企業秘書信息處理能力的建構與提升策略

■林忠原／長春師范大學文學院

一、目前企業秘書信息處理能力存在的問題

（一）信息收集不全面

在實際工作中秘書信息收集范圍比較廣泛，可是往往收集到的信息是冗雜的，不能依據自身所處企業的組織規范程度、規模大小、崗位職責來確定收集的重點。一方面，企業秘書的自身能力不到位，不夠熟悉自己的上司，在日常工作中秘書不僅要了解自己的上司主管哪些問題，工作中又有什么新的打算。只有留心觀察秘書才能把握自己收集信息的重點，當上司需要時候，就可以及時為上司提供相關信息。另一方面，秘書收集信息的渠道不廣泛，從而導致收集而來的信息不全面，秘書做好信息工作的不僅光靠秘書一人，還需要爭取各部門同事的積極配合。

（二）信息篩選不準確

作為一名負責信息處理的秘書，全面而完整的把握信息是其基本要求，否則在信息處理，特別是信息篩選中企業秘書就無法很好的進行篩選工作，例如，要圍繞企業的需求來進行信息篩選，將企業所需要的信息全面并且準確的篩選出來，不能將錯誤而不準確的信息篩選出來，造成誤解。并且，由于企業的領導的分工不同，其對于信息的要求也不同，企業秘書要根據其企業領導各自的職能，對他們所需要的信息進行篩選，提供對他們有效的信息。領導在其特定的時期有著特定的工作重心，這就要求企業秘書要圍繞當前時期企業管理層的工作重心來進行信息篩選，篩選出來的信息要為其工作重心進行服務。之后，也要根據其當前工作中所遇到的瓶頸和難點，圍繞其瓶頸與難點進行信息的篩選，要是企業秘書不能很好的對處理信息篩選，不但會嚴重阻礙企業工作的展開，甚至對整個企業都有舉足輕重至關重要的影響，對此，企業秘書應該及時了解分析其難點，篩選與之相關的信息，圍繞企業工作中所出現的重點難點集中解決。

（三）信息使用不及時

信息有其自身的時效性，只有那些及時傳遞出來并且適合需求者的信息才能給我們的生活和工作帶來最大的影響。失去了時效性的信息便失去了它原有的價值。所以信息的要新，信息利用要講究及時。可是現在企業秘書信息處理不夠及時，導致造成嚴重損失，因此，深化對信息時效性和信息工作及時性的認識，是當前對企業秘書能力的一個要求。

企業秘書及時使用信息就是為了輔助企業管理者作出決定，即及時的提供圍繞其企業發展的，可靠的信息，如果無法及時的提供信息供企業管理者決策，那么該信息就失去了時效性，對企業管理者做出決定時的效用大大降低。所以作為一個合格的企業秘書，將信息及時的傳遞給企業領導者以供決策是其基本的要求。

二、提升企業秘書處理信息能力的策略

（一）擴大信息渠道

信息是協助企業管理者了解情況、掌握動態的方式，其為制定決策、實施決策、加強領導服務起到了廣泛而深遠的作用。傳統的企業秘書收集信息的主要渠道有：各種會議、機關公文、新聞媒體、調查研究等。但是在此基礎上，新時期的企業秘書要想提高自身處理信息的能力，就必須擴大收集信息的渠道，要利用好信息網絡。這不僅要求我們掌握新時期無紙化網絡化辦公，熟練的運用網絡來進行資源的收集。除此之外，還要積極參加企業的各類會議，收集大量有價值的信息，做到信息處理最優化與全面化。

（二）提升溝通技巧

企業秘書是一個溝通上下級部門信息傳遞的紐帶，不僅將上級的意見和工作安排準確無誤的傳遞給執行的下級部門，還需要將下級部門員工工作的情況和對工作的意見反饋給上級，所以作為一名企業秘書，不僅需要有過硬的專業知識，還需要具備與他人良好溝通的能力，使得上下級溝通明了，工作可以順利完成。如何與他人交談，如何讓他人在交談中感到愉快，對于企業秘書來說都是一門必修課，所以，秘書人員需要提升溝通技巧，更好的傳達信息，給企業帶來更好的發展。

在與領導溝通時要認清自己的身份，做好份內的事，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領導匯報、請示、反映問題時，不發表有關領導個人的議論，不當傳話筒，不說不利用于團結的話。對同事及下屬，首先要做到尊重他人，隨和待人。再者，要講究誠信，寬容待人。由于企業秘書這個職位特殊，有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，同時也是提升企業秘書信息處理能力的要求。

（三）個人與集體相結合

眾所周知，信息處理的量十分龐大，單靠企業秘書是無法很好的完成的，企業是無法只靠一個人運轉的，企業的每個成員要按照集體決定和分工，切實履行自己的職責，在各自的職權范圍內，努力克服困難，完成分管的工作任務，這既是對其企業個人的要求，當然也是對企業秘書的要求。

綜上所述，信息是當今社會的寶貴資源，世界著名未來學家阿爾溫托夫勒預言：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了世界?！逼髽I在其發展經營的過程中，必須依托信息來及時準確的采取一系列措施來規劃未來的發展前景。因此企業秘書信息處理能力的提升勢在必行，這不僅是提高秘書個人素養的內在要求，也是一個企業蓬勃發展的必然趨勢。

參考文獻：

［1］宇正香.秘書理論與實務［M］.杭州:浙江大學出版社，2014.

［2］中國就業培訓中心.秘書國家職業資格培訓教程［M］.北京:中央廣播電視大學出版社，2006.