檔案管理的發(fā)展形勢(shì)
——檔案管理信息化

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科技技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，促使著各個(gè)行業(yè)紛紛在經(jīng)歷著信息化發(fā)展。信息化為社會(huì)各界帶來的便利是極其顯著的，如何積極的進(jìn)行信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的頭等大事，本文將詳細(xì)分析檔案管理信息化這一課題。

一、檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

(一)有利于檔案信息的傳輸

傳統(tǒng)的檔案一般都是利用紙質(zhì)作為信息載體，想要進(jìn)行信息輸送需要經(jīng)歷非常繁瑣的流程。檔案管理相關(guān)人員不僅要翻閱紙質(zhì)檔案尋找相關(guān)的傳輸內(nèi)容，而且針對(duì)傳輸路程較遠(yuǎn)的地區(qū)，很可能在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)檔案信息遺失或者損壞的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斢捎谑艿綍r(shí)間與空間的限制，極大程度上阻礙了信息檔案資源的共享[1]。檔案信息化利用互聯(lián)網(wǎng)信息手段，打破了時(shí)間與空間的阻礙，將傳輸?shù)男畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式，能夠即時(shí)的實(shí)現(xiàn)信息的傳輸，提升了信息傳輸?shù)男屎桶踩浴?/p>

(二)有利于檔案信息的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存中存在很多的弊端，紙質(zhì)制品會(huì)遭到溫度、濕度、酸堿氧化等多種威脅，不同環(huán)境都會(huì)對(duì)紙質(zhì)制品造成一定的威脅，使得信息檔案遭到破壞。積極地進(jìn)行檔案管理信息化創(chuàng)新，能夠規(guī)避傳統(tǒng)檔案信息保存中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案一般利用信息化存儲(chǔ)工具，將想要存儲(chǔ)的信息進(jìn)行保存。并且，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，很多檔案信息已經(jīng)保存到互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中，很大程度上保障了信息的壽命，延長了信息保存的時(shí)間。

(三)有利于實(shí)現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)的檔案信息共享，一般都需要依靠人工手動(dòng)進(jìn)行操作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且嚴(yán)重的影響了信息分享的效率。傳統(tǒng)檔案信息的查找也相對(duì)繁瑣，以至于閑置了很多重要的檔案信息內(nèi)容，嚴(yán)重的降低了檔案的利用率[2]。信息化的檔案管理是利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。將文件資料的查閱、收集、存儲(chǔ)、分類以及統(tǒng)計(jì)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)化處理，在提升檔案信息管理效率的同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)以及信息化手段便可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，全面、科學(xué)、先進(jìn)的實(shí)現(xiàn)了信息的分享，并且信息錄入和取讀不受時(shí)間與空間的限制，推動(dòng)了檔案信息管理工作的快速發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

(一)實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化。其內(nèi)容主要是針對(duì)檔案管理部門制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案信息化管理機(jī)制，并且保證高效地實(shí)施。檔案管理工作著力于從檔案信息收集、信息存儲(chǔ)、信息管理、信息網(wǎng)絡(luò)及信息管理軟件五方面進(jìn)行積極的信息化轉(zhuǎn)型，從根本上建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理信息化工作高效落實(shí)。

(二)展現(xiàn)電子檔案特性

電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)是顯著的，很大程度上方便了檔案信息的檢索查詢、實(shí)施和利用，提升了檔案信息資源共享。在建設(shè)檔案信息化的過程中，檔案管理人員應(yīng)該著力發(fā)揮電子檔案的特性，即電子化的實(shí)體檔案，檔案化的電子信息和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等。電子檔案最突出的特性應(yīng)屬檔案全文數(shù)字化。[3]檔案管理人員應(yīng)該積極針對(duì)檔案全文數(shù)字化這一內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)的促進(jìn)檔案管理信息化在檔案管理工作中的實(shí)踐落地及效率提升。

(三)促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

數(shù)字化處理檔案信息是檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的重要內(nèi)容，檔案信息數(shù)字化處理之后，想要切實(shí)的將檔案信息利用到實(shí)處，就必須積極的進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。利用安全、穩(wěn)定、高效合理的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，為廣大群眾切實(shí)的提供一個(gè)檔案資源查詢閱覽的共享途徑，以此展現(xiàn)數(shù)字化檔案信息相較于傳統(tǒng)檔案信息所顯示出的開放性與交互性，從而增強(qiáng)檔案管理工作的社會(huì)化職能。將檔案信息積極的進(jìn)行共享，為社會(huì)各方面的發(fā)展提供數(shù)據(jù)檔案支撐，推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了資源和信息的共享，使更多的受眾能夠利用檔案信息資源獲益。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對(duì)檔案信息建設(shè)質(zhì)量有極大的提升作用，對(duì)檔案信息化的發(fā)展速度有極大的促進(jìn)作用。

三、檔案管理信息化建設(shè)途徑

(一)增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案管理信息化工作的質(zhì)量構(gòu)成直接影響。如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的高效進(jìn)行，就必須大力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員必須樹立正確、積極的檔案管理信息化意識(shí)，堅(jiān)定自身的意識(shí)，成為檔案管理信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量，為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)[4]。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)定期接受培訓(xùn)，針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)操作、信息化硬件設(shè)施操作等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的學(xué)習(xí)，將先進(jìn)的檔案信息管理理念融入到培訓(xùn)工作中，積極的營造檔案管理信息化氛圍，引導(dǎo)檔案管理老員工接受信息化檔案管理理念，幫助新員工成為檔案管理知識(shí)助手。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地申請(qǐng)資金，取得單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化工作的重視，從而調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，加強(qiáng)檔案管理工作人員的信心。再次，應(yīng)積極通過引進(jìn)專業(yè)人才，尤其是信息網(wǎng)絡(luò)化人才，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。通過耳濡目染，樹立檔案管理工作人員積極的道德價(jià)值觀，使其認(rèn)識(shí)到自身肩負(fù)的責(zé)任并通過積極的學(xué)習(xí)來認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。只有從根本上提升檔案管理工作人員的思想意識(shí)，才能有效的促進(jìn)檔案的管理工作的不斷發(fā)展。

(二)建立健全信息化技術(shù)設(shè)備

想要全面高效的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，完善的技術(shù)配備是基礎(chǔ)是前提。完善優(yōu)質(zhì)及高效的信息化技術(shù)設(shè)備，能夠保障檔案管理的信息化順利運(yùn)行，為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)支持。首先，合理地建立科學(xué)的指導(dǎo)方案，努力保障檔案管理信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)性。著重對(duì)于檔案管理虛擬空間的連接進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與備份，積極的鼓勵(lì)檔案管理信息化技術(shù)開發(fā)[5]。其次，推動(dòng)建立盡量完備的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。高質(zhì)量、安全的對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化與整合，針對(duì)數(shù)據(jù)的檢索和存儲(chǔ)等方面加強(qiáng)技術(shù)提升。積極的進(jìn)行信息化技術(shù)的鉆研，切實(shí)的為實(shí)現(xiàn)一體化管理添磚加瓦。再次，重視數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)防火墻的建立和維護(hù)。當(dāng)前我國網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境相對(duì)惡劣，為了切實(shí)的保障檔案管理的安全性，就必須要建立有效防火墻，切實(shí)的避免網(wǎng)絡(luò)中的惡意侵入，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防火墻，以及秘鑰等模式，保障檔案信息資源的安全性、保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的健康性。最后，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、專業(yè)的硬件配備。積極的建立全自動(dòng)一體化設(shè)備、通過專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備確保檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)化。檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件務(wù)求實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一設(shè)備，為信息化檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的硬件保障。綜上，要使檔案管理信息化的穩(wěn)步建設(shè)與高效運(yùn)行，必須強(qiáng)化信息化技術(shù)設(shè)備的建立和健全。

(三)制定統(tǒng)一的檔案管理信息化機(jī)制

檔案管理信息化機(jī)制是檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)需要遵循的準(zhǔn)則。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的重視，切實(shí)的理清數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，切實(shí)的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作目標(biāo)，保障檔案信息數(shù)控庫的安全，為廣大的用戶提供便捷。積極的規(guī)范檔案管理信息化機(jī)制，利用實(shí)際的制度為檔案信息網(wǎng)絡(luò)提供制度上的保障。在實(shí)踐的過程中，必須秉承科學(xué)、實(shí)用等原則，在了解檔案管理工作的實(shí)際情況下，有重點(diǎn)、有計(jì)劃的制定科學(xué)的信息化規(guī)范。站在檔案管理實(shí)際中，秉承認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，按照檔案管理信息化的機(jī)制，明確檔案管理工作中應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。定期的對(duì)傳統(tǒng)檔案管理資料進(jìn)行清理，將沒有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀，切實(shí)提高檔案管理工作的效率。

(四)努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)之一是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理。想要進(jìn)行科學(xué)化管理，檔案管理部門就必須針對(duì)自身檔案管理工作的實(shí)際情況制定發(fā)展目標(biāo)，將科學(xué)的指導(dǎo)理論，融入到檔案信息化發(fā)展的過程中，通過有效的實(shí)踐切實(shí)的展現(xiàn)科學(xué)化的優(yōu)勢(shì)。切實(shí)的將檔案管理的先進(jìn)科學(xué)方法與正確的宣傳相結(jié)合，針對(duì)檔案管理信息化的形式、手段、行為等內(nèi)容進(jìn)行廣泛的宣傳，真正提升廣大檔案管理人員的自覺性，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，優(yōu)化檔案管理工作的結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人盡其才，物盡其用，促進(jìn)檔案管理信息化工作的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、檔案管理信息化發(fā)展注意事項(xiàng)

(一)及時(shí)的進(jìn)行技術(shù)拓展

計(jì)算機(jī)的信息化技術(shù)和相關(guān)信息設(shè)備配置，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，更是統(tǒng)一設(shè)備技術(shù)不可或缺的重要內(nèi)容。在信息設(shè)備的實(shí)踐過程中，由于檔案文件資源的不斷增多、分享互聯(lián)機(jī)制不斷完善和發(fā)展，要求信息化技術(shù)不斷與時(shí)俱進(jìn)[6]。信息化檔案建設(shè)的信息技術(shù)需要不斷的拓展，才能實(shí)現(xiàn)高效的兼容性，確保檔案管理信息化的長效穩(wěn)固發(fā)展。

(二)積極的豐富工作形式

隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案信息的共享程度必然隨之不斷深化。隨著檔案信息逐漸進(jìn)入大眾視野中，廣大群眾們的查閱也越來越方便。這就要求檔案管理工作人員自身工作的層面越來越豐富，檔案管理信息化的服務(wù)理念和核心價(jià)值也應(yīng)越來越突出。檔案管理人員應(yīng)切實(shí)的將優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)以及檔案管理理念烙印在群眾心中。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理共享服務(wù)的廣泛性，可以積極的針對(duì)信息化檔案平臺(tái)進(jìn)行積極的推廣，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效的信息資源共享服務(wù)。

(三)夯實(shí)基礎(chǔ)專業(yè)技能水平

雖然檔案管理工作信息化發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要發(fā)展目標(biāo)，但是在兼顧發(fā)展的同時(shí)，檔案管理工作人員不應(yīng)該遺棄原有的檔案管理專業(yè)技能。檔案管理質(zhì)量是檔案管理工作中的第一要素，檔案管理工作人員還是應(yīng)該積極的夯實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)技能，針對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)也應(yīng)該扎實(shí)的掌握，在夯實(shí)傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)的同時(shí)，掌握信息化專業(yè)技能，將兩者進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)化，以便于面臨突發(fā)事件可以即時(shí)處理。積極的夯實(shí)檔案管理專業(yè)技能，側(cè)面的提升了檔案管理的工作質(zhì)量，拉伸了檔案管理工作服務(wù)的縱深長度。

五、結(jié)語

綜上，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然需求，是大勢(shì)所趨。積極的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)能夠有效的提升信息傳輸?shù)乃俣龋粌H方便了檔案資源的分享，而且有利于檔案信息的保存。目前，檔案管理信息化建設(shè)主要聚焦于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、展現(xiàn)電子檔案特性、實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化這三個(gè)方面。檔案管理部門應(yīng)該積極的提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，在建立健全信息化技術(shù)設(shè)備的同時(shí)，制定統(tǒng)一的信息化機(jī)制，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。與此同時(shí)，在踐行檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該積極的針對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行拓展，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)兼容。檔案管理工作人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，豐富工作形式，夯實(shí)專業(yè)知識(shí)，使檔案管理工作在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行積極的創(chuàng)新，切實(shí)的保障檔案管理工作的長效發(fā)展。

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