淺談企業檔案精細化管理措施

■史春蕾／濰坊華泰路橋工程有限公司

檔案指企業在生產經營活動中所形成的有用的原始記錄和重要的信息資料，在企業管理中，檔案起著重要作用。隨著社會發展，企業形成的檔案數量越來越多，一些傳統的檔案管理方法已經無法滿足檔案工作需要。只有對檔案進行精細化管理，才能確保檔案和檔案工作的質量。因此，檔案精細化管理就成為企業檔案管理關注的重點。

一、檔案精細化管理的意義

精細化管理是一種與粗放管理相對的管理理念，精細化管理是社會化大分工和管理現代化的產物。檔案精細化管理的重點是立足于專業化、系統化之上，以數據化和信息化為標準，用量化標準、切實可行的發展舉措對檔案工作進行全面管理。檔案精細化管理的特點是檔案資料分類合理，內容完整，數據詳實，收集和管理方法科學。簡而言之，檔案管理的特點是重細節、重過程、重落實、重效果。檔案精細化管理能確保檔案資料的安全性和完整性，還能有效提高檔案管理效率，為檔案開發、利用打下堅實的基礎。檔案管理是企業管理的一部分，許多企業雖然已經認識到了檔案管理的重要性，但是也有一些企業在管理中，對檔案管理缺少關注，檔案管理經費投入和基礎設施建設相對滯后。由于基礎設施不完善，缺少專業的檔案管理人才，一些企業的檔案管理工作還存在許多問題，如檔案分類不清，結構不合理，檔案損害和丟失現象普遍，檔案管理信息化水平較低等等，這些，都影響了企業檔案管理質量和檔案利用。要想提高企業檔案的使用效率和管理質量，檔案精細化管理勢在必行。

二、企業檔案精細化管理措施

（一）管理觀念和管理體制精細化

思想是行動的先導。檔案管理精細化要從觀念創新開始，這也是確保檔案精細化管理順利展開的關鍵。在企業管理規劃中，企業領導和管理層要將精細化管理理念和創新發展思想放在首要地位，給予檔案管理工作以充分的關注，加大檔案管理資金投入，完善檔案管理基礎設施，為檔案管理提供高水平的管理設備。然后，完善檔案制度，健全檔案管理制度、保障制度、領導機制和考核制度，設置專門的檔案管理部門和管理人員，嚴格檔案歸檔、立卷和使用標準和程序，就檔案信息化、系統化和規模化管理提出明確的要求，作出科學規范，為檔案管理工作打好基礎。檔案管理部門則要立足于日常管理，研究現有的檔案管理理論和方法，了解新時期檔案工作的特點，然后緊跟時代步伐，將聲像技術、網絡技術和計算機技術廣泛應用到檔案管理中去，在檔案整理、組合、集成等方面，實現檔案管理信息化，切實發揮檔案的信息資源優勢。

（二）檔案工作流程和服務精細化

企業檔案管理工作的一個重要內容就是統一收集、分類管理和科學錄入企業各類文件資料信息，為企業檔案利用提供便捷高效的服務。而要想確保檔案資料的全面性、有效性，我們必須要嚴格檔案工作流程，以精細化的工作流程為標桿，科學開展檔案工作。檔案工作流行標準化，要以檔案門類細化、管理細化、標準量化、信息化管理為根本，要做好檔案管理各個環節工作的量化對照、標準化管理。如在信息時代，企業要結合辦公室自動化系統的單軌運行狀況，嚴格多媒體技術數據庫建設標準，將圖文檔案、視頻音像檔案管理統一起來，打造全新的檔案微機管理體系，開發全方位的綜合檔案信息査詢系統，實現檔案管理無紙化、信息化辦公。此外，根據新時期企業、職工群體的信息需求，檔案部門還要充分利用現有資源，創新檔案服務，確保檔案管理服務系統與企業網站的鏈接安全、檔案信息網上檢索便捷，為用戶提供更好的服務。

（三）提高檔案管理工作者的職業能力

如今隨著社會發展，各行業都逐漸步入了信息化時代。以信息化為背景，企業檔案管理模式、方法和大環境都發生了顯著的變化。運用信息化管理方式進行檔案管理，開創檔案服務新局面，就成為企業檔案部門的工作重心。因此，落實精細化管理思想，企業要招聘、引進專業的檔案管理人才，根據檔案信息化管理特征，制定相應的檔案管理計劃，將檔案管理責任落實到個人，走檔案信息化管理之路。然后，針對檔案管理人員開展各種形式的培訓和再教育活動，使檔案人員明確自身的崗位責任、精細化管理標準，通過崗位技能培訓、管理知識學習提高他們的職業技能。在此基礎上，就檔案工作進行有效監督和管理，立足于單位監督考核機制，就檔案人員的檔案收集能力、網絡安全管理能力進行考核和評價，根據他們的表現獎優懲劣，以最大限度激發他們的工作熱情。

綜上所述，檔案精細化管理是檔案工作發展的新趨勢，也是提高企業檔案利用效率的必然選擇。因此，在日常管理中，企業要與時俱進，就檔案精細化管理模式展開調查和研究，并在此基礎上完善檔案管理體系，創新檔案管理方法，以切實發揮檔案信息的實際作用，為企業發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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