關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略探析

左紫平

仙桃職業(yè)學(xué)院

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來改變了人們的工作方式，并改變了人們的思維方式，高校的圖書館檔案管理中對(duì)大數(shù)據(jù)的技術(shù)應(yīng)用下，就使得圖書館檔案管理的整體效率得到了有效提高，這就對(duì)促進(jìn)圖書館檔案管理改革有著重要意義。大數(shù)據(jù)背景下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能將檔案管理的高效性以及多樣性和規(guī)模化等特征鮮明呈現(xiàn)，從而促進(jìn)檔案管理的整體效率。

一、高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀及大數(shù)據(jù)下對(duì)其產(chǎn)生的影響

1.高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀。

當(dāng)前的高校圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)的觀念影響比較深，在信息化時(shí)代，缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)。檔案管理的模式單一化的問題比較突出，在檔案管理過程中，比較重視檔案考查利用的歷史價(jià)值，對(duì)組織活動(dòng)以及下發(fā)文件作為重要對(duì)象，采集檔案信息也是單線程返回考查利用。檔案管理的模式?jīng)]有和實(shí)際的發(fā)展需要緊密的結(jié)合起來，這就比較容易造成管理效率低以及管理的質(zhì)量得不到控制的現(xiàn)象，大大影響了高校圖書館的檔案管理的整體水平提高，也對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理目標(biāo)有著很大阻礙。

從高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，其中比較突出的問題就是重視檔案信息的采集，但是對(duì)檔案的存檔沒有充分重視。高校的圖書館檔案的分編歸類的方法存在著不科學(xué)之處。出現(xiàn)了重視結(jié)果而不注重思路的管理現(xiàn)象。而在檔案的構(gòu)成比例上也有著不科學(xué)之處，主要體現(xiàn)在對(duì)于圖書館的會(huì)議性的記錄類型比較多，但是在技術(shù)性檔案以及業(yè)務(wù)性的檔案內(nèi)容就比較少，有的價(jià)值的檔案常常得不到重視，如設(shè)備檔案等內(nèi)容。這些問題的存在對(duì)高校圖書館檔案管理工作的進(jìn)一步開展就會(huì)產(chǎn)生阻礙。

高校圖書館的檔案管理中資源信息利用效率低的問題比較突出，主要是沒有充分重視檔案收集管理，在檔案資源的使用方面的研究工作沒有做好，造成了檔案資源的閑置。還有的是圖書館檔案內(nèi)容上不豐富不完善，對(duì)使用者的引導(dǎo)工作也沒有做好，這些都比較容易造成檔案資源得不到充分利用的現(xiàn)狀。而一些檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，沒有主動(dòng)將這些檔案信息進(jìn)行向使用者介紹提供，一些數(shù)字化的系統(tǒng)不完善，以及檔案管理的制度不完善等，這些都造成了檔案資源利用效率低的現(xiàn)象。

2.高校圖書館檔案管理在大數(shù)據(jù)下的變化。

高校圖書館檔案管理的改善需要有新技術(shù)的支持，而大數(shù)據(jù)技術(shù)在近些年的發(fā)展速度比較快，在大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境下，對(duì)高校圖書館的檔案管理工作就產(chǎn)生了很大影響，主要體現(xiàn)在檔案管理的體系發(fā)生了很大的變化。大數(shù)據(jù)環(huán)境下比較突出的就是檔案數(shù)量的增加，整體檔案服務(wù)質(zhì)量以及要求得到有效提高，對(duì)圖書館檔案管理體系產(chǎn)生了很大影響。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的大檔案觀念有效建立，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，在檔案資源的管理數(shù)量上比較龐大，管理的方式應(yīng)用也比較便捷，這些都是和傳統(tǒng)的檔案管理有著不同的。另外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)高校圖書館檔案管理產(chǎn)生的影響還體現(xiàn)在安全保障體系方面。大數(shù)據(jù)下的圖書館檔案管理所發(fā)生的變化主要是建立了高效化的管理體系，在資源管理的安全性能上也大大提高，在對(duì)檔案的綜合管理安全方面有效加強(qiáng)。

高校圖書館檔案管理工作的實(shí)施中，大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)其管理服務(wù)業(yè)產(chǎn)生了很大影響。傳統(tǒng)的檔案管理主要是被動(dòng)式的服務(wù)，而大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校圖書館檔案管理服務(wù)方式有了改變，變被動(dòng)為主動(dòng)，這就大大提高了檔案資源的利用效率，對(duì)檔案管理服務(wù)體系也產(chǎn)生了很大影響，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的檔案管理項(xiàng)目需求以及對(duì)象比較完整化，從整體上提高了服務(wù)管理的水平。不僅如此，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的圖書館管理在資源體系方面也產(chǎn)生了很大影響，主要是在圖書館數(shù)字的來源方面更為豐富性，提高了檔案資源的結(jié)構(gòu)，使得檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值密度有效提高了。

二、大數(shù)據(jù)下高校圖書館檔案管理的重要性和優(yōu)勢(shì)

1.大數(shù)據(jù)下高校圖書館檔案管理的重要性。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校圖書館檔案信息的管理創(chuàng)新是比較關(guān)鍵的，和大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合就能大大提高檔案管理的效率。圖書館的檔案資源作為文獻(xiàn)資源內(nèi)容，是通過多種載體形式存在的，也是高校圖書館發(fā)展的有價(jià)值財(cái)富，在檔案資源實(shí)施管理過程中，就要能通過和時(shí)代發(fā)展的要求緊密結(jié)合起來，充分重視方法的科學(xué)應(yīng)用。檔案管理是重要的依據(jù)，對(duì)圖書館管理工作的評(píng)估發(fā)揮著重要作用，并是提高圖書館整體管理水平的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。圖書館檔案所包含的內(nèi)容比較多樣化，是對(duì)圖書館的整體管理工作的記錄，所以通過科學(xué)化的檔案管理工作的開展，就比較有助于提高高校圖書館的整體管理水平。

再者，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校圖書館檔案管理工作的開展過程中，也能為教學(xué)科研提供材料。圖書館檔案資源的管理為師生學(xué)習(xí)以及研究提供了方便，對(duì)于涉及到圖書館的工作文件以及材料，要及時(shí)性的歸檔，逐步的完善圖書館檔案管理的系統(tǒng)。圖書館檔案中的文件以及歷史資料，這些能為領(lǐng)導(dǎo)的管理工作方案制定提供有力依據(jù)，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下要充分重視將檔案管理工作按照相應(yīng)的要求進(jìn)行落實(shí)到位。

2.大數(shù)據(jù)下高校圖書館檔案管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校的圖書館檔案管理有著鮮明的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)，主要體現(xiàn)在對(duì)檔案信息能夠進(jìn)行虛擬化存儲(chǔ)，這樣就對(duì)圖書館檔案管理整體成本得到了有效降低。時(shí)代化的發(fā)展過程中，高校的圖書館的藏書數(shù)量也會(huì)不斷的增加，并且有珍貴的紙質(zhì)檔案，這些都是圖書館以及學(xué)校發(fā)展的歷史見證，在資料以及檔案信息的增加下，對(duì)檔案信息的管理就存在著很大難度，采用傳統(tǒng)的檔案信息管理的方式，不僅在管理的效率上比較低，從管理的質(zhì)量上也很難得以有效保障。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理工作緊密結(jié)合起來，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息的虛擬化存儲(chǔ)，這樣就能將檔案管理的整體成本有效降低。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校圖書館檔案信息管理優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在，能將檔案信息的內(nèi)容長期性的保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存在時(shí)間期限上相對(duì)比較短，并且也比較容易遺失，在對(duì)檔案信息的查詢搜索方面就有著很大不足之處。但是在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下，對(duì)圖書館檔案信息的長期保存的優(yōu)勢(shì)就能充分發(fā)揮，并且對(duì)檔案信息的查找也比較方便化，用戶通過賬號(hào)密碼的輸入就能迅速的達(dá)到查詢的目標(biāo)。查詢檔案的時(shí)候結(jié)合數(shù)字日期以及類型等關(guān)鍵詞的輸入，就能迅速的找到。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下對(duì)檔案信息管理的專業(yè)化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有著促進(jìn)作用，為其規(guī)范化的檔案信息管理提供了很大方便。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下使檔案管理向著更為專業(yè)化的方向邁進(jìn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用也能促進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)化程度，這對(duì)整體的發(fā)展就有著促進(jìn)作用。

三、大數(shù)據(jù)下高校圖書館檔案管理的策略實(shí)施

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校圖書館檔案管理策略的實(shí)施，要注重從多方面考慮分析，注重結(jié)合實(shí)際的需要進(jìn)行建立相應(yīng)的策略：

第一，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校圖書館的檔案管理質(zhì)量水平的提高，要能和大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求緊密結(jié)合起來，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量。通過強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的力度，將數(shù)據(jù)庫在檔案管理中加以科學(xué)應(yīng)用，就能有助于檔案管理工作效率的提高。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用下，能夠?qū)D書館檔案信息電子化采集以及傳輸和存儲(chǔ)等，以及將檔案信息進(jìn)行共享，這對(duì)高校圖書館檔案管理的整體水平提高就發(fā)揮著重要促進(jìn)作用。將科技為先理念在高校圖書館檔案管理工作中加以融入，并落實(shí)好數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用工作，才能真正有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。

第二，注重檔案管理元數(shù)據(jù)的完善化建立。圖書館檔案管理工作的實(shí)施過程中，在元數(shù)據(jù)的完善建立方面要加強(qiáng)重視。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要通過數(shù)據(jù)庫將圖書館檔案信息進(jìn)行完整性的記錄，保障檔案信息能完整的反映圖書館檔案管理的工作，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算等作為檔案元數(shù)據(jù)的完善支持技術(shù)，從而提高檔案信息的質(zhì)量。檔案信息的采集過程中，要保證檔案信息的完整，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)檢索功能對(duì)檔案信息記錄內(nèi)容進(jìn)行查詢，擴(kuò)充不完善的檔案信息。

第三，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校圖書館的檔案管理工作開展，也要充分注重技術(shù)人才的培養(yǎng)，這是保障檔案管理工作良好發(fā)展的基礎(chǔ)。新時(shí)期對(duì)檔案管理人員的要求也在不斷提高，在對(duì)信息數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用操作方面要熟練，能滿足檔案管理工作的要求。高校領(lǐng)導(dǎo)層要充分重視圖書館的檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用人才的培養(yǎng)，通過聘請(qǐng)專家的方式，以及組織相應(yīng)檔案管理人員學(xué)習(xí)的方式，提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)操作應(yīng)用水平，這樣才能繁重的檔案管理工作的環(huán)境中得到解脫，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量。

第四，建立完善的檔案管理制度。高效圖書館檔案管理工作的實(shí)施中，要充分注重以大數(shù)據(jù)的技術(shù)應(yīng)用作為基礎(chǔ)，從新的發(fā)展環(huán)境方面加強(qiáng)重視，制定完善的檔案信息監(jiān)管機(jī)制，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下存在著安全隱患，故此要能從監(jiān)管機(jī)制方面進(jìn)行完善建立，這樣才能保障檔案管理工作規(guī)范化的開閘。通過檔案信息準(zhǔn)入制度的制定和落實(shí)，從多方面類型的檔案信息保護(hù)力度上加強(qiáng)，最大化保障信息的安全，這樣才能真正為高校圖書館的檔案管理水平提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

第五，注重技術(shù)共享引進(jìn)績效模式應(yīng)用。為保障高校圖書館的檔案管理工作質(zhì)量水平提高，就要充分注重對(duì)分散的業(yè)務(wù)文檔以及業(yè)務(wù)績效量化，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下對(duì)參考咨詢服務(wù)以及采購服務(wù)等，都能通過制定量化標(biāo)準(zhǔn)，這樣在績效機(jī)制技術(shù)共享的方式應(yīng)用下，對(duì)檔案管理工作的整體質(zhì)量效率提高就打下了基礎(chǔ)。通過圖書館內(nèi)部以及館際的交流溝通和學(xué)習(xí)，完善技術(shù)類業(yè)務(wù)文檔元數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)可視化查找的方式創(chuàng)造新的檔案管理環(huán)境，這樣就能有助于對(duì)信息壁壘的問題得到有效解決。

第六，加強(qiáng)檔案管理的安全保障。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的圖書館檔案管理工作實(shí)施中，在安全管理環(huán)節(jié)是比較重要的，這就需要從多方面加強(qiáng)重視，做好相應(yīng)的安全保障工作，要通過技術(shù)以及管理等措施的實(shí)施從整體上提高檔案管理的安全性能。要有專門的檔案管理安全檢查工作人員的參與，通過制定安全管理制度以及對(duì)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的整體應(yīng)用質(zhì)量和水平。

高校圖書館檔案管理工作的開展中，通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，就能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)圖書館檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)揮著重要作用，在此次對(duì)圖書館檔案管理研究下，能從一些側(cè)面對(duì)其進(jìn)行深化，這對(duì)高校圖書館檔案管理工作的開展就能起到一定啟示作用，希望能為實(shí)際檔案管理工作順利實(shí)施有所裨益。

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