加強對檔案電子文件“三性”的保護

■/

一、電子文件的特點及其存在的問題

(一)檔案電子文件的特點

檔案電子文件的特點主要體現在高效性、共享性、便捷性以及需要利用現在辦公設備等四個方面。第一，電子文件必須利用現代辦公設備進行閱讀和管理。眾所周知，電子文件的保存、閱讀、處理和傳遞都需要利用計算機和手機等現代辦公設備才能完成。第二，電子文件具有高效率性，其可以直接借助現代辦公設備進行快速傳遞和處理，在很大程度上節省了人們的辦公時間，提高了工作效率。第三，電子文件具有共享性，電子文件可以在同一時間供多人閱讀和處理，并且不受地點和距離的影響。第四，電子文件可以便捷保存，相較于紙質版文件，電子文件不會受到空氣潮濕的影響，并且不會占用過多的面積，但是對環境的防磁性有較高的要求。

(二)電子文件存在的問題

電子文件在帶給人們工作便捷的同時也給人們帶來了更多的挑戰，其原始性、真實性和完整性也面臨著諸多困難，這主要是由于以下幾個原因。第一，電子文件容易修改。并且電子文件一經修改不會留下任何痕跡，難以保證文件信息的準確性。第二，電子文件容易被盜。電子文件在網絡上很容易被他人非法獲取，給人們的工作帶來巨大損失，因此電子文件的安全性得不到保障。第三，電子文件容易復制。易于復制就很難保證電子文件的唯一性和真實性。第四，電子文件的格式容易改變。在互聯網時代，計算機和智能手機等設備更新迭代非常迅速，各類辦公軟件隨之不斷更新改革，這樣就會使電子文件原有的格式發生改變，甚至出現文件丟失的情況。第五，電子文件的原始性難以保證。電子文件與紙質文件有很大的不同，傳統紙質文件可以進行簽名、蓋章，不同的字跡會使文件具備一定的防偽性質。但是電子文件不具備這些功能，因此其原始性就難以保證。

二、加強檔案電子文件“三性”的保護

(一)建立健全電子文件的管理制度

檔案電子文件從形成到開發利用的過程中需要經過多個環節，每一個環節都會影響到檔案電子文件的原始性、真實性和完整性。因此，建立健全電子文件的管理制度，明確每一個環節的職責，就變得至關重要。檔案文件形成后就應及時收集文件的信息并保存，建立檔案電子文件的收集制度和歸檔制度。另外，對于檔案電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及歸檔內容都需要進行明確的規定，并建立嚴格的審查制度以及對不符合檔案文件要求的篩選制度，只有完善各個環節的管理機制，才能有效的保證檔案的真實性、原始性和完整性。

(二)建立電子文件的記錄系統

檔案電子文件形成后如果利用不同的辦公設備和辦公軟件，就很容易使檔案文件的格式和內容形式發生改變，如果缺少相關電子文件的信息記錄系統，就很難證實檔案電子文件發生變化與否，電子文件的原始性、真實性及完整性就很難保證。因此，應該建立完善的電子文件記錄系統，保證檔案文件的收集、積累及處理等能夠得到有效的記錄。由于電子文件記錄系統的記錄具有原始性，因此，檔案電子文件的原始性就得到了保證，并且能夠有效證實檔案電子文件的真實性。另外，在建立電子文件的記錄系統時應保證該系統的安全性和可靠性，尤其是網絡系統的自動記錄功能。

(三)提高檔案工作人員的專業能力

隨著社會經濟的發展和計算機信息技術的快速變化，檔案工作人員必須適應檔案管理工作的不斷變革，利用互聯網和各類學習資源進行知識儲備和知識更新，提高自身計算機信息技術方面的能力和自身的專業水平。相關檔案管理部門也應對工作人員進行專業能力的培訓，使工作人員適應信息技術發展的需要及適應檔案管理工作的不斷更新。另外，在對檔案電子文件管理的工程中，工作人員需要適時提高網絡系統的密碼難度，從而使檔案電子文件的安全性得到提高。

三、結語

綜上所述，隨著計算機信息技術及互聯網技術的快速發展，檔案電子文件的管理工作需要及時完善自身技術上的疏漏，建立健全檔案電子文件的網絡系統及管理制度，不斷提高自身的專業技術水平，從而使檔案電子文件的原始性、真實性及完整性得到保障。