新時期檔案管理一體化對策研究

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所謂文檔一體化管理，就是以文件生命周期理論作為指導(dǎo)，對文書和檔案，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)的管理，從而最大限度的發(fā)揮其整體效能，進(jìn)而保障相關(guān)檔案、文秘等文件流動和存儲的高效管理。該模式不僅有助于提升檔案管理質(zhì)量，同時還能讓相關(guān)檔案的管理變得更具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，由此便可實現(xiàn)檔案和文件管理的現(xiàn)代化。

一、文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

這種一體化理論的發(fā)展歷程較為漫長，在此過程中，諸多的經(jīng)典理論對其構(gòu)成帶來了極大的影響，并逐漸成為該一體化理論的重要基礎(chǔ)。在這些諸多經(jīng)典理論中，文件生命周期理論無疑極具代表性。該理論提出，文件從最初的形成、再到銷毀，或者轉(zhuǎn)換成檔案被永久存儲，這之間都存在著緊密的聯(lián)系。不同國家因為自身管理體制的差異，對文件的流動階段細(xì)分，往往存在著相應(yīng)的差異，主要涉及到三段論，也就是所謂的“現(xiàn)行”、“暫時保管”、“永久保存”；另外還有一種四段論，也有著頗大的影響，也就是所謂的“形成”、“應(yīng)用和維護(hù)”、“鑒定與選擇”、“檔案存儲”。不過這幾個理論的基本內(nèi)容整體一致。首先，文件從生成到最終的損毀，或者存儲，有一個顯著的流動過程，而且具有連續(xù)和完整性；第二，文件對象所處階段不同，那么和相應(yīng)的服務(wù)對象、管理模式等，都有著相應(yīng)的對應(yīng)關(guān)系。

二、文檔一體化過程中存在的問題

(一)缺乏切實可行的技術(shù)保障體系

隨著檔案管理技術(shù)的發(fā)展，檔案管理有了更為先進(jìn)的手段，當(dāng)然，這也為檔案信息的可靠性和真實性帶來一定的負(fù)面影響。為了確保這兩個屬性，就需要使用更為先進(jìn)的技術(shù)來加以保障，也就是說，必須要通過相應(yīng)的保障體系，來解決不同單位主體所涉及到的諸多管理問題。

(二)缺乏完善的組織和管理

檔案文件本身有著極高的技術(shù)含量，而且還頗具復(fù)雜性，因此必須要有與之對應(yīng)的管理模式和方法。另外，相關(guān)的文件管理者，也需要具備一定的檔案管理技術(shù)，可以對檔案文件的管理和形成特點進(jìn)行深入掌握，并能通過專業(yè)知識，對其進(jìn)行科學(xué)管理，進(jìn)而將檔案文件和檔案功能需求，充分的展現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計之中。然而在具體工作中，現(xiàn)代檔案的管理和組織往往相對缺乏，很多部門的管理人員，還僅僅處于檢索和收發(fā)管理環(huán)節(jié)，缺乏現(xiàn)代化的管理意識，也沒有相應(yīng)的先進(jìn)管理技術(shù)。

(三)檔案管理輔助系統(tǒng)開發(fā)滯后

傳統(tǒng)的文件和檔案管理模式具有相互獨立性，受到這種管理意識的影響，在開發(fā)相關(guān)的信息輔助系統(tǒng)之時，就容易出現(xiàn)對文件的流動性給予了關(guān)注，但是卻對文件向檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化時的完整性卻給予了忽視，一些檔案文件一體化系統(tǒng)，僅僅是將辦公輔助系統(tǒng)所產(chǎn)生的文件直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)，更多是對手工文件進(jìn)行模擬。還有一些部門，為了自身需求，開發(fā)了相應(yīng)的檔案文檔一體化系統(tǒng)，然而沒有相應(yīng)的統(tǒng)一指導(dǎo)，導(dǎo)致系統(tǒng)功能雷同，缺乏兼容性，這些都會顯著制約我國文件、檔案管理的一體化。

三、實現(xiàn)文檔一體化應(yīng)采取的對策

(一)理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)

從國家的高度，構(gòu)建統(tǒng)一的文件、檔案的行政管理機(jī)關(guān)，這樣就能對不同部門、地區(qū)的檔案和文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，進(jìn)而實現(xiàn)對全國的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。此外，還需要從宏觀視角，對檔案和文件的一體化管理編制相應(yīng)的政策，進(jìn)而對其進(jìn)行科學(xué)的貫徹實施，從而強(qiáng)化對文檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。在機(jī)關(guān)中，必須要構(gòu)建一體化的管理機(jī)構(gòu)，對文檔的運(yùn)動流程，進(jìn)行全面管控，進(jìn)而實現(xiàn)三位一體的管理，也就是將收發(fā)、登記、標(biāo)引等諸多工作進(jìn)行統(tǒng)一，同時將當(dāng)前的工作處理和立卷進(jìn)行同步，于是就能實現(xiàn)文件辦理完成，相應(yīng)的文件就能得到歸檔，進(jìn)而讓文檔管理從原先的相互獨立性，轉(zhuǎn)換成相互融合和統(tǒng)籌的管理模式。

(二)加強(qiáng)文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

當(dāng)前，不僅要對傳統(tǒng)的文件和檔案管理等相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行完善，特別是對這兩種管理模式的重讀、矛盾的政策文件進(jìn)行重修，使得雙方全面的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)而得到較佳的工作秩序和提升工作效率。另外，要強(qiáng)化檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的編制，具體內(nèi)容包括：第一，管理性標(biāo)準(zhǔn)。也就是對相關(guān)管理人員的具體職責(zé)、用戶的義務(wù)和權(quán)利、電子信息源的合法性進(jìn)行明確。第二，業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。具體涵蓋了檔案文件的管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，譬如后者，又可以進(jìn)一步細(xì)分成檔案文件存儲格式、保管期限表等。第三，技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、具體涵蓋了檔案文件移交和交換技術(shù)規(guī)范等。

(三)建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)

首先，要以文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息作為管理重點，將文件、檔案系統(tǒng)進(jìn)行整合，使之相互兼容，確保檔案文件具有可靠、完整和真實屬性，由此實現(xiàn)檔案一體化的管理目標(biāo)。其次，構(gòu)建系統(tǒng)的評價機(jī)制，進(jìn)而提升當(dāng)前此統(tǒng)一的檔案管理輔助系統(tǒng)的市場化水平，進(jìn)一步促進(jìn)該行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。最后，要從軟硬件等技術(shù)層面入手，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，選用那些性能更高的檔案安全管理技術(shù)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的備份，另外，還需要引入相應(yīng)的加密技術(shù)，構(gòu)建內(nèi)部的防火墻，對外網(wǎng)的入侵和非法訪問進(jìn)行防控，從而顯著提升網(wǎng)絡(luò)安全性。