新時期檔案管理工作的規范化和標準化策略研究

凌 波

一、強化醫院檔案管理規范化和標準化管理的意義

醫院在發展過程中會產生大量的檔案數據，比如行政、醫療、藥品等管理產生的信息資料，還有科研、教學等諸多領域所產生的信息資料，這些都需要轉換成檔案并進行保存。文字、音頻視頻以及各類實物構成的歷史資料，是醫院開展決策和實施計劃的重要憑據，也是醫院后續發展不可或缺的參考資料。由此可見，檔案管理在醫院管理工作中顯得極為關鍵，必須要得到全體管理人員的重視。以科技發展醫院的指導思想，更是要求管理者們強化檔案管理工作，推動檔案資料完整化、制度化、標準化的管理，有效提升檔案管理工作水平。因此，在新時代環境下，需要緊密結合醫院特點，研究檔案管理的新模式和新方法，無疑是管理人員必須要達到的目標，只有這樣，才能夠有效提升醫院管理現代化水平。

二、醫院檔案管理工作的問題分析

（一）管理制度不夠完善

當前，檔案管理工作在實踐中還是有各種缺陷，在醫院管理工作中，檔案管理并沒有得到應有的重視，這導致了檔案管理制度存在著很多缺漏。在醫院里，相對于臨床科室制度而言，檔案管理制度缺乏細節，內容不夠豐富。所以，需要緊密的結合現代醫院發展要求推動檔案管理制度的完善。

（二）檔案內容不夠明確

當前，醫院有著不同的等級和規模區別，可是不管何種規模的醫院，其內部檔案庫的構成都應該根據相應科室進行細分，如內外科、婦科、兒科等。然而，當前很多醫院并沒有對檔案進行分類，檔案資料十分分散，這顯然不利于檔案資料的應用。

（三）檔案管理不夠重視

很多醫院的檔案科室形同虛設，將其視作可有可無。在這種思想觀念之下，充分顯示了醫院管理工作者缺乏正確的檔案管理重要性意識。基于此意識開展檔案管理，顯然很難豐富檔案內容，檔案的利用率顯然也很低。

（四）管理人員專業能力不強

當前，醫院的檔案管理人員很多都非專業出身，大多領導認為，檔案管理工作相對簡單，所以不大重視檔案管理專業性培訓。與此同時，很多檔案管理工作人員也不求上進，缺乏專業性，很難讓檔案信息發揮自身的作用。

三、醫院檔案管理規范化、標準化建議

（一）推動檔案內容及其范圍的規范化和標準化

檔案價值往往體現在案卷材料的完整性。由于當前醫院檔案資料內容相對模糊，為此，強化檔案采集范圍以及內容，就是實現規范化和標準化管理的前提。檔案管理內容不僅涉及到照片、文書、人事等方面的信息，還應該將膠片、科研、病理切片、實物以及聲像、電子數據等資料納入其中。還有，涉及到醫院經營方面的資料，如租賃、招標、合同協議類資料也應進行歸檔。當然，在歸檔過程中，必須要將具有聯系的資料納入到同一個卷宗，確保事件的完整性，借助于該卷宗，能夠映射問題的全部過程，這樣，檔案資料的再利用價值才會凸顯。同時，歸檔之后，文檔資料又能充分體現規范化和標準化。為了實現這兩點，不僅要做好分類工作，還需要明確相關的卷宗標題，設立目錄，明確頁碼，讓相關信息內容填寫完整，這樣不僅有助于檔案資料的科學保管，同時還可以提升信息化檔案利用效率。

（二）管理流程的規范化和標準化

在檔案管理工作中，還需要制定規范和標準的工作流程，也就是說要讓涉及到檔案管理的諸多環節按照科學的方法，統一的程序進行。比如檔案收集、整理、鑒定以及保管等。采集檔案是否完整，對檔案資料價值有著決定性影響。而立卷的防范，裝訂質量，也會對檔案工作的標準化和規范化帶來顯著影響。所以，在推動檔案管理過程規范化和標準化時，必須要做好立卷工作，明細分類，構建標準化的索引。此外，還需要提升裝訂品質，確保卷皮清晰明了，不能存在活頁，只有這樣，才能確保檔案管理流程實現標準化和規范化。

（三）檔案管理團隊建設的標準化與規范化

強化檔案管理團隊建設，促進其標準化和規范化，就需要做好以下的工作：第一，強化檔案管理重要性意識，將其重要性升級到臨床類科室地位，明確檔案科主任具體的管理任務，以及相應檔案管理科的具體責任，從制度上完善檔案管理的標準化和規范化建設。第二，打造綜合素質高的管理團隊。管理團隊素質的高低，會對檔案管理水平的高低產生直接的影響。醫院工作就是提供高水平的醫療服務，可是在過去相當長的時間里，很多醫院都缺乏檔案管理，檔案管理人員的設置也具有相應的隨意性。為了讓醫院檔案管理實現標準化，作為醫院，就需要加大檔案管理人員的培訓力度，制定相應的人才培養計劃，從而有效提升檔案管理工作人員的業務能力。此外，還需要構建管理人才梯隊，讓檔案管理工作能夠在更長的時間里保持高水平。