優化高校檔案館館藏的分析與思考

■陳 鴻／浙江大學檔案館

高校檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，又是學校永久保存和提供利用本校檔案信息資源的科學文化事業機構。高校檔案是學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，各類材料、文件不斷增多，隨之而出現的現象是各類高校檔案館逐漸擴大了檔案接收范圍，館藏量與日俱增。高校檔案館的核心在于館藏，因此對于館藏狀況加以分析，發現其中存在的問題，并提出相應的改進方法就顯得迫在眉睫，尤為重要。這樣不僅能更好的優化高校檔案館館藏，對于學校、社會各界的檔案利用也將提供更好的服務支撐。本文從四個方面闡述高校檔案館館藏存在的問題，并對之提出相應的解決對策，希望能夠在一定程度上優化高校檔案館館藏，提升館藏質量。

一、高校檔案館館藏的狀況

（1）檔案材料歸檔范圍把握不明確，該歸檔的材料沒有歸，不需要歸檔的材料卻大量涌入檔案館。普通高等學校檔案管理辦法雖有明確規定歸檔范圍，但是實際工作中部分高校檔案管理人員由于諸多原因無法準確把握，導致案卷的質量令人堪憂，無用、不需要的、毫無價值的檔案材料充斥著高校的檔案庫房，占據空間。

（2）到期檔案的鑒定銷毀無法完成。按照規定，到期檔案需由檔案部門和有關部門組成鑒定小組，按照分工，集體審查，提出意見，登記造冊后方可銷毀，但是由于檔案工作人員無法準確把握哪些材料該銷毀，哪些材料不該銷毀，導致檔案材料積累的越來越多。大量增長的檔案材料和庫房面積的矛盾日益突出，鑒定銷毀到期、無價值、劣質的檔案顯得刻不容緩。

（3）數字化程度低。21世紀是一個信息的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，而數字化是檔案信息化的重要手段，這就要求檔案工作能夠在各方面做出調整，能夠更好地去適應時代的發展，實現信息化。高校檔案館由于諸多原因，檔案材料大部分仍然僅以紙質材料呈現，在查閱利用的過程中，往往需要調出實體檔案，不僅耗費大量的時間精力，檔案調出次數、翻閱次數的增加，對于檔案的完整性也構成了一定的挑戰。當然有些高校也已經開始在做數字化的工作，但是每年數量巨大的增量檔案的進館使這樣的一種工作必須持續的推進，否則將會前功盡棄。

（4）檔案類別相對單一，豐富性、全面性有待加強。每年新增的全校檔案材料中，絕大多數集中在黨群、行政、教學、科研等常規檔案，而對于一些名人檔案、實物檔案的收集進館則顯得捉襟見肘。有些高校檔案館可能覺得日常檔案的收集已經耗費了大量的人力物力，根本沒有時間再去顧及常規檔案之外的檔案材料的收集進館，再者對于名人檔案、實物檔案等專門檔案的收集比常規檔案收集難度更大，時間耗費也更多，由于這些現象的存在導致了高校檔案館的館藏檔案類別顯得相對單一、不夠豐富。

二、優化高校檔案館館藏的具體措施

（1）首先，要加強全校各立卷部門兼職檔案員的培訓，提高各兼職檔案員的檔案業務知識，使之能在業務前端就做到準確辨別哪些材料必須歸檔，哪些材料不需要歸檔。其次，檔案館工作人員需要加強與各兼職檔案員的聯系，緊密配合，對移交檔案進行嚴格鑒別，在源頭上做好把控。

（2）逐步開展檔案鑒定銷毀工作，針對當前庫房面積和檔案增量日益突出的矛盾，思想上樹立意識，成立檔案鑒定小組，制定鑒定工作標準，對于沒有價值或即將失去價值的檔案材料進行鑒別，穩扎穩打，確保銷毀的檔案材料不再有保存價值。鑒定銷毀工作不僅能緩解庫房不足的壓力，更有助于館藏檔案質量的提升。

（3）加強檔案的信息化，推進館藏檔案數字化。對既有館藏檔案逐步推進數字化項目的同時，對于每年新進館的館藏檔案也進行相應的數字化掃描，兩頭一起進展，逐步提升館藏檔案的數字化率，提升檔案利用的效率，減少對檔案材料的移動、翻閱，提高其完整性。

（4）在做好常規檔案歸檔進館的同時，加強專門檔案的收集進館，如與學校關系密切的名人檔案材料、實物檔案材料等，發掘找尋與其他高校檔案館的不同之處，凸出自身檔案館的特色。同時可以在現有館藏檔案的基礎上，對既有檔案加以編研利用，推出好的編研成果，進一步鞏固檔案的豐富性。

三、結語

綜上所述，高校檔案館在優化檔案館館藏的工作中還有許多問題亟待解決，要做到應歸盡歸，應收盡收，杜絕不必要的檔案材料進館；同時加快檔案鑒別銷毀，剔除毫無價值的檔案材料；逐步推進檔案館館藏的數字化、信息化；與此同時在常規檔案收集的基礎上拓寬收集渠道，加大名人檔案的征集力度，只有這樣，才能逐步優化館藏，提升館藏質量，更好的為學校、為全社會提供強有力的服務支撐。

參考文獻：

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