大數(shù)據(jù)提升電力企業(yè)檔案資源管理及其服務(wù)

傅春 國網(wǎng)湖南省電力有限公司張家界供電分公司 湖南張家界 427000

一、前言

隨著大數(shù)據(jù)在當(dāng)今時代的廣泛應(yīng)用，使人們越來越意識到對大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性。不受到時間與空間限制，大數(shù)據(jù)仍能呈現(xiàn)多樣化的特點，是決定電力企業(yè)檔案資源管理是否發(fā)展與進(jìn)步的重要因素。無法估量的數(shù)據(jù)正在悄悄改變?nèi)祟惿a(chǎn)生活方式，雖然增加了人們對于數(shù)據(jù)處理、信息核對的不確定性，但是，對于企業(yè)來說，完全突破了之前檔案管理模式的限制，為其創(chuàng)新管理帶來了更大的便利。

二、大數(shù)據(jù)時代下電力企業(yè)檔案資源管理優(yōu)勢分析

（一）提升了工作效率

在大數(shù)據(jù)的背景下，一方面檔案管理已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變成了電子檔案的模式，這一形式的變化，不僅對檔案資源管理內(nèi)容進(jìn)行了簡化，還可以利用系統(tǒng)軟件對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，從而大大降低了管理人員的工作量；另一方面在檔案資源進(jìn)行管理過程中，加入了互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用，在保證高效完成檔案管理工作的同時，實現(xiàn)了成本的有效控制。

（二）促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

對檔案資源進(jìn)行高效管理的目的不僅是為了對企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分的了解，還是為了在遇到問題以后，結(jié)合企業(yè)多年的發(fā)展情況，制定出一套科學(xué)合理的解決方案，或者結(jié)合檔案記錄內(nèi)容對企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗進(jìn)行深入的總結(jié)，并確定企業(yè)未來的發(fā)展方向。

三、電力企業(yè)檔案資源管理問題分析

（一）員工檔案意識薄弱

電力企業(yè)工作人員存在著對檔案管理工作認(rèn)識度不高，對單位中各類文件、資料的整理、分類與歸檔等工作不夠重視，而不及時的歸檔極易導(dǎo)致資料出現(xiàn)損壞，甚至?xí)G失的現(xiàn)象。此外，文件、資料的準(zhǔn)確性及規(guī)范性也難以得到有效的保證，因此增加了檔案收集工作的難度。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

當(dāng)前，電力企業(yè)檔案管理情況不理想的一個重要因素是檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)較低。這是由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，當(dāng)前企業(yè)檔案管理部門人員大多是富余人員、年老職工、非專業(yè)對口的大學(xué)生等，對專業(yè)知識比較缺乏，且工作經(jīng)驗嚴(yán)重不足、對枯燥繁瑣工作比較厭倦。而企業(yè)檔案工作任務(wù)繁重，各類信息非常多，這就需要專業(yè)的檔案管理人員從這些繁雜信息中提取對企業(yè)發(fā)展的有利部分，并對其分類整理、歸檔。因此，企業(yè)要對到這個問題充分的意識到，不然就難以利用檔案資源產(chǎn)生效益。

（三）檔案管理工作信息化建設(shè)不足

企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展緩慢的原因是：1）不先進(jìn)的設(shè)備。由于很多電力企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，用于檔案管理工作的計算機(jī)配置比較低，相關(guān)軟硬件設(shè)施不全，更新的速度較慢。2）檔案管理工作人員使用數(shù)字化設(shè)施效率低。由于數(shù)據(jù)錄入有限，即使是有數(shù)字化設(shè)備，沒能夠充分利用檔案信息資源，所以導(dǎo)致企業(yè)的整體信息資源實現(xiàn)共享。

四、利用大數(shù)據(jù)提升檔案資源管理和服務(wù)

（一）理念方面

1.樹立數(shù)據(jù)即資源理念。樹立此理念，可以幫助企業(yè)帶來諸多的潛在知識與商機(jī)，對于檔案資源管理來說，數(shù)據(jù)即資源理念的樹立，能夠讓檔案成為信息的載體，在承載與傳遞信息的時候，體現(xiàn)了價值和勞動力都能夠為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價值，即數(shù)據(jù)也是一種生產(chǎn)力；2.數(shù)字化檔案管理模式的確立。一方面利用檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)對于信息的有效錄入與實時查詢，做到一站式管理和一鍵式服務(wù)，提高信息咨詢以及查找的效率；另一方面強(qiáng)化對管理人員的培訓(xùn)力度，將工作人員被動管理狀態(tài)進(jìn)行改變，提升掌握大數(shù)據(jù)的能力，促使主動服務(wù)到企業(yè)管理與發(fā)展過程中。

（二）技術(shù)方面

1.智慧檔案平臺的建設(shè)。平臺建設(shè)的目的是通過信息資源共享降低企業(yè)發(fā)展成本，建設(shè)內(nèi)容包含以下幾個方面：第一，管理機(jī)制，確保分布式系統(tǒng)中數(shù)據(jù)總線能夠始終保持良好流動性，對檔案管理工作流的系統(tǒng)進(jìn)行完善；第二，核心系統(tǒng)，包含數(shù)據(jù)的采集、查詢和服務(wù)系統(tǒng)；第三，支撐框架，包含存儲、支付、收集與運(yùn)維框架；2.加強(qiáng)專業(yè)檔案管理軟件的有效利用。通過專業(yè)檔案管理軟件對各類數(shù)據(jù)的歸類、整理，利用數(shù)字化手段實現(xiàn)服務(wù)器的架設(shè)、搜索引擎和數(shù)據(jù)的加工等，以此增大檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值；3.文字載體的檔案，通過各種輸入工具轉(zhuǎn)為數(shù)字化錄入的應(yīng)用，使特殊載體檔案經(jīng)過專門數(shù)字化手段進(jìn)行錄入，進(jìn)而推動檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

（三）人力資源方面

在大數(shù)據(jù)背景下，通過大數(shù)據(jù)創(chuàng)建專業(yè)人才隊伍，這也是創(chuàng)新電力企業(yè)管理模式與提升企業(yè)總體服務(wù)能力的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)專業(yè)人才不但需要具備專業(yè)信息管理知識與操作能力，還要對大數(shù)據(jù)意義和未來方向進(jìn)行充分的了解，以此滿足智慧檔案云平臺建設(shè)需要。

（四）一站式數(shù)字化管理

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化之間具有一定的區(qū)別，數(shù)字化是指把較多復(fù)雜的信息轉(zhuǎn)變成電子模式進(jìn)行存儲的一種方式，再把信息轉(zhuǎn)變成二進(jìn)制代碼進(jìn)行存儲，為接下來的處理提供便利。而數(shù)據(jù)化是指把這些信息通過計算與提煉，把這些信息數(shù)據(jù)化后發(fā)揮潛在價值，使信息數(shù)字化完成從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，再由數(shù)字化轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)化，在一站式進(jìn)行管理的過程中，把數(shù)據(jù)信息化中量化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并發(fā)揮它的價值。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，為各企業(yè)檔案資源管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，對于電力企業(yè)來說，要始終堅持與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前發(fā)展實際與未來發(fā)展方向，對其進(jìn)行深入的管理。另外，在大數(shù)據(jù)的推動下，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的有效利用，從而使檔案資源管理工作向更加高效的方向發(fā)展。