F省公辦本科高校印章管理制度若干思考

練 泓

高校印章是高校身份與權威的體現，具有代表學校進行意思表示的法律效力，在學校的管理以及參與其他社會政治、經濟活動中起著舉足輕重的作用。[1]我國國務院1999年10月出臺的《關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》是為進一步規范和加強國家行政機關和企業事業單位、社會團體印章管理，就國家行政機關和企業事業單位、社會團體印章的制發、收繳和管理做出了相關規定，其中對印章的樣式和制發、收繳規定較為詳盡，而對各國家行政機關和企業事業單位、社會團體印章的管理只規定了“國家行政機關和企業事業單位、社會團體必須建立健全印章管理制度，加強用印管理，嚴格審批手續。未經本單位領導批準，不得擅自使用單位印章。”[2]造成我國公辦本科高校印章管理制度缺乏指導性強的上級文件依據，各高校的印章管理制度水平參差不齊。筆者通過因特網及同行交流對F省19所公辦本科高校印章管理制度進行了搜集、整理，發現目前仍有7所公辦本科高校未出臺印章管理制度，余下12所公辦本科高校制定的印章管理制度的水平也有較大差距：簡單模糊規定的有4所，近3年制定或修訂的7所。

一、F省公辦本科高校印章管理制度中存在的主要問題

(一)印章管理人職責規定松散、不明確

不同公辦本科高校印章管理制度規定中對“印章管理人”的稱謂略有不同，大部分表述為“印章管理人”，但也有表述為“保管人”、“監印人”。不同的表述反映出對印章管理人職責的不同要求。

作為印章保管人員，其首要職責就是保管印章，對于印章的管理使用只字未提或只要求堅持原則，并按規定手續用章。而作為監印人，其職責要求監印人員親自用印，認真審核，慎重用印。

印章管理人的職責內容較為豐富，具體歸納為：首先要妥善保管，存放和使用地點均在該單位辦公室內，平時印章隨用隨鎖，同時要不定期進行保養，確保印文清晰。其次要嚴格審核和執行學校規定的用印審批手續，認真審閱有關材料，了解用印內容，核實審批人簽字。最后要規范用印并做好登記歸檔工作，印章落處恰當、端正，印跡清晰。用印情況需逐一登記，用印留存材料要定期整理、立卷歸檔。但不同公辦本科高校就其核心職責有著截然不同的認識或者說是較為模糊的認識，即印章管理人的審核要求是形式上的校核還是內容上的審核。

(二)印章審批人員范圍規定多樣化

各公辦本科高校就印章審批人員范圍的規定存在以下三種情形：第一種印章審批人員范圍采用分類列舉式，就各審批用印事項直接規定對應的審批人員；第二種印章審批人員范圍為分管(主管)校領導和經其授權的業務職能部門負責人，就常規性業務材料事項，由業務部門負責人向分管校領導提出授權申請或者直接規定業務部門負責人有權審批；第二種印章審批人員范圍為分管(主管)校領導及經其授權的校辦主任。

(三)印章審批程序規定存在層級區別

各公辦本科高校因權力下放程度的不同，在印章審批程序中體現為兩種模式：第一種模式為由用印申請人所在部門或者申請事項業務部門負責人審核后，依照學校印章管理制度規定的審批人簽字同意后，到印章管理人員處用印。

第二種模式為由用印申請人所在部門或者申請事項業務部門負責人審核后，經由校辦主任審定，可直接到印章管理人員處用印或需提交校領導審批后到印章管理人員處用印。

(四)印章管理責任規定較為籠統

大部分公辦本科高校的印章管理制度中都有提到“因印章管理或使用不當等原因造成損失者，根據情節輕重對當事人進行批評教育直至行政處分，造成重大損失的，追究當事人及單位負責人的經濟和法律責任”；少部分公辦本科高校只明確“凡批準手續不全的，一律不能用印，違反此規定所造成的一切后果，由監印人員負責”；也有極少數公辦本科高校的印章管理制度未規定相關責任，而直接適用國家法律法規：“對偽造、變造印章或使用偽造、變造印章者，要依照國家有關法律法規查處”。

二、F省公辦本科高校印章管理制度科學化、規范化

(一)印章管理人員職責統一化

公辦本科高校的印章管理人員通常是高校辦公室科室負責人或者保密人員，對其職責的明確完善有利于印章管理的有序進行。筆者認為，公辦本科高校的印章管理人員首先是保管人，他應該妥善保管印章，適時對印章進行保養；其次是印章使用監督執行人，他應該嚴格執行印章使用審批決定，認真校核審批人簽字意見與用印內容的一致性，即形式審查用印材料；最后是印章使用守護人，逐一將用印情況進行登記，并保存重要用印材料，做好及時歸檔工作。

(二)印章審批人員范圍明確化

各公辦本科高校印章管理制度所明確的印章使用審批人員及權限范圍應充分體現高校不同領導層級的權力范圍：基本保證了分管(主管)校領導對其分管(主管)事務范圍的決定權力，同時考慮效率、簡政放權原則，賦予中層領導特別是職能部門負責人一定的審批權。同時，高校事務繁多，職能部門的常規性業務也會隨著學校事業的發展發生變化，因此，在公辦本科高校印章管理制度中原則規定印章審批人員范圍時，也需結合實際，針對不同審批事項適時列出審批人員范圍并經一定程序予以確認公布執行。

(三)印章審批程序科學化

高校印章具有代表學校進行意思表示的法律效力，作

為權力頂層的校領導意志已經能充分代表學校決策，除需領導集體決策事項或已授權職能部門負責人決策事項外，用印審批權應自然歸屬分管(主管)校領導，無須再由校辦主任再行判斷，同時，校辦主任本身崗位工作繁重，時常不在辦公室，不能及時處理用印申請事務，將給用印申請人帶來極大的不便，造成服務效率低、官僚作風嚴重的不良影響；并且設置存對權力歸屬的再判斷，也不符合現代管理的制度化、規范化要求。公辦本科高校的印章管理審批程序與印章審批人員范圍緊密相關，因此，就現行公辦本科高校印章管理制度中存在的兩種審批程序模式而言，筆者主張采用依照學校印章管理制度規定的審批人簽字同意后直接用印模式。

(四)印章管理責任具體化

印章管理是由一系列行為構成的，不同行為人都應對其行為負責。各公辦本科高校現行的印章管理制度對責任的規定都較為籠統單一，沒有很好地分析印章使用管理過程中不同行為人的行為要求。筆者認為根據權責統一原則，有必要就用印申請人、用印審核人、用印審批人及印章管理人的責任作出較為明確的規定。

用印申請人應對其提供的用印材料真實性負責，對提供虛假用印材料申請用印的，承當相應責任；用印審核人應根據自己的崗位職責認真審核用印材料，避免影響審批人做出不利于學校的決策判斷，對疏忽大意、不負責審核造成審批人錯誤決策的，承當相應責任；用印審批人應客觀審批，對濫用手中權力強迫印章管理人用印的，承當相應責任；印章管理人應妥善保管印章，嚴格執行審批程序，對因保管不當、用印審批手續不齊全予以用印的，承當相應責任。

總之，高校的印章管理是一項十分重要的工作，不僅關乎學校聲譽和各項利益，而且與廣大師生的實際工作需求也密切相關。公辦本科高校有必要建立健全的銀盞管理制度，明確印章審批管理權限和責任，確保印章管理的科學化、規范化、程序化和制度化。

[1]陳小山,和希順.淺談高校印章的管理與使用[J].科協論壇,2008(8):102～103.

[2]國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定(國發[1999]25號)[EB/OL].http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/mrlm/201011/t20101115_62739.html,1999-10-31.