基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革研究

■蔡 潔／中交二航局第二工程有限公司

一、基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）整體員工工作能力水平有限

在信息化社會背景下，辦公室文書檔案管理工作的開展過程中的信息化水平得到了明顯的提升。但同時(shí)，在信息化社會的發(fā)展下，辦公室文書檔案管理工作的開展復(fù)雜程度也隨之提升［1］。在這一基礎(chǔ)上，部分文書檔案管理人員自身工作能力水平與信息化社會的發(fā)展之間并不對等，導(dǎo)致檔案管理與信息技術(shù)應(yīng)用之間存在差距。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來越廣泛的今天，作為辦公室文書檔案管理人員，想要與信息社會的發(fā)展相融合，就必須解決自身的管理工作開展能力不高，優(yōu)化管理水平低下的問題。

（二）管理人員自身對于管理工作重要性認(rèn)知不深

在文書檔案管理工作中，部分管理人員自身長期抱有不求上進(jìn)的思想，對于各類新設(shè)備的使用操作能力也不高，對于信息化的深入發(fā)展局勢，以及文書的能干的種類增加，并未積極主動的進(jìn)行學(xué)習(xí)。該類問題的存在，主要是由于管理人員自身對于辦公室文書檔案管理工作重要性認(rèn)知不深導(dǎo)致的，作為企業(yè)管理人員，一定要從該方面著手進(jìn)行問題解決。

二、基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革研究

（一）改革現(xiàn)有辦公室文書檔案管理方法

（1）變更現(xiàn)有管理工作內(nèi)容。在辦公室文書檔案的管理工作進(jìn)行過程中，部分員工在實(shí)際的管理工作開展過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)信息技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)，導(dǎo)致檔案文書管理存在檔案記錄不明確的問題。歸根結(jié)底，此類問題出現(xiàn)主要是由于檔案管理人員自身的管理水平不高，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作的安全受到威脅［2］。為了有效提升文書檔案管理人員自身的工作能力，作為辦公室管理人員，在進(jìn)行管理人員劃分是，應(yīng)該制定明確的管理人員名單，在具體的檔案錄入之后對檔案進(jìn)行具體說明，提升管理效率，其次，明確參與到文書檔案管理中每一位工作人員的個(gè)人責(zé)任劃分，為管理工作順利推進(jìn)奠定基礎(chǔ)，降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率。

（2）加強(qiáng)管理工作開展的合理性。在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)該有效提升管理工作開展的科學(xué)合理性，使得檔案查找的便捷性，同時(shí)也是為資料管理安全性提供支持。在這一前提下，進(jìn)行實(shí)際的檔案管理時(shí)，應(yīng)該充分將安全與保密這一重點(diǎn)內(nèi)容貫穿到工作開展的整個(gè)流程中去。與此同時(shí)，辦公室工作人員需要積極做好各項(xiàng)檔案管理安保工作，將辦公室的職能效用發(fā)揮出來。另一方面，作為辦公室文書檔案管理人員，在具體的管理工作中應(yīng)該時(shí)刻認(rèn)知到，文書檔案的安保工作并不是游離在企業(yè)管理流程之外的單獨(dú)存在，其是企業(yè)安全管理工作開展的重要內(nèi)容，想要將該項(xiàng)工作的開展價(jià)值真正發(fā)揮出來，就必須將辦公室的職能作用發(fā)揮出來。

（二）定期清理過期文書及檔案

在辦公室文書檔案管理工作開展的過程中，經(jīng)常會存在部分文書檔案已經(jīng)過期的問題，還有部分文檔已經(jīng)超出了實(shí)際的使用年限。該部分失效的文檔或許在存入保管之初的應(yīng)用價(jià)值很大，但在時(shí)間的流逝下，其效用也在隨之流逝。對于該部分失去應(yīng)用價(jià)值的文檔，繼續(xù)保存不僅需要占據(jù)大量的存檔空間，同時(shí)也導(dǎo)致辦公室文書檔案管理人員自身的工作量不斷提升，還會在在存檔保存的過程中出現(xiàn)與其他重要文檔出現(xiàn)混亂問題。在這一基礎(chǔ)上，針對該部分文檔進(jìn)行定期清理，可以充分提供工作人員管理水平，而清理部門過期的電子文檔，也有可以為其他文檔的儲存留出足夠的空間。

（三）重新構(gòu)建檔案監(jiān)督管理機(jī)制

在檔案管理工作開展的過程中，想要重新購機(jī)愛你檔案監(jiān)督管理機(jī)制，建立完善的辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)具有重要作用，不僅能夠確保管理工作開展的完整性和安全性，同時(shí)對于文檔的查找和歸檔也具有很好的幫助。在進(jìn)行文書檔案檢索系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)可以分為兩個(gè)方向開展，其一是普通文檔檢索系統(tǒng)，其二是重要文檔檢索系統(tǒng)，前者系統(tǒng)中只需要包含諸如、建立時(shí)間、名稱、參與人姓名及存放位置等信息。而后者則需要在存檔紙質(zhì)檔案之外，將其內(nèi)容進(jìn)行電子信息備份，該部分文檔多數(shù)僅供內(nèi)部人員使用，非常重要文檔借閱使用需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員簽字才能借閱。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會的發(fā)展，越來越趨向于信息化的方向發(fā)展，此種發(fā)展趨勢的產(chǎn)生，使得企業(yè)內(nèi)部的辦公室文書檔案管理工作不再單一的限制在傳統(tǒng)的分類管理循環(huán)中，而是在信息化的發(fā)展背景下逐漸面向科學(xué)合理的以信息為主的管理模式構(gòu)建方面進(jìn)步。此時(shí)，作為檔案管理人員，應(yīng)該積極變更現(xiàn)有的檔案管理工作內(nèi)容，將已經(jīng)過期的檔案及時(shí)從檔案辦公室中清理出去，為后續(xù)檔案管理提供存儲空間。此類改革方法的應(yīng)用，不僅能夠?yàn)槲臅桨傅陌l(fā)展及管理人員的工作水平提升起到促進(jìn)作用，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)未來實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。