醫藥流通企業勞動用工管理風險管控經驗分享

范海琴

摘要：在現代企業的經營生產管理中，勞動用工管理是其中的一項重要工作。隨著當前用人形式的多樣化，企業員工的流動性不斷增加，企業勞動用工管理的風險和難度也逐漸增大，要做好企業的勞動用工管理必須在人力資源管理的各個方面做好防范和管控工作。

關鍵詞：勞動用工 風險 管控

一、依法依規建立完善的勞動管理制度和流程

我國的勞動合同制度是1994年7月通過的《勞動法》確立的。隨著市場主體和利益關系的多元化以及新問題、新情況的出現，該項法律已經不能完全適應新形勢的要求，因此2007年6月國家正式頒布了《勞動合同法》于2008年1月1日起實施。《勞動合同法》進一步完善和規范了勞動合同制度，為企業用工提供重要的法律依據。

《勞動合同法》第四條對用人單位建立和完善勞動管理制度事項、程序進行明確的規定。作為企業在制定規章制度和工作流程時一定要遵守法律、法律，制度條款在滿足企業管理需要的同時必須要合法、合規。在制定、修訂或決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全、保險福利等涉及員工切身利益的規章制度或重大事項時必須經過工會或職工代表大會審議通過，并通過公示或告知企業全體員工。

二、建立和完善勞動用工入職管理流程，防控入職風險

（一）做好人員招聘管理中的風險管控工作

隨著國家“十三五”規劃發布及醫藥市場各項政策不斷出臺和實施，醫藥流通企業人員的流動率不斷增加，為企業招聘到合適的人員及時補充到生產經營中人員缺失崗位已成為人力資源管理的一項常態化工作。針對目前人力資源供應市場各種形形色色的應聘人員，做好招聘工作中的管控是預防勞動用工過程中風險發生的重要一步。

（1）建立人員招聘管理制度和流程。在制定招聘工作制度和流程時要對招聘錄用的原則；招聘人員的基本要求與條件；招聘管理的權限；招聘錄用的程序；崗前培訓；機構及人員的責任等方面做出詳細規定，提出明確的要求，使招聘管理工作在規范有序的條件下開展。

（2）加強對招聘過程中的風險管理。面對人才市場的各類應聘人員，HR要嚴格按照企業的招聘要求開展工作，對應聘人員除了進行簡歷篩選、資料審查核實外，對經過面試及考試擬錄用人員要進行背景調查防止欺詐行為，進一步了解應聘人員的詳細情況，如：身份、學歷、工作經歷與本人簡歷是否相符，是否存在違規違紀行為，離職原因核實，競業限制和附帶賠償責任等。

按照《勞動合同法》第九條明確規定“用人單位招用勞動者時，不得扣押勞動者的居民身份證和其他證件，不得要求勞動者提供擔保或者以其他名義向勞動者收取財物”。作為醫藥流通企業直接財物的崗位較多，如銷售代表具有協助收款責任、配送人員接觸藥品、操縱配送工具等，在當前人員全國范圍流動，企業又無法對其行為進行制約的情況下，對企業的財產存在較大的風險，為此企業除了加強日常的管理外，還可采取入職后在駐地公安機關進行身份備案，一是起到警示作用，二是一旦發生財產損失無法追溯時，可請公安機關協助處理，以有效的對風險進行防控。

（3）對招聘中就業歧視風險進行管控。就業平等是現代法治社會用人的必然要求，但在現實操作中，用人企業在發布招聘條件時往往會有意識或無意識的存在就業歧視現象，如性別、種族、地域等，尤其是近幾年對“乙肝病毒攜帶者”就業歧視媒體曝光比較多。作為醫藥流通企業在人員招聘過程中，根據行業特點及要求除重體力勞動的裝卸工崗位，考慮到勞動保護及女員工的身體條件因素不招收女性員工，按照《藥品經營管理規范》（簡稱《GSP》）第三十條“患有傳染病或者其他可能污染藥品疾病、皮膚病等，不得從事接觸藥品的工作”規定的崗位不招錄身體條件不符合要求的人員外，其他崗位在人員錄用過程中堅持公開、公正、公平、競爭、擇優原則，有效的維護企業的形象，承擔企業應盡的社會責任。

（二）加強試用期風險管控為企業提供合格勞動者

試用期是用人單位與新錄用勞動者在勞動合同中約定的相互考察了解的時間。試用期間主要是企業考察所錄用的員工各方面條件是否符合所擔任工作任務的要求，同時也是勞動者考察企業的各個方面是否達到勞動合同約定的條件及本人能否適應或勝任所應聘崗位及任務需要的時間期限。

（1）及時簽訂勞動合同，按照規定約定試用期。作為醫藥流通企業新員工一經錄用即簽訂勞動合同辦理入職手續，在與員工簽訂勞動合同時嚴格執行法律法規，原則上簽訂三年勞動合同，試用期約定為3-6個月，對急需人才或特殊人才簽訂五年勞動合同，適當縮短或者不約定試用期，試用期包含在勞動合同期限內，防止支付雙倍工資和簽訂無固定期限勞動合同責任。

（2）試用期嚴格帶教，及時考核。為了使新員工能夠盡快融入企業，適應新環境，達到崗位任職要求，企業建立新員工帶教制度。由企業的內訓師進行系統的帶教，使員工及時了解企業文化、人員機構、規章制度、工作責任、業務流程等，并且分階段對試用期員工進行科學的考核，對不符合錄用條件的人員及時解除勞動合同，辦理離職手續。避免出現勞動糾紛及支付經濟補償金的風險。

三、依法依規進行勞動關系管理防范勞動糾紛控制用工風險

（一）勞動合同簽訂、變更、續訂的風險管理

（1）依規及時與勞動者簽訂勞動合同及培訓、競業協議。企業自錄用之日起即與員工建立勞動關系，并應與員工訂立書面勞動合同。簽訂勞動合同應遵循“合法、公平、平等自愿、協商一致、誠實信用”的原則，并明確雙方的權利、義務和承擔的責任。勞動者要如實說明與勞動合同直接相關的基本情況，企業要如實告知員工工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及員工要求了解的其他情況和合同約定的崗位要求，考核政策、企業的規章制度等，并留存書面告知記錄。企業為員工提供專項培訓費用，對其進行技術、業務培訓的，要簽訂《服務期培訓協議》，對涉及單位秘密的崗位應簽訂《競業限制保密協議》作為勞動合同的一部分。

（2）實時掌控變更原因，及時進行合同變更。勞動合同一經簽訂，即具有法律效力，企業與勞動者均應當按照勞動合同的約定，全面履行各自的權利和義務，但絕非“一紙定終生”，勞動關系是一個動態的管理過程。在勞動合同的履行過程往往由于企業原因、勞動者原因、國家政策及客觀因素變化而發生變更。在醫藥流通企業勞動合同變更也同樣受到這些因素的影響，變更原因的最多的是勞動者的工作崗位變化（如：崗位調整、職務升遷等）而進行的合同變更。當企業與勞動者協商達成一致后，必須以書面形式經雙方簽字確認后可以變更勞動合同約定的內容。

（3）建立勞動關系管理臺賬，及時做好續簽工作。針對醫藥流通企業從業人數多，員工流動性大的特點，為了掌握動態加強管理，企業應建立詳細的勞動關系臺賬。勞動合同臺賬的內容包括：員工姓名、合同編號、合同類型、首次簽訂勞動合同日期、首次合同到期日期、第二次簽訂日期、第二次到期日期，第三次（無固定合同）簽訂日期等。每月由企業的人力資源管理部根據勞動合同臺賬，在員工勞動合同到期前三個月，依據年度人力資源規劃需求、崗位人員任職資格和年齡結構、業績考核結果，提出續簽勞動合同人員的名單，并向員工發放《續簽勞動合同意見征詢書》征求員工的意見，同時企業要組織對該員工在上一合同期內的各項表現進行綜合評估，提出續簽或不續簽意見，對擬續簽人員雙方當面協商一致，在合同到期后及時續簽勞動合同；對擬不續簽員工，提前30日書面通知員工，按規定及時終止勞動關系，防止造成事實勞動關系支付雙倍工資的風險。

（二）勞動合同的終止、解除的風險控制

（1）針對不同條件的出現及時終止勞動合同。在企業的勞動關系管理中勞動合同終止的形式有大致有四種，一是勞動合同期滿，對于企業決定不再續簽人員，按照程序及時終止勞動關系，并按照規定支付經濟補償金；二是針對《勞動合同法》第四十二條規定保護的特定勞動者，勞動合同要延緩執行至相應的情形消失時再終止；三是員工主體資格消滅，員工依法退休享受養老金保險待遇，或者員工死亡等無法建立或無法履行的勞動合同即時終止，不要拖延以免造成不必要的糾紛；四是企業主體資格消滅，按照相關法律程序終止勞動合同支付相關費用。

（2）合規經營，依法解除勞動合同。作為大型國有醫藥流通企業在勞動用工管理中嚴格按照合規、合法的要求履行企業的義務，在辦理勞動合同解除手續中認真遵守國家的法律法規和企業管理制度、工作流程。對員工提出提前解除勞動合同的請求，及時受理，并做好崗位接續的各項工作；對符合《勞動合同法》第三十九條企業可以解除勞動合同情形的，要按照以事實為依據，法律為準繩的要求，依法進行解除。

（3）做好接續和交接工作，避免產生糾紛給企業造成損失。對于解除及終止勞動合同的崗位，企業要及時安排合適的人員進行工作接續，不能影響生產經營活動，同時按照流程辦理工作交接、借款清算、損失賠償、薪資結算、關系轉移等手續。作為醫藥流通企業業務人員（如：銷售代表、采購人員）離職率較高，并且往往存在個人經辦無法結清的業務款項（如：應付賬款、應收賬款）或負責退回的貨品沒有完全處理完成情況，為此在工作交接過程中規定必須向部門或指定的專人進行交接，以書面形式列出交接清單，并經繼任者、監交人及財務部門確認（必要時要進行財務對賬）后，企業出具解除（終止）勞動合同證明書，避免因交接不清，給企業造成損失及后期產生勞動糾紛。

四、做好員工履行合同期間的各項風險管控

（一）及時足額支付勞動報酬，不拖欠員工薪酬

在員工履行合同期間，企業要按照薪酬管理制度規定的時間、勞動合同簽訂的標準及時發放工資。企業對員工的工作任務要進行科學合理的分析，安排合適的工作量，無特殊情況不安排員工加班加點，對確實需要加班完成的工作，要按照企業規定的程序進行申請，批準后方可按照日常1倍、節假日2倍、法定節假日3倍的標準核算加班加點工資與正常工資一并按時發放，不得拖延、拖欠員工的工資。

（二）按照法律規定，提供社會保障和勞動保護

企業在經營管理中一定要守法合規，既要維護企業的權利又要履行企業的義務。按照《社會保險法》和國務院《住房公積金管理條例》及企業所在地政府的規定，及時足額為廣大員工繳納社會保險和住房公積金，并根據每年當地人力資源與社會保障等部門和機構的要求進行基數調整，確保員工在養老、醫療、失業、生育、工傷、大病、住房公積金等方面得到保障。同時為廣大員工提供必要勞動保護，企業每年應按照當地政府要求的標準為在高溫氣象條件和嚴寒地區工作的員工發放高溫補貼和采暖補貼；為了保障員工的身體健康和經營生產的要求，每年組織員工進行健康檢查，即體現企業的人文關懷，又確保員工的權益。

（三）合理安排員工休息休假，維護員工的權益

在日常經營管理中，員工在法定工作時間或合同約定的工作時間提供了正常的勞動情況下，有依法享受休息休假的權利，為此企業根據國家法律法規及地方政府的文件要求，制定《考勤管理制度》對病假、事假、婚假、產假等請假的審批權限和流程進行了詳細的規定，員工請假按照類別嚴格履行審批手續，相關部門做好考勤登記和統計工作。

對于倍受廣大員工和社會媒體關注的帶薪年休假制度，作為國有醫藥流通企業按照國務院頒布的《職工帶薪年休假條例》結合企業的實際情況制定了《帶薪年休假管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。為了保證企業的正常生產經營不受影響，《辦法》規定除特殊情況可享受連續休假外，員工年休假原則上在一個年度內分段安排，即在年休假有效期內，由員工所在部門根據工作性質結合本人意愿，在工作允許的條件下統籌安排每月1-3日休假。每年12月25日將經過員工簽字確認下年度《員工年度休假計劃表》（計劃時間到月份）報人力資源管理部門進行審核匯總，報企業領導簽批后存檔，下年度按照計劃執行。

在《辦法》實施前企業人力資源部應根據員工的檔案資料對員工的工作年限進行認真的整理，確認員工的年休假天數；在《辦法》實施過程中，各部門根據年度休假計劃進行分解，每月28日前向人力資源部提交次月《員工月度休假計劃表》確定具體休假時間，如有調整時間或放棄休假的，需員工提交書面申請。人力資源管理部門則要做好員工休假統計等項工作，在確保企業的經營活動能夠正常進行的同時員工的權益得到保障。

勞動用工的風險存在于勞動用工的全過程。為了防控風險的發生企業必須要樹立風險意識，在合法、合規的前提下，嚴格按制度流程管理，對勞動用工的高風險管控點進行重點監控，同時要加強對勞動用工的日常監督檢查工作，發現問題及時解決，規范勞動用工行為，防范和化解勞動糾紛，從而進一步調動員工的工作積極性，使企業能夠健康穩定的發展，實現企業和個人的“雙贏”。

參考文獻

[1]《中華人民共和國勞動合同法》釋義。

[2]《中華人民共和國勞動合同法實施條例》釋義。

[3]《藥品經營質量管理規范》。