企業文檔管理現代化探究

■劉立春/福建省福清市三山鎮福清核電有限公司

一、前言

在改革開放深入實施的新形勢下，中小企業如雨后春筍般不斷增多。尤其在近年來，隨著科學技術的不斷更新，企業在經營管理中逐漸趨向于現代化和信息化。根據對當前社會發展進程中企業經營現狀的分析，發現傳統的檔案管理，在一定程度上限制了企業的進步與發展。為了有效的促進企業的創新性發展，本文展開了相應的探討。通過對企業文檔管理現狀及未來現代化發展的措施分析，可以為日后促進企業的進步，奠定堅實的基礎，具有現實研究價值。

二、企業文檔管理現狀的分析

（一）文檔管理意識相對薄弱

近年來，由于文檔管理意識不足，而導致企業發展受到嚴重阻礙的現象屢見不鮮。因此，本文在研究中首先對文檔管理的意識進行分析。據調查結果顯示，當前部分地區的企業在經營發展中，明顯存在文檔管理意識薄弱的顯現［1］。首先，企業管理者缺乏對文檔管理的認識和重視。部分企業管理者在企業經營中，將企業的發展重點放在了企業經濟效益和未來發展戰略目標上，極大程度上忽視了對企業內部的文檔管理，導致企業文檔管理較為混亂，權責和界限相對模糊。此外，文檔管理部門的缺乏。部分企業在發展中并未根據實際發展情況，建立相應的文檔管理部門，企業內部一般存放于資料室；同時，缺乏對技術項目相關信息的及時更新，極大程度上提高了企業信息的失真性。

（二）缺乏專業化的文檔管理人才

在當前企業經營發展中，文檔管理人才的缺乏，在一定程度上限制了企業文檔管理的發展。由于企業管理者缺乏對企業文檔管理的重視，因此其對文檔管理工作人員也存在相應的忽視［2］。由此導致，企業文檔管理的工作人員為非專業畢業，對于文檔管理的具體工作了解度不足，缺乏工作的專業性，甚至部分文檔管理人員無法獨立的完成文檔管理工作，將不同的文檔混亂的放在一起，無意中增加了文檔管理的工作量。此外，部分文檔管理工作人員在對文檔進行管理和歸類時，仍主要以傳統的歸類方法為主。而在當前信息化社會中，隨著文檔種類的不斷增多、內容的不斷復雜，傳統歸類方法已經無法適用于現代文檔的管理工作中。

三、企業文檔管理現代化的措施研究

（一）提高企業文檔管理意識

針對當前部分企業存在的文檔管理意識薄弱現象，應充分提高企業文檔管理的意識。首先，加強對企業管理者的培養，提高企業管理者的文檔管理意識。定期組織企業管理者會議，在會議中主要學習國外先進的經營理念和模式。同時，播放企業文檔管理相關視頻，討論企業文檔管理開展的必要性。由此，使企業二管理者通過會議的方式，充分提高對文檔管理的認識。此外，企業管理者自身要加強對文檔管理的學習。在業余時間多觀看其他企業文檔管理的視頻，學習文檔管理的相關知識，并通過公示板和企業網站的方式，鼓勵企業員工實現對文檔管理知識的掌握，以此提高企業全員文檔管理意識。此外，建立專門的企業文檔管理部門。根據企業的發展的實際情況，企業管理者可以建立文檔管理部門，并設置檔案管理經驗豐富的員工為部長，對文檔管理相關工作進行科學有序的管理，權責分明，從根本上提高企業文檔的管理意識。

（二）加強對企業文檔管理人才的培養

從某種角度來說，人才是企業綜合實力提升的重要保障。通過加強對企業文檔管理人才的培養，提高企業文檔管理現代化水平，是十分重要的。在加強對企業文檔管理人才培養時，第一，要加強對文檔管理人才專業性的重視。企業管理者應注重對文檔管理人才的招聘，在招聘過程中，了解應聘者的學歷水平、專業和文檔管理的經驗，通過筆試、面試和隨機考察等方式，掌握應聘者的隨機應變能力。最終，在眾多應聘者中選取學歷較高、經驗相對豐富的文檔管理專業性人才，從根本上提高文檔管理人才的專業水平。第二，定期對文檔管理人才實施培訓。根據文檔管理人才在工作中的表現，定期組織開展系統、科學的培訓。培訓內容主要包括文檔管理的內容、文檔管理的技巧、文檔管理的注意事項等，同時也要加強對文檔管理人才工作責任心和耐心的培養。以此，充分促進企業文檔管理人才的全面性發展，為提升文檔管理的現代化水平，奠定基礎。

四、結語

當前社會發展進程中，在經濟文化繁榮發展的支持下，我國較多的企業均取得了顯著的成就。絕大多數企業在經營發展中，均認識到了檔案管理現代化水平，對企業未來發展的重要性。但是，仍有少數企業在經營過程中，缺乏對現代化檔案管理的重視。針對當前企業文檔管理的現狀，本文主要從文檔管理意識和文檔管理人才兩方面，展開對企業文檔管理現狀的分析。同時，從提高企業文檔管理意識和培養文檔管理人才方面，重點分析企業文檔管理現代化的措施。期望通過本文關于文檔管理現代化相關內容的分析，可以為日后提升企業文檔管理水平，提供寶貴的建議。

［1］劉海霞.與時俱進，開創現代建筑企業檔案管理工作新思路［J］.中外企業家，2017,04(16):69~70.

［2］耿潔.企業文書檔案現代化管理和傳統化管理對比分析［J］.城建檔案 ,2017，01(05):75~76.