職業院校檔案管理信息化的探討

[摘 要] 職業院校在發展過程中，所承受的壓力不斷增強，內部各項工作在不斷地優化，檔案管理工作就是其中之一。職業院校傳統的檔案管理方式逐漸地被淘汰，當前已經采用信息化的管理方式。因此，本文就職業院校檔案管理信息化進行了探討，并闡述了自己的見解，以供參考。

[關鍵詞] 職業院校；檔案管理；信息化；策略

職業院校是培養專業型人才的主要陣地，職業院校不僅承擔著開展教育教學活動的重任，同時也肩負著培養學生道德、人格等綜合素質的重任。在這樣的情況下，職業院校不僅要做好基礎的教育工作，同時還應該提高對檔案管理工作的重視。職業院校在開展檔案管理工作中，應對管理方式進行創新，通過信息化的檔案管理來有效的落實檔案管理工作，將檔案的利用價值體現出來，以此來促進職業院校的發展。

1 職業院校檔案管理信息化的必要性

在對職業院校所開展的檔案管理工作進行分析中可以看出，檔案管理還存在諸多的問題，這些問題的存在，導致了檔案管理流于形式，其實質性的作用并沒有發揮出來。面對這樣的情況，相關人員經過研究后提出了檔案管理信息化設想。因此，下文中就職業院校檔案管理信息化的必要性進行了分析。

1.1 是檔案資源膨脹提出的要求

在我國綜合國力提升的背景下，國家對教育教學更加的重視，為了實現科教興國，國家開設了更多的院校，院校招生人數也在不斷地擴大。在大學生、職業院校學生數量不斷增多的情況下，職業院校所需要管理的學生檔案數量也在隨之增加。以往的檔案管理主要是對紙質文件進行管理，管理數量可能在千份，但是在職業院校學生增多的情況下，檔案資源大幅度膨脹，需要管理萬份檔案，這樣的管理增加了管理難度，以往的人工管理方式效率較慢，因此傳統的檔案管理方式逐漸地被淘汰，檔案管理信息化成為了主要趨勢。

1.2 是院校信息化系統應用提出的要求

在當前科技快速發展的背景下，各職業院校在開展教育教學工作過程中，均采用了現代化信息技術，構建了信息化的教學平臺，在這樣的情況下，職業院校內部所開展的其它工作也需要隨之進行改變。院校在信息化系統應用中，各項重要數據信息的輸入以及存儲變得極為簡便，在此種情況下，檔案管理人員在開展檔案管理工作過程中，也需要進行系統化的管理，只有這樣才能確保檔案管理的有效性。

1.3 是檔案價值挖掘提出的要求

在職業院校檔案管理工作開展過程中，檔案管理不再是單純的將所有的檔案集中在一起進行管理，檔案管理更重要的是對檔案信息進行利用。在檔案信息利用中，紙質檔案管理形式應用起來不便，所以在這樣的情況下，職業院校就需要建立檔案信息網絡系統。檔案使用者則可以通過該系統查找、檢索和獲取所需要的檔案信息，從而實現檔案資源的有效開發利用。所以說，職業院校檔案管理信息化是檔案價值挖掘中提出的要求，職業院校需要從信息化管理入手來提升檔案的利用價值。

2 職業院校檔案管理信息化的策略

職業院校在開展檔案管理工作過程中，為了確保管理效率的提升，確保檔案的充分利用，在實際管理中就應對管理模式進行改變，應采用信息化的管理方式，以此來確保檔案管理工作的開展是順應社會發展潮流的。職業院校在檔案管理信息化過程中，可以采用以下幾點策略。

2.1 增強檔案信息化的管理意識

意識是行動的指南，在具備某種意識的情況下，人們的行動會受到引導，從而確保行動與意識是統一的。面對意識的重要性，職業院校想要確保檔案管理信息化目標的實現，就應先構建檔案管理信息化意識。在檔案管理信息化意識構建中，職業院校的領導應以身作則，領導應深入地了解檔案信息化管理的重要性，了解院校目前實行檔案信息化管理所存在的不足之處，然后領導應通過開會等方式，共同來探討檔案管理信息化，為此工作的開展提供更多的資金、設備等支持。同時，職業院校應挑選出一批優秀的檔案管理人員接受檔案管理信息化教育，讓這些工作人員通過切身的體驗來了解檔案管理信息化的優勢，以此來加快對檔案管理信息化的推廣，促使更多的工作人員具備這一工作意識。

2.2 構建完善的檔案管理信息化制度

制度的存在是極為關鍵的，完善的制度可以為工作的落實提供依據，因此職業院校想要實現檔案管理信息化，就應從制度方面入手。在構建制度過程中，可以從檔案管理的職責制度入手，應該對電子檔案制作的職責進行明確的劃分，讓每個制作人員都了解自身工作的重要性，并幫助其明確自身的工作職責，這樣職責人員才能在制作檔案的過程中保證信息是真實有效的；其次，應構建嚴格的監督制度。當管理人員將檔案信息進行保存之后，若是沒有領導的批準，不能將檔案外借，在使用檔案的過程中，應該對使用者的監督進行明確，確保每一位工作人員在登錄檔案系統的過程中都能夠得到監督；最后，應構建完善的獎懲機制。在檔案信息化管理過程中，雖然大部分工作由信息化系統來完成，但依然離不開工作人員。因此，為了避免工作人員在檔案信息化過程中迷失，應構建相應的獎懲機制，對在工作中找準自身定位，能夠有效開展崗位工作的人員給予獎勵，對工作中玩忽職守的人員進行處罰。這樣獎罰分明的制度，可以激發檔案管理人員的工作積極性，確保檔案管理信息化的實行更加的順暢。

2.3 對檔案管理技術進行創新

在職業院校檔案管理中，檔案管理技術是非常重要的存在，管理技術的信息化水平對檔案管理工作的落實效率有著一定的影響，面對這樣的情況，職業院校為了保證檔案信息化管理目標的實現，就應對檔案管理技術進行創新。在檔案信息化管理中，加密技術以及數據壓縮技術等技術的應用是非常有必要的。加密技術是電子商務采取的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術手段把重要的數據變為亂碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。檔案管理人員可以通過加密技術對電子檔案進行加密，讓其變成不可讀的文件，之后將查看的密碼上報給相關領導，這樣就可以保證檔案的安全性。數據壓縮技術是指在不丟失有用信息的前提下，縮減數據量以減少存儲空間，提高其傳輸、存儲和處理效率，或按照一定的算法對數據進行重新組織，減少數據的冗余和存儲的空間的一種技術方法。管理人員可以將各種檔案進行分類壓縮，這樣既方便以后的查找，同時也減少了檔案占據的空間，是一舉兩得的。

2.4 對現有的信息平臺進行整合

職業院校的檔案管理工作在落實過程中，已經采用了部分信息化手段，構建了多個信息平臺。在信息平臺的作用下，檔案存儲較為紛亂，每個平臺中都有部分檔案。這樣的檔案信息化管理方式較為混亂，為檔案信息的查詢增加了不便。面對這樣的情況，在檔案信息化管理過程中，職業院校就應對現有的信息平臺進行整合。在整合信息平臺中，應對每個平臺的功能、所扮演的角色等進行深入地分析，切實的掌握實際情況，在此基礎上，對每個平臺之間的關系進行梳理，找出其中的規律，然后對平臺進行整合。將眾多的平臺整合成一個完整的平臺，需要將小平臺中的檔案內容進行歸攏，之后需要對檔案進行分類，按照類別不同來進行統一的保存。除此之外，為了檔案信息的分享與利用更加便利，還可以構建數據交換接口，促使每個平臺中的檔案信息能夠自動的進行傳輸，以此來有效的提高檔案信息化管理的效率，確保檔案信息化管理目標的實現。

3 結 論

通過上述分析可以看出，在社會不斷發展，在教育不斷改革的過程中，職業院校對檔案管理方法進行了創新，采用了信息化的管理手段。檔案的信息化管理有效的提高了檔案管理的效率，但與此同時，其中存在的不安全問題也越來越突出，面對這樣的情況，在以后檔案信息化管理過程中，職業院校就應從實際出發，對切實存在的管理問題進行探究，并提出有針對性的解決措施來解決問題，以此來確保檔案管理的信息化發展，保證職業院校所開展的檔案管理工作可以充分地發揮作用，將檔案的價值突顯出來。

參考文獻：

[1] 馬力，試論高職院校檔案信息化建設 [J].價值工程，2014（4）：216-217.

[作者簡介] 張永花（1973-），女，山東濟南人，助理會計師，大專。