由的思想，隨著市場競爭環境的日益激烈，國企辦公室必須改變懶散的觀念，嚴明工作紀律。首先要建立崗位責任制，將辦公室的各項工作落實到具體的崗位上，落實到具體的人，保證各司其職，另外針對員工在工作中出現的相互推諉的現象，要建立責任追責制，屬于誰的責任要追查到底，避免出現責任相互推卸的現象，避免出現工作落實不到位。

（五）優化組織結構，提高復合型人才儲備

目前，公司辦公室編制共5人，日常工作負擔重、壓力大，且上升通道不明晰。長期以來，辦公室工作人員容易出現疲憊狀態，對工作沒有積極性和創新性。建議將人員擴編至8人，并且制定出明確的崗位要求和上升通道。崗位設置必須有激勵作用，設置有梯度的管理體系，讓辦公室工作人員能準確意識到自己的責任，對自己的工作職能全面認識后實行目標化精細管理，避免員工工作的盲目性，增加對工作的積極性和責任感。另外，鑒于公司辦公室的職能定位，所招聘人員也應該提高學歷和素質，擁有和崗位內容相匹配的知識儲備，這樣才能有針對性的開展工作，做到術業有專攻，達到事半功倍的效果。

傳統辦公室的主要職能主要定位成“為領導服務”、“為員工服務”，隨著新時代的快速變革，公司辦公室也將打破傳統的單一定位，將承擔起更加重要的職能。這就要求辦公室的管理人員要改變觀念，在處理新問題、新矛盾時積極引入新思維、新方法，采取新措施，創新管理制度，為領導層分憂解難，幫助企業實現更好更快的發展。