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職業(yè)院校檔案涉及學校教學、管理以及生產等多方面資料，具有很大的保存與利用價值，這也決定了職業(yè)院校檔案管理服務職能的重要性。隨著社會快速發(fā)展與產業(yè)轉型升級的推進，國家關于職業(yè)院校的發(fā)展進一步提高重視，職業(yè)院校在招生、建設規(guī)模上也不斷擴大，使得職業(yè)院校檔案資源在種類、數量等方面均產生了較大變化，對檔案管理服務職能提出了更高要求。基于這一背景，職業(yè)院校檔案管理工作必須對其服務充分加以發(fā)揮，以適應新時期職業(yè)院校建設與發(fā)展需求。

一、職業(yè)院校檔案管理服務職能及現狀

在職業(yè)院校中，其檔案管理服務職能主要是對檔案資源實施分類、歸納、管理，并基于各種途徑，對檔案需求者在檔案信息方面的需求直接或間接地加以滿足。職業(yè)院校檔案管理服務職能，是依托檔案室的建立來實現的，隨著現代科技的發(fā)展，信息技術也成為檔案服務的重要途徑，服務內容主要包括查閱、外借、檔案證明以及檔案咨詢等。職業(yè)院校的檔案管理服務職能，不僅對專業(yè)院校管理又重要意義，對職業(yè)院校教職工、學生及社會均有重要意義。

但從當前職業(yè)院校檔案管理服務職能情況來看，還普遍存在三方面的問題：一是檔案服務形式單一。在很多職業(yè)院校中，還采用傳統(tǒng)檔案服務形式，通常為面對面查詢檔案信息，對網絡檔案館進行建設的學校還較少，難以滿足用戶遠程服務需求，工作效率較低。二是管理制度不完善。大部分職業(yè)院校不夠重視檔案管理服務，關于檔案管理服務的制度建設不夠完善，導致檔案管理的工作效率與質量難以得到保證，影響職業(yè)院校檔案管理服務職能的發(fā)揮。三是檔案服務人員的素質低。很多職業(yè)院校檔案管理服務人員門檻要求較低，服務人員專業(yè)素養(yǎng)不夠、管理經驗不足，加之學校對管理人員培訓重視度不夠等，都導致檔案服務人員素質難以滿足現代職業(yè)院校檔案管理要求，繼而影響職業(yè)院校檔案管理服務效率。

二、職業(yè)院校檔案管理服務職能有效發(fā)揮對策

基于職業(yè)院校檔案管理服務職能重要性及其存在的問題，要促進職業(yè)院校檔案管理服務職能的有效發(fā)揮，可從以下幾點入手。

(一)建立高效的檔案信息網絡服務平臺

職業(yè)院校應加強對檔案管理服務的重視，積極引進先進檔案管理服務設備，建立高效的檔案信息網絡服務平臺，保障職業(yè)院校檔案管理服務職能的有效發(fā)揮。職業(yè)院校可對網上檔案室、檔案微信服務公眾平臺等進行建立，應用高效率的載體促進檔案管理信息的有效傳遞。在建設檔案信息網絡服務平臺時，應對職業(yè)院校檔案的特點充分加以考慮，加強在檔案信息服務案例方面的收集和分析，對預警機制進行建立，避免網絡出現故障或不穩(wěn)定，保證檔案信息在網絡服務平臺中平穩(wěn)運行，滿足師生與社會對職業(yè)院校檔案管理的遠程服務需求，促進檔案管理服務效率的提升。

(二)完善職業(yè)院校檔案管理制度

在職業(yè)院校檔案工作中，針對檔案信息的完整與安全及可靠性有較高要求，在傳統(tǒng)檔案管理制度中，還應對檔案管理制度進行完善，讓職業(yè)院校檔案在管理服務職能方面實現有章可循。這就要求職業(yè)院校歷檔案管理部門對職業(yè)院校檔案管理作出明確的規(guī)定，在職業(yè)院校檔案的歸檔與管理以及利用等各方面均給予嚴格規(guī)定，不僅要確保歸檔有時間和建檔有標準，還需要確保做到借閱有規(guī)定以及檔案室管理有措施等。在各項管理規(guī)章制度的建立過程中，必須做到兩點：一是在規(guī)章制度上具有科學性與合理性，對于各項規(guī)章制度的建立需與職業(yè)院校特點及職業(yè)院校檔案管理方面的實際相符；二是需要做到簡明實用，使規(guī)章制度各項條文能夠有效地落實，提高其操作性。

(三)提高職業(yè)院校檔案管理人員素質

要充分發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務職能，需要以高素質的職業(yè)院校檔案管理人員為依托。因此，必須不斷提高職業(yè)院校檔案管理人員素質。職業(yè)院校檔案管理人員應具備主動學習的意識，根據職業(yè)院校檔案管理服務工作要求，對自身知識與能力結構不斷地加以優(yōu)化，促進自身業(yè)務素質與管理水平的提升。在信息時代下，職業(yè)院校檔案管理人員必須不斷地提升自身對計算機知識的掌握與應用能力，確保能夠有效運用現代檔案管理設備各種功能。職業(yè)院校則應重視檔案管理人員培訓工作，可對相關專家進行聘請，對即時的檔案管理方法和知識進行傳達，促進檔案管理服務人員素質不斷提升；職業(yè)院校在對新的檔案管理人才進行聘用時，還應對專業(yè)檔案管理人員進行聘用，從源頭上保證檔案管理人員專業(yè)素質。

確保將職業(yè)院校檔案管理工作做好，是職業(yè)院校檔案管理服務職能。職業(yè)院校檔案管理部門及相關人員必須積極面對職業(yè)院校檔案管理服務存在的問題，落實針對性管理策略，有效發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務職能，促進職業(yè)院校檔案管理服務水平的不斷提高。